Tomar decisões é algo que faz parte do nosso cotidiano desde o momento em que acordamos, seja para escolher a roupa que esteja mais adequada ao clima ou ao local em que estaremos em seguida, ou para estabelecer as prioridades para otimizar a nossa agenda. Apesar disso, algumas pessoas encontram enorme dificuldade para fazê-lo quando se trata de assumir, inclusive, uma posição que pode não ser favorável a outrem. Mas, quer queira quer não, quem tem sob sua responsabilidade equipes e processos para conduzir tem que aprender a fazê-lo sem que isso implique em conflito interno ou externo.
Freqüentemente as dificuldades que surgem nas operações de uma empresa resultam de falta de firmeza na tomada de decisões e na solução de problemas. Embora esses dois assuntos se relacionem entre si, diferem em pontos fundamentais.
Os problemas exigem um método, uma idéia, um princípio para eliminar certa dificuldade e chegar-se a uma solução, procurando-se eliminar os aspectos indesejáveis da situação.
Decisão: "Qual das três candidatas que entrevistei vou contratar para minha secretária?" As decisões geralmente requerem o confronto de duas ou mais alternativas e a escolha de uma delas, ou a combinação de mais de uma. As decisões não prometem a mesma satisfação em 100% que uma solução perfeita oferece. Tomar decisões sempre envolve certa dose de risco, e o objetivo é reduzir esse índice ao mínimo possível. Gerenciar estrategicamente é administrar um contexto levando em conta todos esses aspectos. Isso todos nós sabemos, assim como o sabe a maioria dos gerentes em tempos de globalização.
Mais do que em quase todos os outros processos executivos, a tomada de decisão é envolvida por bloqueios mentais, entre os quais se encontram:
a) A "Síndrome de Hamlet" - Para algumas pessoas comprometer-se a tomar determinado curso de ação é algo que se opõe à própria essência de sua personalidade. São pessoas que pensam mais do que agem, e agir de modo decisivo é muito difícil para elas.
b) Decisão Compulsiva - É o oposto da primeira: as pessoas que a adotam se sentem compelidas a partir para a ação na maioria das vezes prematura e impensadamente. Saem atropelando tudo e todos, não conseguindo refletir sobre o impacto que suas ações irão promover no ambiente em que atuam, nem nos problemas que poderão gerar para si mesmas colocando-se na zona de conflito.
c) Decisão Ansiosa - Para os que a usam a situação que lhes exige uma escolha vem sempre acompanhada de enorme desconforto mental produzido por uma ansiedade exagerada em relação às conseqüências de sua decisão, sejam elas quais forem. Eles ficam extremamente assustados com a idéia de "partir de suposições erradas" e sua tendência é descaracterizar ou minimizar os desdobramentos de uma decisão desagradável.
d) Inércia decisória - As pessoas acometidas por este tipo misturam variantes dos outros três tipos. Manifesta-se por uma inclinação à não-ação, através da procrastinação dos compromissos, de um adiamento do momento de fazer escolhas até que a situação mude por si mesma. Possuem uma tendência incontida e involuntária para "empurrar com a barriga" até o limite possível, esperando no fundo que "alguma coisa aconteça" que resolva naturalmente o que está exigindo uma ação sua, e as dispense de terem que decidir. Se isso não acontecer podem entrar em "looping" - indo e voltando sem resolver nada -, sair fazendo a primeira coisa que lhes vier à cabeça para se livrarem logo do incômodo emocional, ou entrar em angústia sem sequer avaliar os resultados, que até podem ser positivos.
A atitude mais saudável é quando a pessoa considera suas decisões como o momento mais representativo do exercício da vontade, quando as vê como oportunidades para exercer e fazer valer as suas escolhas de forma plena, o que acaba por desenvolver um sentimento íntimo de prazer ao constatar que tais escolhas podem ser tão boas quanto as de qualquer outra pessoa.
Importante lembrar que mesmo este fator de prazer deve se verificar na dose certa, ou seja: sem qualquer exagero que conduza a situação para o extremo oposto, quando decidir passa a significar um exercício desnecessário e exacerbado de poder em que mostrar-se decidido passa a ser mais importante do que o próprio efeito das decisões que toma.
Como qualquer coisa que se queira fazer de forma adequada, decidir bem envolve uma seqüência de cuidados que subtraem das escolhas sentimentos como frustração, culpa ou arrependimento, independente de sair tudo como se esperava:
1) Analise e identifique a situação - O primeiro passo é sempre esclarecer a situação que se está tentando resolver, tanto sem se tratando de algo bem concreto - como escolher um de seus funcionários para um cargo de confiança - quanto algo não tão evidente como a forma de solucionar a situação de um departamento que vai mal. Esta segunda situação não pode ser resolvida de forma tão direta quanto a primeira, exigindo considerar-se vários fatores e circunstâncias, descobrir o que está errado e o porquê de ter chegado a esse ponto antes de começar a agir.
2) Desenvolva alternativas - Para qualquer circunstância que exija uma decisão não se deve esquecer que existem pelo menos duas alternativas possíveis, portanto não saia executando a primeira que lhe vier à cabeça. E isto é o mínimo pois, como disse Thomas Edison, "se você quiser ter uma boa idéia, tenha uma porção delas", pois estará aumentando as chances de ter a melhor entre muitas do que em um número reduzido. E essa regra se aplica mesmo às mais simples. No exemplo da promoção do funcionário, por exemplo, você poderá optar entre:
- Extinguir o cargo- Promover o funcionário mais identificado com a atividade- Solicitar a apresentação de voluntários- Fazer uma escolha técnica através de teste seletivo- Preencher a vaga com pessoal externo
3) Compare as alternativas - A probabilidade de deparar-se com uma alternativa que apresente 100% de garantia em relação ao que se deseja é mínima. É mais comum que todas apresentem vantagens e desvantagens. Pese os aspectos positivos e negativos atuais e futuros, analise quais aspectos são mais relevantes para a situação em foco.
4) Consulte fontes seguras - Busque todas as informações que estiverem ao seu alcance para ampliar o grau de certeza em relação à escolha a ser feita, lembrando que um certo grau de incerteza jamais poderá ser eliminado por completo. Identifique especialistas no assunto que poderão orientá-lo e todas as fontes de consulta que puder levantar. Não dispense também guiar-se pela sua intuição após cercar-se das informações necessárias.
5) Avalie os riscos - Toda decisão está sujeita a algum grau de risco, não importa qual seja. Assim, meça e avalie os riscos, estabelecendo uma comparação entre o maior e o menor, e até mesmo se o que se pretende colher à frente compensa correr-se um risco maior do que fazer uso da alternativa que se apresenta mais segura.
6) Escolha a melhor alternativa - Se os passos anteriores tiverem sido objeto de cuidadosa análise é possível que este momento seja um desdobramento natural, no qual as dúvidas já terão sido dirimidas e a sensação de insegurança substancialmente reduzida.
7) Viabilize a execução - O último passo antes de partir para a ação é reunir todos os elementos de viabilização da alternativa escolhida. Cheque cuidadosamente se não deixou nenhum recurso para ser lembrado depois que a ação já esteja em pleno desenvolvimento para que não seja motivo para descontinuidade, atrasos ou até mesmo inviabilização por impossibilidade de obtenção em tempo útil.
8) Participação aos envolvidos - Por último, é fundamental que as partes envolvidas na decisão - sejam os agentes das ações ou os que de alguma maneira sofrerão algum tipo de interferência por parte dela - sejam previamente informados de suas etapas durante a execução e de seus efeitos após a implantação, para que não sejam apanhados desprevenidos e possam contribuir para que a decisão esteja coerente com os resultados que se esperava obter com ela.
Seguindo-se estes passos, sejam agentes ou pacientes da decisão, todos se beneficiarão dos seus efeitos e terão bastante atenuados os impactos negativos que porventura sobrevenham dentro do grau de incerteza que qualquer escolha contém. Mas o mais importante é que o responsável por ela terá o seu processo decisório enormemente facilitado, reduzindo ou até extingüindo muitos desgastes físicos e todo o stress que acompanha qualquer ação que se aplique a pessoas ou processos, na mesma proporção que o número de elementos envolvidos.
Uma vantagem adicional é que tomar uma decisão acertada deixa de ser vista como coisa de pessoas que já têm na segurança uma atributo nato - as felizes detentoras de uma "personalidade decidida" como característica de berço - mas que fique ao alcance de qualquer mortal que se esforce um pouquinho em fazer as coisas da forma como precisam ser feitas.
Desconheço o autor
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