Finalista do Prêmio de Inovação na Gestão Fiocruz,
na última segunda (5/10), o servidor Denílson Sant’Ana Bastos, gerente
do Departamento de Logística do Instituto de Tecnologia em Fármacos
(Farmanguinhos/Fiocruz), fez a apresentação oral do seu trabalho Práticas de gestão em logística empresarial aplicadas em um laboratório oficial. A atividade ocorre paralelamente ao Encontro de Inovação na Gestão Fiocruz, que vem sendo realizado, até quinta (8/10) no Museu da Vida e na Tenda da Ciência, ambos no campus de Manguinhos, zona norte do Rio.
Após as apresentações, os finalistas do Prêmio de Inovação na Gestão da Fiocruz responderam as questões levantadas pelo público
A premiação busca estimular iniciativas
com soluções inovadoras e relevantes para a gestão pública e a
sociedade. Neste sentido, o servidor representa a unidade com o projeto
que ele e equipe vêm implementando, gradualmente, nos últimos dois anos
na área de Logística. Bastos fez questão de frisar que a experiência
(projeto) é de autoria dele com a farmacêutica Cristina Guedes. Mas os
resultados, segundo ele, são fruto do empenho de toda a equipe.
Durante a apresentação, na Tenda da
Ciência, Bastos explicou que o objetivo do projeto é implementar um
modelo de gestão pautado no conceito de logística empresarial. “Nosso
objetivo é reduzir os níveis de estoque do almoxarifado, já que estamos
falando de um laboratório farmacêutico, nos quais os almoxarifados estão
sujeitos a inspeções de Boas Práticas de Fabricação e Armazenagem. Além
disso, centralizar as atividades de compras logísticas, que estavam
espalhadas por toda a empresa, a fim de comprar melhor e mais barato,
bem como modernizar a expedição e o transporte de medicamentos”,
informou.
Resultados – O novo
modelo promoveu a redução do número de atrasos das entregas dos
fornecedores, por meio de uma ação de comunicação. A Logística conseguiu
também diminuir o tempo de reposição de estoque de 120 dias para abaixo
de 40. Além disso, houve uma queda dos níveis de estoque para uma taxa
de ocupação máxima de 70%, sobrando espaço no Almoxarifado. Menos
avarias durante o preparo da carga e redução do atraso na entrega. No
modelo anterior, esses índices ficavam acima dos 20 dias, e, atualmente,
não chegam a três dias.
Denílson Bastos destacou outros
resultados. “O tempo de atendimento dos pedidos de expedição baixou de
três para um dia. A preparação da carga caiu de sete para dois dias.
Solicitação de transporte de dois para um dia. Também foi zerado o nível
de carga avariada durante o preparo de expedição. O tempo de atraso na
entrega dos medicamentos caiu de 20 para menos de três dias. Em relação à
falta de comprovação de entrega da carga, no último ano antes da
implementação da experiência foram 593 não comprovadas como recebidas.
Somente no primeiro ano do modelo proposto conseguimos zerar e
mantivemos este índice zerado”, comemorou Bastos.
Os números apresentados mostram que o
modelo proposto é importante para a sociedade, uma vez que a preocupação
é alcançar o cidadão. “Se formos comparar ao modelo empresarial
privado, diferentemente deles, nosso grande acionista, nosso grande
investidor, nosso grande cliente, é a sociedade. Portanto, nós ficamos
muito felizes no Departamento de Logística por poder atender a
sociedade”, enfatizou.
O
Departamento de Logística era reduzido a um único setor: o Almoxarifado,
que, segundo o gestor, não tinha o controle dos pedidos de compras e
dos materiais que lá chegavam. Com a reestruturação, o departamento foi
dividido em três grandes áreas, a fim de absorver as atividades
espalhadas pela unidade: o próprio Almoxarifado, a Seção de Planejamento
Logístico (responsável pela centralização das demandas), e a Seção de
Gestão de Contrato Logístico (a cargo do controle dos fornecedores que
tinham contratos com a unidade).
A partir de agora, a ideia é a
implementação total do modelo com a implantação do sistema integrado de
gestão, o SAP. Outro desafio, diz, é servir de referência aos
laboratórios oficiais. O gerente da Logística de Far destacou ainda a
importância da área de gestão para a atividade-fim de qualquer
instituição. “Quando a gente trabalha numa instituição como a Fiocruz,
que vê todos os resultados que ela alcança com excelência, é importante
quando nos vemos dentro de todo o contexto: a importância do papel do
gestor público e da equipe no alcance dos resultados. Para nós, enquanto
gestores, é muito gratificante apresentar uma ideia e a equipe abraçar a
causa e participar do processo de construção”, salientou.
Cenário encontrado - Segundo
ele, a operação logística de transporte para expedição dos materiais e
medicamentos que Farmanguinhos produzia era ineficiente: não atendia às
demandas, gerava bastante atraso na entrega do segundo item e grande
quantidade de avarias das cargas. “Então, a proposta era reestruturar
esses processos logísticos de forma que pudéssemos deixá-los integrados
para que se pudesse ter uma visão do processo como um todo. Em
detrimento daquela visão funcional que focava apenas as necessidades
setoriais. Além disso, modernizar também o processo de expedição do
laboratório”, salientou.
De acordo com o gerente, antes da
implementação do projeto, o Departamento de Logística não atuava de
forma integrada e as atividades estavam pulverizadas por diversos
setores. “As próprias áreas da unidade faziam seus controles de
estoques, realizavam seus pedidos de compras, faziam suas demandas de
necessidades. Os próprios setores repunham seus estoques, realizavam
suas quantidades, embora não gerenciassem os almoxarifados. Isso gerava
uma grande quantidade de pedidos de compras, porque cada um fazia o seu
pedido, do seu setor, pensava na sua necessidade”, frisou.
Bastos contou que o cenário era
desafiador, visto que os almoxarifados estavam acima da capacidade. Uma
das consequências dessa superlotação, segundo ele, era a quantidade de
movimentações necessárias à operação: o que deveria ser uma simples
manobra de um pallet com materiais para atender à Produção, era
necessário retirar dezenas de outras dessas plataformas que estavam na
frente.
Como os setores faziam seus próprios
pedidos de compra, eles próprios cadastravam materiais no catálogo para
poder fazer efetuar o pedido, o que também o sobrecarregava. Ele
explicou que foi realizada uma verdadeira limpeza do catálogo de
materiais. “Antes, havia mais de 20 mil ítens. Atualmente temos menos de
3 mil. Todos nós sabemos da importância de se trabalhar com catálogo de
materiais enxuto, e as informações melhor organizadas”, pontuou.
Próximos desafios - O
vice-presidente de Gestão e Desenvolvimento Institucional, Pedro
Barbosa, parabenizou os finalistas e todos os outros que participaram do
processo com propostas inovadoras para a área. “Acho importante que a
gente tenha 20, 30, 40, 100, tantos trabalhos de tal modo que a gente
disponha de um canal de comunicação como este. Esta proposta permite que
saibamos o que está acontecendo de novidade na Instituição. Se não
conseguirmos saber o que está acontecendo na base, na razão de ser da
instituição, que isso não seja comunicado a toda a instituição, nós
estaremos falhando”, frisou Barbosa.
Da
plateia, o vice-presidente de Gestão e Desenvolvimento Institucional,
Pedro Barbosa, provocou os gestores sobre quais os próximos desafios
para continuar inovando na gestão
Bastos destaca os desafios da área para
continuar apoiando Farmanguinhos que, enquanto laboratório oficial, tem
grande importância dentro de uma política econômica de desenvolvimento
da economia de um país, e de assistência de saúde pública. "Só por isso,
temos aqui dois why not para acompanhar: um é
cada vez mais dar respostas positivas para a Direção, tanto para
viabilizar importantes estratégias do governo para o desenvolvimento da
economia, que é usar o laboratório oficial para contribuir para esse
desenvolvimento e viabilizar essas parcerias, e continuar servindo de
referência. O outro é que nesse processo de reestruturação nós
estabelecemos como visão do nosso departamento sermos referência interna
para a instituição e para os laboratórios oficiais em gestão de
logística. Esta visão é, por si só, um grande why not”, assinalou Bastos.
Parceira no processo – A
farmacêutica Cristina Guedes é responsável por parte do projeto
proposto. Ela explica que as pessoas acham que não há inovação por trás
da gestão, somente em áreas de pesquisa, desenvolvimento e produtiva.
Portanto, fazer parte da premiação já é um fato inovador para ela.
“Na indústria farmacêutica a gente tem
de estar sempre inovando. Quando se pensa que está bem, vem outra
tecnologia e nos engole. E dentro do cenário público, neste caso, no
cenário público farmacêutico, a situação é bem mais complexa. Temos
novos desafios sim pela frente. A área está crescendo, novo sistema de
gestão de estoque. Este ano estamos com uma área farmacêutica com
rastreabilidade de ponta a ponta. Além disso, nós gestores públicos
dizemos que nós não somos, nós estamos. Então, o nosso grande desafio é
deixar um legado para as pessoas que chegarem posteriormente. E que
essas pessoas possam desenvolver algo também: aprimorar o que estamos
deixando, ou criar algo novo”, ressaltou Cristine Guedes.
Ela disse ainda que não é tarefa fácil
promover uma mudança de comportamento. “É desafiador chegar num cenário
desestruturado e tentar em poucas palavras fazer com que as pessoas
quebrem paradigmas. Apesar de estar sempre numa zona de mudança, é
possível que se trabalhe com pessoas com conceitos muito antigos na área
de Logística, o que também se torna um entrave, mas aos poucos fomos
superando”, assinalou.
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