Como lidar com a urgência na hora de cumprir as tarefas.

O ritmo frenético das empresas, onde tudo é para ontem, acaba
invariavelmente se refletindo no ambiente de trabalho. Cada vez mais, os
profissionais estão habituados a viver sob pressão, com os gestores exigindo
que as tarefas sejam cumpridas com a máxima urgência. Mas, como diz o ditado,
a pressa é inimiga da perfeição. Ter de executar serviços com prazos
apertadíssimos, sempre, pode acabar causando impactos no rendimento dos
colaboradores, alertam os especialistas.
De acordo com a diretora da consultoria de RH Equipe Certa, Ana Carolina
Maffra, a pressão desmedida aumenta o estresse e diminui a produtividade,
iniciando um ciclo vicioso de não cumprimento dos prazos, novas cobranças e
mais estresse. A consultora de RH, Jacqueline Resch, vai além, ressaltando
que o acúmulo de funções, o excesso de preocupação e as cobranças frequentes
podem gerar, além do estresse, desatenção, desmotivação e ansiedade, com sintomas
físicos e emocionais que irão se refletir ainda mais no trabalho.
A questão da urgência nas corporações ficou mais evidente nos últimos 20
anos, a partir do momento em que a globalização e a tecnologia da informação
transformaram o ambiente de negócios, afirma Jacqueline. A informação em
tempo real contribuiu muito para isso, obrigando as pessoas a fazerem muita coisa
no menor tempo possível.
- O volume e a rapidez com que recebemos informações e temos que processá-las
gerou uma corrida maluca, onde todos querem estar atualizados e a informação
de ontem é muito velha - completa Ana Carolina.
Segundo as especialistas, é fácil verificar quando o colaborador não está
dando conta do recado e o não cumprimento das tarefas no prazo predeterminado
começa a afetar sua relação com os colegas e o próprio trabalho. Cada pessoa
reage à pressão de uma forma, diz Ana Carolina, mas de um modo geral,
percebe-se nestes momentos irritabilidade injustificada, oscilações de humor,
esquecimentos constantes e até uma agressividade negativa com os pares e
liderados.
Jacqueline, por sua vez, ressalta que, além dos sinais físicos e emocionais
de estresse, o aumento de erro nas tarefas, o desinteresse, as mudanças de humor
e o surgimento de conflitos na equipe são evidências de que algo não vai bem
com o funcionário.
As consultoras concordam, no entanto, que as tarefas urgentes sempre vão
existir, mas o profissional precisa ter jogo de cintura para contorná-las e
conseguir cumprir as determinações da chefia. Ao mesmo tempo, líderes e
gestores precisam tomar certos cuidados para não banalizá-las e dar o valor
real à palavra urgência.
De acordo com Jacqueline Resch, é importante ter um planejamento das
atividades da área, com estabelecimento de prioridades e prazos executáveis
para o cumprimento dos objetivos. Quando alguma situação demandar um
redirecionamento, é a hora de redefinir as prioridades e garantir que o
colaborador tem os recursos necessários para cumprir o combinado.
- Se existe diálogo ente o gestor e a equipe, o próprio time deve sinalizar
ao gestor quando o urgente estiver se tornando rotina - aconselha a consultora.
Ana Carolina diz que o ideal seria evitar as situações de urgência, pelo
menos em excesso, com planejamento e pró-atividade. Ela ressalta que sempre
surgirão períodos mais críticos e a primeira atitude de um bom líder é gerenciar a
pressão que recebe e saber o quanto e quando repassá-la para sua equipe:
- É preciso ter um filtro! Um gestor deve saber conduzir sua equipe às
prioridades. Deve também conhecer o perfil de cada colaborador e como cada um
lida com pressão e sua capacidade de entrega, para, assim, distribuir as
urgências de forma inteligente.
Como lidar com a urgência na hora de cumprir as tarefas.
RIO - Especialista apontam dicas para que os profissionais não fiquem
eternamente sujeitos às urgências do dia a dia:
- Defina com seu gestor um plano de trabalho com definição de prioridades e
prazos exequíveis;
- Se novas tarefas lhe forem delegadas, atualize seu planejamento, redefina
prioridades e/ou negocie recursos necessários (tempo, pessoas, etc);
- Seja flexível para situações imprevistas, mas não deixe que o urgente vire
regra e rotina;
- Reflita se as urgências são reais. Acompanhe se as tarefas urgentes que
redirecionaram seu plano de trabalho foram realmente aproveitadas
imediatamente. Caso perceba que é hábito de seu chefe solicitar coisas
urgentes e não aproveitá-las de imediato, converse com ele, exemplifique as
situações, entenda as razões e ajude-o a quebrar a cultura da urgência;
- Reflita se as urgências são reais ou colocadas por você próprio. Analise
sua vida no trabalho e fora dela e veja se anda reclamando de situações que você
mesmo produz. Tem gente que reclama do acúmulo de tarefas, mas é o primeiro a
se oferecer quando o chefe pergunta quem pode assumir uma nova
responsabilidade. Tem gente que reclama de prazos irreais, mas,
espontaneamente, se compromete com prazos exíguos.
- Elabore um planejamento realista. Não adianta montar uma agenda linda,
cronometrada se na prática acontecem tantos imprevistos que não se consegue
cumprir nem 10% do programado;
- Exercite a inteligência prática, aquela que nos permite usar nossas
habilidades para lidar com as imprevisibilidades cada vez mais freqüentes no
dia a dia de trabalho;.
- Tente trabalhar em equipe de verdade: dividir os projetos, integrar
esforços, pedir ajuda, dividir as responsabilidade e conquistas;.
- Tenha foco e concentração, priorize o que tem mais relevância, lidando
conscientemente com os dispersores (cada um sabe o que lhe tira o foco);
- Procure manter atividades e interesses fora do trabalho: esportes, lazer,
família etc funcionam como uma recarga de bateria.
Globo on line

Agora veja o outro lado da moeda
Atrasos comprometem imagem do profissional
Fonte: Jornal do Commércio
Demorar a cumprir um prazo, chegar após o início de uma reunião importante, passar da hora e data marcada. Existem aqueles que fazem da impontualidade sua marca registrada.

São os "atrasomaníacos", como denomina o consultor Alberto Alvarães, especialista em gestão de pessoas. Se, na vida pessoal, atrasos prejudicam, em âmbito profissional, podem comprometer não apenas a carreira do praticante, mas a reputação de toda a empresa.

A impontualidade em cumprir prazos, sejam eles o horário de entrar na empresa, de chegar a compromissos profissionais ou mesmo entregar um projeto, pode ser tolerada se consistir em um fato isolado. No entanto, se a ação se repete, seu agente torna-se, na concepção de Alberto Alvarães, um "atrasomaníaco".

O consultor dividiu a mania em três categorias: os desorganizados, os condicionados e os doentios. Os desorganizados são aqueles que, apesar de não terem a intenção de chegarem atrasados, o fazem por não conseguirem administrar seu tempo, prever riscos e contratempos. "São pessoas que vivem sob pressão ou se colocam desta forma", define o consultor.

O segundo grupo, dos condicionados, corresponde aos conscientes, ou seja, aqueles que transgridem horários e datas propositalmente, com intuito de não serem rotulados como metódicos, sobretudo porque, na visão deles, os outros também não são pontuais.

Segundo Alvarães esses casos são comuns em organizações cuja cultura é pouco rígida em relação horário. "Conheço empresas que vêm fazendo grandes investimentos na mudança desta cultura, pois já concluíram que ela pode ser prejudicial financeiramente, seja pela hora trabalhada que é desperdiçada, ou pelo tempo que se perde para reagir à concorrência", afirma ele.

De fato, existem instituições que, para evitar que os atrasos representem uma realidade cotidiana, adotam postura que estimule o comprometimento de seus funcionários. De acordo com Eliane Faial, diretora superintendente da Faculdade CCAA, as empresas do grupo procuram dar o exemplo em pequenos aspectos.

Por isso, os pagamentos são feitos em dia e os horários de intervalo, respeitados. "Aqui na empresa, religiosamente ao meio-dia, as luzes são apagadas e assim permanecem durante todo o horário de almoço. O mesmo ocorre ao final do expediente", exemplifica Eliane.

casos mais doentios estão ligados à auto-afirmação
O terceiro perfil do "atrasomaníaco" foi denominado por Alvarães como doentio. Como a própria palavra já diz, este é o caso mais sério e, segundo o consultor, envolve questões psicológicas ligadas ao domínio do poder e a necessidade de auto-afirmação. São pessoas que têm o atraso como uma forma de destaque e, normalmente, ocupam cargos elevados nas empresas.

"Conheço o caso de um diretor de uma grande empresa que buscou tratamento psicológico a pedido da área de recursos humanos", ilustra Alvarães.

Chegar atrasado uma vez é tolerável. Duas e até três, se o motivo for plausível, também passa. No entanto, desrespeitos freqüentes aos horários marcados agravam o problema. "Um atraso esporádico e devidamente justificado é natural e aceitável. Afinal, todos nós estamos sujeitos a situações inesperadas. O grande problema é quando a situação se torna constante", exprime Eliane, do Grupo CCAA.

Questão detectada, o modo como o atraso é encarado depende da filosofia de cada empresa. Ao mesmo tempo em que há organizações rígidas com compromissos, outras podem ser mais flexíveis. Em muitos lugares do mundo, exceder o prazo estipulado em um minuto já representa falta de cuidado, mas, no Brasil, o não cumprimento do horário parece ter virado traço cultural.

A formação da cultura organizacional da distribuidora da marca de garrafas suíças SIGG Switzerland se deu a partir de descendentes de alemães e dinamarqueses, povos estritamente rígidos. Edson Larsen, diretor de marketing da empresa, conta que teve que aprender a lidar com o estilo brasileiro.

"Prezamos a pontualidade, mas não a impomos a ferro e fogo. Procuramos ser flexíveis e estabelecer uma relação de confiança, esperando que o funcionário se explique. Não trabalhamos com controle rígido", alega Larsen, acrescentando ainda que existem casos em que o profissional é excepcional, mas não consegue administrar o tempo.

"Se for um atrasado crônico e excelente profissional, podemos tentar fazer um acordo. Entender o relógio biológico dele. Porém, esse tipo de acordo só se justifica quando a pessoa é crucial para a empresa", esclarece o diretor de marketing da SIGG Switzerland.

Mesmo assim, Larsen admite que deve haver um limite em situações extremas. "Claro que os abusos não são bem-vindos. Primeiramente, porque ninguém é insubstituível. Depois, não posso colocar toda a equipe a perder por causa de uma pessoa. Alguém que se acha imprescindível deixa de ser se não fizer parte de um time", aponta ele, justificando que não se trata de rigidez absoluta, mas de uma medida preventiva.

Para Cristian Parada, diretor da consultoria Wengamen Learning & Development, a tolerância para atrasos não deve existir, por mais competente que seja o funcionário. "Eu vejo este tipo de atitude como uma falta de respeito com os outros. Se a pessoa for competente, mas não consegue chegar na hora ou cumprir prazos, então, ela não é boa", declara ele, que considera uma empresa que admite atrasos como mal gerida.

Parada, que já foi diretor de RH de grandes empresas, como a Compaq e a Bearing Point, acredita que um profissional, quando assume determinado compromisso, deve fazer de tudo para cumpri-lo, principalmente porque, hoje em dia, a informação circula praticamente em tempo real no mundo corporativo, mudando o sentido de atraso.

"Como tudo funciona na base do imediatismo, um simples atraso na hora de cumprir um prazo pode colocar tudo a perder", analisa Parada, lembrando ainda que, com a evolução da tecnologia, empresas realizam reuniões virtuais entre pessoas de diversos países, sem espaço para atrasos.

Em busca da pontualidade
A maior dificuldade de quem não consegue cumprir prazos é administrar o tempo, o que, de acordo com o consultor Alberto Alvarães, é uma questão de estabelecer prioridades. Segundo o consultor, diretores, gerentes e supervisores não sabem qual a diferença entre os conceitos de urgência, importância e prioridade, fundamentais na administração do tempo.

"A urgência e a importância funcionam como unidades de medida. A primeira "mede" o prazo que se tem para executar uma tarefa e a segunda, o quanto a tarefa contribui para atingir objetivos. A priorização das tarefas é a combinação entre importância e urgência", descreve.

Deste modo, o que não é importante ou urgente tem prioridade baixa. Em seguida, vêm as tarefas de prioridade média, ou seja, aquelas que são urgentes, mas podem ser importantes ou não. "A idéia é livrar-se logo destas, pois o tempo deve ser dedicado às tarefas realmente prioritárias: as não urgentes, porém, importantes", ensina ele.

Outro conselho, dado por Cristian Prada, da Wengamen Learning & Development, é não assumir compromissos se houver risco de não cumpri-los. Além disso, ele recomenda aos atrasados planejamento. "Normalmente, as pessoas não se planejam para cumprir prazos. Se ela percebe que não vai dar tempo, deve avisar antes do prazo. Não existe bom profissional que não cumpre prazos", alerta.

Como lidar com atrasados
Líderes de equipes e gestores de RH são os que mais sofrem com atrasos dos subordinados. A primeira dica para evitar desrespeito a horários e datas de compromissos é defini-los no ato da contratação. A indicação prévia dos compromissos não só estabelece limitações, como abre espaço para futuras cobranças.

Havendo repetição de incidentes, as devidas providências devem ser tomadas, principalmente para não tornar o atraso um vício. "Quando a pessoa está entrando na empresa, vai perguntar o horário de trabalho. Se, um mês depois, o funcionário começa a chegar atrasado, ele será advertido", comenta Edson Larsen, da SIGG Switzerland, ressaltando a necessidade de fazer os empregados entenderem a importância de cumprir prazos.

A continuidade de atrasos pode ter diferentes significados. Por um lado, pode indicar que o funcionário está com problemas pessoais ou até desmotivado. Por outro, desrespeito às regras da empresa. Para detectar ambos os casos, Larsen recomenda diálogos e observação.

"Se o empregado estiver passando por dificuldades ou está desacreditado com o trabalho, tentamos reverter a situação. Porém, se percebemos que o atraso é proposital, a atitude é outra. Já tive um estagiário que, vez por outra, chegava tarde porque tinha ido à praia. Nas duas primeiras vezes, expliquei que isso era ruim. Na terceira situação, ele foi desligado",