O grande desafio dos gestores hoje é entender e voltar suas empresas
para o cliente. A elaboração de estratégias voltadas para o cliente abre
caminho para a análise minuciosa da forma com a qual ocorrem as rotinas
da organização. São os processos internos que passam então a fazer a
diferença, porque são eles que alavancam a vantagem competitiva e
permitem o alcance dos objetivos definidos pela estratégia.
Processos são todas as atividades que estão interligadas logicamente, e
utilizam os recursos da empresa para gerar os resultados definidos, de
forma a apoiar os seus objetivos. A compreensão dos processos e sua
melhoria constante é a chave para o sucesso em qualquer negócio, já que
uma organização é tão efetiva quanto os seus processos, pois são eles os
responsáveis pelo produto final. A constante reavaliação dos processos
permite que a empresa conheça-se mais cada vez mais e se torne mais
autocrítica e competitiva, na medida em que enxerga seus pontos fracos e
fortes. O estudo dos processos de uma Organização de forma contínua
possibilita não apenas para a inovação e mudança, mas para novos modelos
organizacionais mais flexíveis e adequados.
Existem diferentes abordagens para se analisar os processos de uma
empresa e propor uma nova configuração para eles. A Reengenharia de
Processos é uma delas. Através desta abordagem, são ignoradas as
características dos processos atuais e privilegia-se o conhecimento dos
propósitos fundamentais dos processos, e assim, é feito o desenho de
outros novos e revolucionários. É uma técnica não muito utilizada no
Brasil e a UCJ não a considera a melhor maneira de redesenhar os
processos de uma empresa, por ser radical e sua implementação não ser
prática. A UFMG Consultoria Jr. se propõe a examinar cuidadosamente os
processos atuais da empresa e suas estruturas básicas, a fim de
possibilitar a adaptação dos processos de modo a apoiar suas estratégias
e planos de ação, sugerindo intervenções para realizar a melhoria
contínua dos processos.
Se a empresa apresenta problemas como retrabalho, falta de conhecimento
por parte dos funcionários das suas funções, fluxo de informações
deficiente, tarefas que são mal executadas, que deixam de ser
realizadas, ou que não são concluídas em tempo hábil, é porque se faz
urgente o Redesenho de Processos.
O Redesenho de Processos fornece à empresa, primeiramente, a definição
quais são as responsabilidades e atribuições de cada cargo na empresa,
esclarecendo quais são as funções de cada funcionário na empresa.
Posteriormente, é feita a formalização dos processos existentes, o que
garante que os profissionais saibam qual o procedimento correto para
cantar tarefas: como, quando realizá-las e quem recorrer durante o
procedimento. Além disso, são redesenhados e criados novos processos, de
acordo com a necessidade de cada organização, visando solucionar
lacunas existente na organização. Os fluxos de informação são
estabelecidos. Dessa forma, os processos serão otimizados, e não havendo
retrabalho a comunicação interna e externa melhorará, minimizando seus
desperdícios.
O Redesenho de Processos é determinante para o aumento da produtividade e
da qualidade na prestação de serviços e faz parte do portifolio da UCJ.
Luciana Leite é Consultora Máster e graduanda em Ciências Econômicas.
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