Preparação para auditorias regulatórias de BPF com abordagem de sistemas de qualidade

DIÁRIO DE BORDO: Se há uma palavra dentro das indústrias farmacêuticas que causa preocupação e angústia é "AUDITORIA." Como em qualquer processo de avaliação, o sucesso de passar por uma auditoria de regulamentação é uma combinação de preparação com relação ao o que esperar, com o conhecimento dos requisitos atualizados que se aplicam ao seu produto e saber quais as tendências apontadas como áreas deficientes nas auditorias realizadas. Tais itens mencionados estão disponíveis e dependem somente das empresas dispenderem tempo e esforço para revisá-los e treiná-los.

Entendendo as abordagens utilizadas pelas agências regulatórias ajuda a definir onde concentrar-se para a preparação. A atual técnica utilizada nas auditorias é a abordagem de “sistemas de qualidade” que leva em consideração seis sistemas que compõem um programa de qualidade, a saber: qualidade; instalações e equipamentos; produção; materiais; controles de laboratório; e embalagem-etiquetagem.

A agencia FDA refere tal abordagem utilizada nas auditorias como QSIT, ou a “Técnica de Inspeção do Sistema de Qualidade”, que originalmente serviu de base para as auditorias nas indústrias de dispositivos médicos. As auditorias podem ser tanto uma auditoria "completa", onde o sistema de qualidade e três outros sistemas seriam selecionados para revisão, ou uma auditoria “reduzida”, onde o sistema de qualidade e outros dois sistemas são revistos. Independentemente do tipo de auditoria realizada, o sistema de qualidade deve sempre ser examinado.

Essa prática indica a importância que as agências regulatórias dão aos programas de qualidade das empresas. As empresas devem definir seus programas de qualidade dentro de seus manuais de procedimentos e demonstrar que eles são seguidos e documentados, quando aplicáveis. A importância de sempre examinar o sistema de qualidade é "avaliar se a gestão com responsabilidade executiva garante que um sistema de qualidade adequado e eficaz foi estabelecido e mantido". Para isso, é fundamental que os procedimentos que lidam com o sistema de qualidade demonstrem como é realizado o gerenciamento das questões relacionadas com a qualidade. Isto pode incluir comentários diários, resumos semanais, reuniões mensais, etc. Talvez o aspecto mais importante dessa abordagem seja o de estabelecer responsáveis para gerenciar cada deficiência detectada durante uma inspeção.

Um aspecto interessante a ser mencionado sobre as abordagens atuais de auditoria é que não há nada de rotineiro na sua execução. Muitas auditorias as direções que tomam podem ser influenciadas pelas primeiras impressões sobre a instalação, as atitudes da empresa na reunião de abertura ou certamente seu histórico de conformidade nas auditorias anteriores. Enquanto algumas auditorias enfocam várias áreas outras se concentram em apenas uma área. Em resumo os resultados que vão sendo obtidos podem variar o modo de execução da auditoria e desta maneira uma auditoria anterior bem sucedida não garante o sucesso das futuras.

Uma técnica de auditoria comum hoje é definida como "top down" em que a inspeção começa com a revisão dos manuais da qualidade e políticas da empresa. Como é necessário obter mais informações, o investigador solicita procedimentos operacionais e os registros de comprovação. Os resultados e as práticas questionáveis ​​muitas vezes podem levar a um roteiro de outros sistemas afetados por aquilo que é encontrado no sistema de qualidade. Uma forma de treinamento eficaz na preparação para uma auditoria de regulamentação é rever as deficiências BPF mais citadas pelas agencias regulatórias e, em seguida, usá-los como um modelo para avaliar as próprias práticas. Resultados de auditorias internas também devem ser utilizados ​​para ver se os mesmos resultados foram relatados. Quando uma deficiência comum é encontrada em todos os seis sistemas de qualidade, isto demonstra que o sistema da qualidade apresenta falhas ou insuficiência na condução investigações para a resolução das discrepâncias, falhas de testes, ou desvios. Este fato deve alertar as empresas que os procedimentos de como conduzir as investigações, juntamente com CAPA, devem ser revistos. Uma segunda deficiência comum que incide sobre as investigações de desvios é que a extensão das investigações tende a ser limitada aos lotes imediatamente impactados com pouca avaliação dos lotes produzidos antes ou depois dos lotes problema.

Abaixo uma tabela com as 10 mais citadas deficiências na fabricação de medicamentos nos anos 2012-2013 pela agencia FDA.

Exigência regulatória	Observação
1-    Responsabilidades do Controle de Qualidade	As responsabilidades e procedimentos aplicáveis à unidade de controle de qualidade não estão por escrito ou integralmente seguidas.
2-    Revisão documental da produção do lote	Existem falhas em rever de forma completa qualquer discrepância inexplicável. Falhas no lote ou de qualquer dos seus componentes no atendimento a qualquer das suas especificações em que o lote já tenha sido distribuído ou não.
3-    Procedimentos escritos	Não existem procedimentos escritos para produção e para controles durante o processo.
4-    Requisitos gerais	Controles de laboratório não estabelecem uma abordagem racional e científica para as especificações apropriadas, padrões, planos de amostragem e ensaios.
5-    Limpeza e manutenção de equipamentos	Procedimentos escritos não estão estabelecidos ou seguidos para limpeza e manutenção de equipamentos, incluindo utensílios.
6-    Controle microbiológico	Procedimentos projetados para prevenir a contaminação microbiológica dos produtos estéreis não estão estabelecidos, escritos e seguidos.
7-    Limpeza e manutenção de equipamentos	Equipamentos e utensílios não são limpos , mantidos ou sanitizados em intervalos apropriados.
8-    Análise e liberação para distribuição	Análise e liberação dos produtos para distribuição não incluem determinações laboratoriais apropriadas e conformidade satisfatória às especificações finais.
9-    Ensaios e amostragem no controle durante o processo	Procedimentos de controle não estão estabelecidos de forma a monitorar a saída e validar o desempenho dos processos de fabricação a fim de evitar a variabilidade.
10- Teste de estabilidade	Não há programa de testes escrito destinado a avaliar as características dos produtos de estabilidade.

Texto baseado no artigo de Kenneth Christie in http://mastercontrolinc.blogspot.com.br/2015/02/fda-audit-practices-10-most-commonly.html?source=sm-qt&utm_medium=linkedin&utm_content=Oktopost-linkedin-group&utm_campaign=Oktopost-FDA+Audit+Practices:+the+10+Most+Commonly+Cited+Drug+GMP+Deficiencies+of+2012-2013