Inovação na Gestão Pública

Qua, 07 de Outubro de 2015 09:20 Alexandre Matos Notícias

Finalista do Prêmio de Inovação na Gestão Fiocruz, na última segunda (5/10), o servidor Denílson Sant’Ana Bastos, gerente do Departamento de Logística do Instituto de Tecnologia em Fármacos (Farmanguinhos/Fiocruz), fez a apresentação oral do seu trabalho Práticas de gestão em logística empresarial aplicadas em um laboratório oficial. A atividade ocorre paralelamente ao Encontro de Inovação na Gestão Fiocruz, que vem sendo realizado, até quinta (8/10) no Museu da Vida e na Tenda da Ciência, ambos no campus de Manguinhos, zona norte do Rio.

Após as apresentações, os finalistas do Prêmio de Inovação na Gestão da Fiocruz responderam as questões levantadas pelo público

A premiação busca estimular iniciativas com soluções inovadoras e relevantes para a gestão pública e a sociedade. Neste sentido, o servidor representa a unidade com o projeto que ele e equipe vêm implementando, gradualmente, nos últimos dois anos na área de Logística. Bastos fez questão de frisar que a experiência (projeto) é de autoria dele com a farmacêutica Cristina Guedes. Mas os resultados, segundo ele, são fruto do empenho de toda a equipe.

Durante a apresentação, na Tenda da Ciência, Bastos explicou que o objetivo do projeto é implementar um modelo de gestão pautado no conceito de logística empresarial. “Nosso objetivo é reduzir os níveis de estoque do almoxarifado, já que estamos falando de um laboratório farmacêutico, nos quais os almoxarifados estão sujeitos a inspeções de Boas Práticas de Fabricação e Armazenagem. Além disso, centralizar as atividades de compras logísticas, que estavam espalhadas por toda a empresa, a fim de comprar melhor e mais barato, bem como modernizar a expedição e o transporte de medicamentos”, informou.

Resultados – O novo modelo promoveu a redução do número de atrasos das entregas dos fornecedores, por meio de uma ação de comunicação. A Logística conseguiu também diminuir o tempo de reposição de estoque de 120 dias para abaixo de 40. Além disso, houve uma queda dos níveis de estoque para uma taxa de ocupação máxima de 70%, sobrando espaço no Almoxarifado. Menos avarias durante o preparo da carga e redução do atraso na entrega. No modelo anterior, esses índices ficavam acima dos 20 dias, e, atualmente, não chegam a três dias.

Denílson Bastos destacou outros resultados. “O tempo de atendimento dos pedidos de expedição baixou de três para um dia. A preparação da carga caiu de sete para dois dias. Solicitação de transporte de dois para um dia. Também foi zerado o nível de carga avariada durante o preparo de expedição. O tempo de atraso na entrega dos medicamentos caiu de 20 para menos de três dias. Em relação à falta de comprovação de entrega da carga, no último ano antes da implementação da experiência foram 593 não comprovadas como recebidas. Somente no primeiro ano do modelo proposto conseguimos zerar e mantivemos este índice zerado”, comemorou Bastos.

Os números apresentados mostram que o modelo proposto é importante para a sociedade, uma vez que a preocupação é alcançar o cidadão. “Se formos comparar ao modelo empresarial privado, diferentemente deles, nosso grande acionista, nosso grande investidor, nosso grande cliente, é a sociedade. Portanto, nós ficamos muito felizes no Departamento de Logística por poder atender a sociedade”, enfatizou.

O Departamento de Logística era reduzido a um único setor: o Almoxarifado, que, segundo o gestor, não tinha o controle dos pedidos de compras e dos materiais que lá chegavam. Com a reestruturação, o departamento foi dividido em três grandes áreas, a fim de absorver as atividades espalhadas pela unidade: o próprio Almoxarifado, a Seção de Planejamento Logístico (responsável pela centralização das demandas), e a Seção de Gestão de Contrato Logístico (a cargo do controle dos fornecedores que tinham contratos com a unidade).

A partir de agora, a ideia é a implementação total do modelo com a implantação do sistema integrado de gestão, o SAP. Outro desafio, diz, é servir de referência aos laboratórios oficiais.  O gerente da Logística de Far destacou ainda a importância da área de gestão para a atividade-fim de qualquer instituição. “Quando a gente trabalha numa instituição como a Fiocruz, que vê todos os resultados que ela alcança com excelência, é importante quando nos vemos dentro de todo o contexto: a importância do papel do gestor público e da equipe no alcance dos resultados. Para nós, enquanto gestores, é muito gratificante apresentar uma ideia e a equipe abraçar a causa e participar do processo de construção”, salientou.

Cenário encontrado - Segundo ele, a operação logística de transporte para expedição dos materiais e medicamentos que Farmanguinhos produzia era ineficiente: não atendia às demandas, gerava bastante atraso na entrega do segundo item e grande quantidade de avarias das cargas. “Então, a proposta era reestruturar esses processos logísticos de forma que pudéssemos deixá-los integrados para que se pudesse ter uma visão do processo como um todo. Em detrimento daquela visão funcional que focava apenas as necessidades setoriais. Além disso, modernizar também o processo de expedição do laboratório”, salientou.

De acordo com o gerente, antes da implementação do projeto, o Departamento de Logística não atuava de forma integrada e as atividades estavam pulverizadas por diversos setores. “As próprias áreas da unidade faziam seus controles de estoques, realizavam seus pedidos de compras, faziam suas demandas de necessidades. Os próprios setores repunham seus estoques, realizavam suas quantidades, embora não gerenciassem os almoxarifados. Isso gerava uma grande quantidade de pedidos de compras, porque cada um fazia o seu pedido, do seu setor, pensava na sua necessidade”, frisou.

Bastos contou que o cenário era desafiador, visto que os almoxarifados estavam acima da capacidade. Uma das consequências dessa superlotação, segundo ele, era a quantidade de movimentações necessárias à operação: o que deveria ser uma simples manobra de um pallet com materiais para atender à Produção, era necessário retirar dezenas de outras  dessas plataformas que estavam na frente.

Como os setores faziam seus próprios pedidos de compra, eles próprios cadastravam materiais no catálogo para poder fazer efetuar o pedido, o que também o sobrecarregava. Ele explicou que foi realizada uma verdadeira limpeza do catálogo de materiais. “Antes, havia mais de 20 mil ítens. Atualmente temos menos de 3 mil. Todos nós sabemos da importância de se trabalhar com catálogo de materiais enxuto, e as informações melhor organizadas”, pontuou.

Próximos desafios - O vice-presidente de Gestão e Desenvolvimento Institucional, Pedro Barbosa, parabenizou os finalistas e todos os outros que participaram do processo com propostas inovadoras para a área. “Acho importante que a gente tenha 20, 30, 40, 100, tantos trabalhos de tal modo que a gente disponha de um canal de comunicação como este. Esta proposta permite que saibamos o que está acontecendo de novidade na Instituição. Se não conseguirmos saber o que está acontecendo na base, na razão de ser da instituição, que isso não seja comunicado a toda a instituição, nós estaremos falhando”, frisou Barbosa.

Da plateia, o vice-presidente de Gestão e Desenvolvimento Institucional, Pedro Barbosa, provocou os gestores sobre quais os próximos desafios para continuar inovando na gestão

O vice-presidente fez uma provocação aos gestores finalistas do Prêmio. “Fizeram um ótimo trabalho, parabéns. Mas e agora qual o novo why not (por que não?, na tradução livre) que vocês têm para enfrentar nos espaços nos quais vocês estão atuando? O que vocês têm pela frente? Vocês já estão muito satisfeitos por terem alcançado isto? Qual é a insatisfação gerada agora? Se lá atrás teve um incômodo que os fez se moverem para esta situação, qual o novo incômodo?”.

Bastos destaca os desafios da área para continuar apoiando Farmanguinhos que, enquanto laboratório oficial, tem grande importância dentro de uma política econômica de desenvolvimento da economia de um país, e de assistência de saúde pública. "Só por isso, temos aqui dois why not para acompanhar: um é cada vez mais dar respostas positivas para a Direção, tanto para viabilizar importantes estratégias do governo para o desenvolvimento da economia, que é usar o laboratório oficial para contribuir para esse desenvolvimento e viabilizar essas parcerias, e continuar servindo de referência. O outro é que nesse processo de reestruturação nós estabelecemos como visão do nosso departamento sermos referência interna para a instituição e para os laboratórios oficiais em gestão de logística. Esta visão é, por si só, um grande why not”, assinalou Bastos.

Parceira no processo – A farmacêutica Cristina Guedes é responsável por parte do projeto proposto. Ela explica que as pessoas acham que não há inovação por trás da gestão, somente em áreas de pesquisa, desenvolvimento e produtiva. Portanto, fazer parte da premiação já é um fato inovador para ela.

“Na indústria farmacêutica a gente tem de estar sempre inovando. Quando se pensa que está bem, vem outra tecnologia e nos engole. E dentro do cenário público, neste caso, no cenário público farmacêutico, a situação é bem mais complexa. Temos novos desafios sim pela frente. A área está crescendo, novo sistema de gestão de estoque. Este ano estamos com uma área farmacêutica com rastreabilidade de ponta a ponta. Além disso, nós gestores públicos dizemos que nós não somos, nós estamos. Então, o nosso grande desafio é deixar um legado para as pessoas que chegarem posteriormente. E que essas pessoas possam desenvolver algo também: aprimorar o que estamos deixando, ou criar algo novo”, ressaltou Cristine Guedes.

Ela disse ainda que não é tarefa fácil promover uma mudança de comportamento. “É desafiador chegar num cenário desestruturado e tentar em poucas palavras fazer com que as pessoas quebrem paradigmas. Apesar de estar sempre numa zona de mudança, é possível que se trabalhe com pessoas com conceitos muito antigos na área de Logística, o que também se torna um entrave, mas aos poucos fomos superando”, assinalou.

Fotos: Edson Silva