Assistência Farmacêutica Atencão Básica InstrucõesTécnicas
APRESENTAÇÃO
Para atender demanda na área, atualizar os profissionais farmacêuticos que atuam no Sistema Único deSaúde (SUS), em especial aos que estão ingressando no serviço público, a Secretaria de Ciência, Tecnologia eInsumos Estratégicos, por meio do Departamento de Assistência e Insumos Estratégicos, na responsabilidade deprestar cooperação técnica aos estados e municípios e apoiar os profissionais e gestores, revisou este documentocomo subsídio às práticas dos serviços de Assistência Farmacêutica. Dada as extremas desigualdades regionais, culturais, econômicas, práticas, saberes e acesso à informa-ção, entre outros fatores, buscou-se de forma objetiva e didática elaborar material prático, visando atender aosanseios e necessidades da clientela-alvo. No processo de atualização deste documento foi dada maior ênfase à organização de serviços, parafavorecer a operacionalidade da execução das atividades, objetivando melhor desempenho e melhoria de resulta-dos, além de fortalecimento da gestão da Assistência Farmacêutica no SUS. Neste contexto, a organização dos serviços em saúde assume a relevância necessária quando adequada-mente fundamentada na promoção do uso racional de medicamentos – ações que disciplinem a prescrição, adispensação e o consumo – estratégia pela qual garantiremos a implementação da Política Nacional de AssistênciaFarmacêutica (BRASIL, 2004). Manoel Roberto da Cruz Santos Diretor do Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos Secretaria de Ciência, Tecnologia e Insumos Estratégicos
INTRODUÇÃO
Este documento traduz e
sintetiza o processo de discussão atual que vem se desenvolvendo em
torno danecessidade da integralidade das ações de Assistência
Farmacêutica, em consonância com os princípios do SUS,para se obter
melhores resultados no acesso, na racionalização dos recursos e no uso
dos medicamentos. Pensar sobre a integralidade das ações e
serviços de saúde também significa pensar sobre as ações eserviços de
Assistência Farmacêutica. Considerando que a maioria das intervenções em
saúde envolve o uso demedicamentos e que este uso pode ser determinante
para a obtenção de menor ou maior resultado, é imperativoque a
Assistência Farmacêutica seja vista sob ótica integral. Não é
suficiente considerar que se está oferecendo atenção integral à saúde
quando a Assistência Farma-cêutica é reduzida à logística de
medicamentos (adquirir, armazenar e distribuir). É preciso agregar valor
às ações eaos serviços de saúde, por meio do desenvolvimento da
Assistência Farmacêutica. Para tanto é necessário integrara Assistência
Farmacêutica ao sistema de saúde; ter trabalhadores qualificados;
selecionar os medicamentos maisseguros, eficazes e custo-efetivos;
programar adequadamente as aquisições; adquirir a quantidade certa e no
mo-mento oportuno; armazenar, distribuir e transportar adequadamente
para garantir a manutenção da qualidade doproduto farmacêutico;
gerenciar os estoques; disponibilizar protocolos e diretrizes de
tratamento, além de formulá-rio terapêutico; prescrever racionalmente;
dispensar (ou seja, entregar o medicamento ao usuário com orientaçãodo
uso); e monitorar o surgimento de reações adversas, entre tantas outras
ações. Para garantia do acesso consideramos a organização e
qualificação dos serviços e o desenvolvimentoprofissional como fatores
determinantes. O acesso envolve várias dimensões, entre as quais
destacamos: estrutura,capacidade aquisitiva, acessibilidade geográfica,
qualificação de serviços e de pessoal, utilização adequada dosrecursos e
promoção do uso racional. Com a finalidade de contribuir para a
melhoria das práticas dos serviços e racionalização dos processosde
trabalho, disponibilizamos este material como uma ferramenta para o
fortalecimento da gestão da AssistênciaFarmacêutica.
POLÍTICAS FARMACÊUTICAS
Política é um compromisso oficial
expresso em documento escrito, no qual consta um conjunto de
diretri-zes, objetivos, intenções e decisões de caráter geral e em
relação a um determinado tema em questão. Funcionacomo um guia para
direcionar o planejamento e a elaboração de estratégias, cujo
desdobramento é um plano deação, programas e projetos, para sua efetiva
implementação. A importância de se estabelecer políticas tem por
objetivo resolver ações concretas, executar, acompa-nhar e avaliar,
criando espaço para debates e discussão pertinentes à área. Para
concretização dos objetivos da saúde foram estabelecidas Políticas
Farmacêuticas (Política Nacio-nal de Medicamentos e a Política Nacional
de Assistência Farmacêutica). Os objetivos e a execução de uma
política farmacêutica dependem de vários fatores e
circunstâncias:econômicas, sanitárias e de prioridades políticas de
governo, e tem por fundamento: • Garantir o acesso da população a
medicamentos essenciais com qualidade e segurança. • Promover
seu uso racional. O Sistema Único de Saúde, pela sua
complexidade e características, necessita de uma Assistência
Far-macêutica estruturada, de pessoal qualificado para suporte técnico
às ações de saúde e do alcance de bonsresultados. Contar com
uma política de Assistência Farmacêutica é uma prioridade na Saúde
Pública. A compreen-são do processo de construção, implementação, suas
interações e relações, necessidade de avaliação, são defundamental
importância para o entendimento da Assistência Farmacêutica no contexto
das políticas nas quais elaestá inserida: Política Nacional de Saúde,
Política Nacional de Medicamentos, Política Nacional de
AssistênciaFarmacêutica, entre outras normas pertinentes. A perspectiva é
a da integralidade, cuja efetivação envolve o esta-belecimento de
estratégias, parcerias e interfaces com outras políticas setoriais, bem
como participação de diferen-tes atores e segmentos envolvidos.
POLÍTICA NACIONAL DE MEDICAMENTOS (PNM) A Política Nacional de
Medicamentos foi aprovada em outubro de 1998 (BRASIL, 1998b),
tornando-seo instrumento norteador de todas as ações no campo da
política de medicamentos no país. Vários fatores motiva-ram a formulação
da PNM, entre os principais, destacam-se: • Problemas na
garantia de acesso da população dos medicamentos. • Problemas na
qualidade dos medicamentos. • Uso irracional dos medicamentos.
• Desarticulação da Assistência Farmacêutica. •
Desorganização dos serviços farmacêuticos. Diretrizes gerais
• Adoção da Relação Nacional de Medicamentos Essenciais (Rename).
• Regulamentação Sanitária de Medicamentos.
ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA NA ATENÇÃO BÁSICA • Reorientação da
Assistência Farmacêutica. • Promoção do uso racional de
medicamentos. • Desenvolvimento científico e tecnológico.
• Promoção da produção de medicamentos. • Garantia da
segurança, eficácia e qualidade dos medicamentos. •
Desenvolvimento e capacitação de recursos humanos. Prioridades
De acordo com as diretrizes estabelecidas, algumas prioridades foram
definidas: • Revisão permanente da Rename. •
Reorientação da Assistência Farmacêutica. • Promoção do uso
racional de medicamentos. • Organização das atividades de
vigilância sanitária de medicamentos. Reorientação da Assistência
Farmacêutica (AF) O processo de reorientação fundamenta-se:
• Na descentralização da gestão. • Na promoção do uso
racional dos medicamentos. • Na otimização e na eficácia do
sistema de distribuição no setor público. • No desenvolvimento
de iniciativas que possibilitam a redução dos preços dos produtos,
viabilizando, inclusive, o acesso da população aos produtos do
setor privado.POLÍTICA NACIONAL DE ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA (PNAF )
A Política Nacional de Assistência Farmacêutica foi aprovada
por meio da Resolução CNS no 338, de 6de maio de 2004 (BRASIL, 2004),
num conceito de maior amplitude, na perspectiva de integralidade das
ações,como uma política norteadora para formulação de políticas
setoriais, tais como: políticas de medicamentos, ciênciae tecnologia,
desenvolvimento industrial, formação de recursos humanos, entre outras,
garantindo a intersetorialidadeinerente ao SUS, envolvendo tanto o setor
público como o privado de atenção à saúde. Eixos estratégicos
• Garantia de acesso e eqüidade às ações de saúde, incluindo
necessariamente a Assistência Farmacêutica. • Manutenção de
serviços de assistência farmacêutica na rede pública de saúde, nos
diferentes níveis de atenção, considerando a necessária
articulação e a observância das prioridades regionais definidas nas
instâncias gestoras do SUS. • Qualificação dos serviços de
assistência farmacêutica existentes, em articulação com os gestores
estaduais e municipais, nos diferentes níveis de atenção.
POLÍTICAS FARMACÊUTICAS
Descentralização das ações, com
definição das responsabilidades das diferentes instâncias gestoras, de
forma pactuada e visando à superação da fragmentação em programas
desarticulados.• Desenvolvimento, valorização, formação, fixação e
capacitação de recursos humanos.• Modernização e ampliação da capacidade
instalada e de produção dos laboratórios farmacêuticos oficiais,
visando ao suprimento do SUS e ao cumprimento de seu papel como
referências de custo e qualidade da produção de medicamentos,
incluindo-se a produção de fitoterápicos.• Utilização da Rename,
atualizada periodicamente, como instrumento racionalizador das ações no
âmbito da Assistência Farmacêutica;• Pactuação de ações intersetoriais
que visem à internalização e ao desenvolvimento de tecnologias que
atendam às necessidades de produtos e serviços do SUS, nos diferentes
níveis de atenção.• Implementação de forma intersetorial e, em
particular, com o Ministério da Ciência e Tecnologia, de uma política
pública de desenvolvimento científico e tecnológico, envolvendo os
centros de pesquisa e as universidades brasileiras, com o objetivo do
desenvolvimento de inovações tecnológicas que atendam aos interesses
nacionais e às necessidades e prioridades do SUS.• Definição e pactuação
de ações intersetoriais que visem à utilização das plantas medicinais e
medicamentos fitoterápicos no processo de atenção à saúde, com
respeito aos conhecimentos tradicionais incorporados, com embasamento
científico, com adoção de políticas de geração de emprego e renda, com
qualificação e fixação de produtores, envolvimento dos trabalhadores em
saúde no processo de incorporação desta opção terapêutica e baseado no
incentivo à produção nacional, com a utilização da biodiversidade
existente no país.• Construção de uma Política de Vigilância Sanitária
que garanta o acesso da população a serviços e produtos seguros,
eficazes e com qualidade.• Estabelecimento de mecanismos adequados para a
regulação e monitoração do mercado de insumos e produtos estratégicos
para a saúde, incluindo os medicamentos.• Promoção do uso racional de
medicamentos, por intermédio de ações que disciplinem a prescrição, a
dispensação e o consumo.
ASISTÊNCIA FARMACÊUTICA
De acordo com a Resolução no 338, de 6 de maio de 2004, do Conselho
Nacional de Saúde, queaprovou a Política Nacional de Assistência
Farmacêutica, Assistência Farmacêutica (AF) é: Conjunto de
ações voltadas à promoção, proteção e recuperação da saúde, tanto
individual como coletiva, tendo o medicamento como insumo
essencial e visando ao acesso e ao seu uso racional. Este conjunto
envolve a pesquisa, o desenvolvimento e a produção de medicamentos
e insumos, bem como a sua seleção, programação, aquisição,
distribuição, dispensação, garantia da qualidade dos produtos e
serviços, acompanhamento e avaliação de sua utilização, na
perspectiva da obtenção de resultados concretos e da melhoria
da qualidade de vida da população (BRASIL, 2004).2.1
FINALIDADE/PROPÓSITO Contribuir na melhoria da qualidade de vida
da população, integrando ações de promoção, prevenção,recuperação e
reabilitação da saúde.2.2 O BJETIVO Apoiar as ações de saúde
na promoção do acesso aos medicamentos essenciais e promover o seu
usoracional.CARACTERÍSTICAS • É parte integrante da
política de saúde. • Área estratégica do sistema de saúde
para o suporte às intervenções na promoção, prevenção de
doenças e no tratamento. • Apresenta procedimentos de
natureza técnica, científica e administrativa.2.4 FUNÇÕES E ATIVIDADES
• Planejar, coordenar, executar, acompanhar e avaliar as
ações. • Articular a integração com os serviços,
profissionais de saúde, áreas interfaces, coordenação dos
programas, entre outras. • Elaborar normas e procedimentos
técnicos e administrativos. • Elaborar instrumentos de
controle e avaliação. • Selecionar e estimar necessidades de
medicamentos. • Gerenciar o processo de aquisição de
medicamentos. • Garantir condições adequadas para o
armazenamento de medicamentos. • Gestão de estoques.
• Distribuir e dispensar medicamentos. • Manter cadastro
atualizado dos usuários, unidades e profissionais de saúde.
Organizar e
estruturar os serviços de AF nos três níveis de atenção à saúde no
âmbito local e regional. • Desenvolver sistema de informação e
comunicação. • Desenvolver e capacitar recursos humanos.
• Participar de comissões técnicas. • Promover o uso racional
de medicamentos. • Promover ações educativas para prescritores,
usuários de medicamentos, gestores e profissionais da saúde.
• Desenvolver estudos e pesquisa em serviço. • Elaborar
material técnico, informativo e educativo. • Prestar cooperação
técnica. • Assegurar qualidade de produtos, processos e
resultados.
RESPONSABILIDADES DAS ESFERAS DE GOVERNO NO ÂMBITO DO
SUS
INTERFACES A Assistência Farmacêutica é uma atividade multidisciplinar. A produção de conhecimento é consideradaestratégica para seu desenvolvimento, bem como o desenvolvimento dos recursos humanos e serviços. Exige articulação permanente com áreas técnicas, administrativas, coordenações de programas estratégi-cos de saúde – Hanseníase, Tuberculose, Saúde Mental, Programa Saúde da Família (PSF), Programa de AgentesComunitários de Saúde (PACS), Vigilância Sanitária, Epidemiológica, área administrativa-financeira, planejamen-to, material e patrimônio, licitação, auditoria, Ministério Público, órgãos de controles, Conselho de Saúde, profis-sionais de saúde, entidades de classe, universidades, fornecedores e setores de comunicação da Secretaria, entreoutros segmentos da sociedade, para melhor execução, divulgação e apoio às suas ações.
ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA 15 SECRETARIA DE SÁUDE COORDENAÇÃO DOS PROGRAMAS INSTITUIÇÕES DIVERSAS ESTRATÉGIICOS municípios, Ministério da Saúde, PSF, PACS, Tuberculose, A coordenações e universidades, entre Hanseníase, Imunobiológicos. S outras. S I S T Ê N C I ÁREAS TÉCNICAS vigilância sanitária, A epidemiológica, políticas. FORNECEDORES/LABORATÓRIOS F A R M A C Ê U ÁREAS ADMINISTRATIVAS planejamento, administrativo- T financeira, licitação, assessoria I CONSELHOS DE SAÚDE jurídica, controle e avaliação.
O financiamento da Assistência Farmacêutica é responsabilidade dos três gestores do SUS. Com a publi-cação da Portaria GM nº 698/2006 o financiamento da Assistência Farmacêutica com recursos federais foi organi-zado em um bloco (Bloco de Financiamento da Assistência Farmacêutica) com seus componentes detalhados naseqüência: a) Componente Básico da Assistência Farmacêutica – destinado à aquisição de medicamentos e insumosno âmbito da atenção básica. É composto por: • Parte fixa – valor per capita transferido aos estados, municípios e ao Distrito Federal conforme pactuação nas Comissões Intergestores Bipartite (CIB). Como contrapartida, estados e municípios devem alocar recursos próprios, de acordo com valores pactuados entre as três esferas de gestão. • Parte variável – valor per capita para aquisição de medicamentos para os programas Hipertensão e Diabetes, Asma e Rinite, Saúde Mental, Saúde da Mulher, Alimentação e Nutrição e, ainda, Combate ao Tabagismo. Este recurso pode ser executado de forma centralizada pelo Ministério da Saúde ou de forma descentralizada, conforme pactuação. O medicamento insulina humana é parte do elenco do Grupo de Medicamentos de Hipertensão e Diabetes, que é adquirido pelo Ministério da Saúde e distribuído aos gestores. b) Componente Estratégico da Assistência Farmacêutica – destinado ao custeio de ações relativas aosseguintes programas: o Controle de Endemias – Tuberculose, Hanseníase, Malária, Ieishmaniose, Chagas entreoutras doenças; DST/Aids – Anti-retrovirais; Sangue e Hemoderivados; e Imunobiológicos. c) Componente de Medicamentos de Dispensação Excepcional – destinado ao financiamento, juntamen-te com os estados e o Distrito Federal, da aquisição de medicamentos de dispensação de caráter excepcional,conforme constam na tabela de procedimentos SIA/SUS; d) Componente de Organização da Assistência Farmacêutica – destinado ao custeio de ações e serviçosinerentes à Assistência Farmacêutica. Os blocos serão regulamentados nos seus aspectos operacionais, por meio de portarias específicas. Nocaso do Bloco de Financiamento da Assistência Farmacêutica, a regulamentação dos seus componentes está sendodiscutida no contexto da revisão das portarias vigentes.2.7.1 Formas de repasse dos recursos financeiros Os recursos financeiros do Ministério da Saúde são transferidos do Fundo Nacional de Saúde para osfundos municipais, estaduais e do Distrito Federal, com base nos valores e critérios estabelecidos.2.7.2 Fundos de saúde São contas bancárias especiais, existentes nas três esferas de governo, para recebimento e movimentaçãofinanceira. Nessas contas são depositados todos os recursos destinados à saúde, que só podem ser utilizados emações e serviços de saúde. Os fundos são instrumentos de gestão de recursos que possibilitam ao gestor o planejamento, o acompa-nhamento das fontes de receitas, dos valores disponíveis, das datas de ingresso dos recursos, das despesas realiza-das e dos rendimentos das aplicações financeiras. O controle e a fiscalização são feitos por meio dos Conselhos deSaúde, existentes em todas as instâncias de governo (União, Distrito Federal, estados e municípios).2.7.3 Pactuações São compromissos assumidos pelos gestores em relação à garantia da aplicação dos recursos para rea-lização das ações e execução de serviços de saúde.
Para o alcance de bons resultados em qualquer atividade é preciso estabelecer objetivos claros, identifi-car onde e como estamos, aonde pretendemos chegar. Quem não planeja suas ações e atividades não sabe agirestrategicamente, não está gerenciando, está apenas “fazendo coisas”. Só a partir de uma análise situacional, deuma referência de partida, pode-se intervir na realidade e avançar para processos de melhoria. É preciso romper a rotina gerencial consumida na lógica imediatista, de atendimento de demanda espon-tânea, de se tentar resolver uma quantidade infindável de problemas emergenciais, sem avaliar prioridades. É pre-ciso trabalhar com planejamento, metas definidas, com acompanhamento e avaliação sistemática das ações desen-volvidas, além de assumir responsabilidades com resultados. O planejamento é um processo sistematizado, dinâmico, contínuo, racional, participativo, realista, prag-mático, de se conhecer e intervir na realidade local, para o alcance de uma situação desejada. O produto do planejamento é o plano de ação, que, de forma simplificada, pode-se dizer que é umdocumento elaborado a partir da identificação de problemas, para os quais, elaboram-se objetivos, ações/ativida-des com o fim de resolvê-los, em conformidade com um cronograma de execução, que responda as seguintesquestões: como, quem, quando e quanto.
OS OBJETIVOS
Possibilitar uma visão ampliada e melhor conhecimento dos problemas internos e externos.
Evitar o improviso e o imediatismo da rotina.
Comprometer o gerenciamento para objetivos e resultados.
Proporcionar eficiência, eficácia e efetividade nas ações programadas.
Possibilitar o controle, o aperfeiçoamento contínuo, a avaliação permanente das ações e resultados alcançados.
Estabelecer prioridades.
REQUISITOS BÁSICOS
A atividade de planejamento exige recursos humanos com conhecimentos, habilidades e técnicas emplanejamento, capacidade de articulação, determinação, compromisso e força de vontade para mudar e transfor-mar a realidade dos fatos, além de conhecimento do contexto interno e externo, processos metodológicos edirecionamento estratégico. Os principais fatores que interferem no planejamento são: político, qualificação da equipe, habilidadesgerenciais, motivação e comprometimento com o trabalho
COMO PLANEJAR
Não existe forma padrão, modelo ou métodos certos ou errados. Há várias formas e métodos. Deve-seutilizar aquele mais adequado a sua realidade e o mais prático
O planejamento se inicia por meio da realização de diagnóstico, cuja finalidade é conhecer a situação atualda instituição/setor/atividade, dentro de um contexto macro, além de identificar os fatores que interferem no desem-penho da entidade.
Diagnóstico/ análise situacional O propósito de uma análise situacional é proporcionar um ponto de referência para planejar as ações edefinir as prioridades das ações a serem desenvolvidas. É a fase inicial de todo o processo, cuja finalidade éidentificar o desempenho atual e as perspectivas futuras da área, buscando responder algumas questões. Aspectos que devem ser contemplados na elaboração do diagnóstico: a) Estrutura organizacional – níveis hierárquicos, competências, normas e procedimentos existentes. b) Análise de situação de saúde – são processos que devem ser efetuados continuamente, para medir,caracterizar, explicar, avaliar o processo saúde-doença. Identificar o perfil de morbimortalidade e as doenças maisprevalentes por faixa etária e sexo, além dos hábitos e costumes da população. c) Análise do sistema de saúde – permite conhecer o funcionamento da rede de saúde, necessidadeslocais, capacidade instalada, oferta e demanda de serviços, estrutura física, equipamentos, profissionais disponí-veis, forma de organização da atenção à saúde (básica, média e alta complexidade), produção, resultados emtermos de acesso etc. Procedimento • Definir os objetivos da análise – o que se deseja verificar. • Identificar as fontes de informação (Planejamento, Plano de Saúde, Epidemiologia etc.) e/ou programar a busca e coleta das informações, quando não disponíveis. • Indicadores de saúde para avaliar o que se deseja aferir. Organização da rede local de saúde. Descrever os estabelecimentos (públicos e privados) e distribuição geográfica e acessibilidade, númerode estabelecimentos (públicos e privados), número de unidades de saúde por nível de atenção à saúde, oferta deserviços, capacidade instalada, sistema de referência e contra-referência, número de equipes de PSF, demandas eprodução de serviços (média mensal da cobertura assistencial).
a) Organização da atenção à saúde – compreende ações e serviços de promoção, prevenção, reabilita-ção e tratamento. No SUS, esses cuidados estão ordenados, por níveis de atenção, de acordo com o grau decomplexidade de cuidados: • Atenção Básica/Primária – número de unidades de saúde. Por exemplo, o estado/município conta com mil unidades de saúde e/ou postos, ou centros de saúde; 600 equipes de saúde da família e 100 agentes comunitários de saúde Atenção Básica à Saúde – constitui o primeiro nível de atenção à saúde. Primeiro contato com o Sistema de Saúde. Compreende um conjunto de ações e serviços de clínica médica, pediátrica, ginecologia, obstetrícia, encaminhamentos para os demais níveis. A estratégia da organização da Atenção Básica é o PSF. A responsabilidade da oferta de serviços é da gestão municipal. O financiamento é responsabilidade dos três níveis de governo.
Atenção secundária/média complexidade – unidades de referências especializadas para atendimento à atenção secundária. Por exemplo, o estado/município possui 120 policlínicas; 100 unidades ambulatoriais de referência em: Diabetes, Hipertensão, Neurologia; 20 centros de reabilitação, clínicas especializadas em: clínica cirúrgica, clínica médica; oito pronto-socorros; 10 pequenas cirurgias etc. – Média complexidade – trata-se de ações e serviços especializados que visam atender aos principais problemas de saúde e agravos da população. • Atenção terciária/alta complexidade – número de hospitais. Por exemplo, o estado/município conta com cinco hospitais de referências: Saúde Mental; doenças tropicais; maternidade; hospital geral etc. – Alta complexidade – conjunto de procedimentos, que no contexto do SUS, envolve alta tecnologia e custos. Objetiva propiciar o acesso da população aos serviços qualificados, integrando-os aos demais níveis de atenção à Saúde. Por exemplo: Pacientes renais crônicos, transplantados, cujos procedimentos encontram-se, em sua maioria, no Sistema de Informação Hospitalar (SIH/SUS), e Sistema de Informação Ambulatorial (SIA/SUS), em pequena quantidade, mas com impacto financeiro elevado. • Serviços/programas de saúde – agentes comunitários; PSF; Saúde Mental; Saúde da Mulher; Hipertensão; Diabetes; Oncologia etc. – ações especializadas em saúde – ex: planejamento familiar – ações diversas – ex: educação em saúde, promoção à saúde. Recursos financeiros Identificar os recursos orçamentários e disponíveis para a Saúde e Assistência Farmacêutica (AF) paradefinição de prioridades, considerando todas as fontes: federal, estadual e municipal: • Porcentual do orçamento destinado à saúde. • Distribuição orçamentária por área de atividade na saúde. • Fontes de financiamento para a AF e orçamento específico. • Quantitativos de medicamentos que podem ser adquiridos/ano; gasto previsto total para aquisição de medicamentos, gasto por clínica médica, programa etc. Recursos humanos Quantificação e análise da suficiência por categoria profissional, número de profissionais, total geral dostrabalhadores (profissionais de nível superior, farmacêuticos, pessoal administrativo), integração dos serviços desaúde com AF.3.3.2 Capítulo Assistência Farmacêutica do plano de saúde É resultante de um processo de planejamento, instrumento fundamental de gestão, que expressa as intenções dogestor em determinado período de tempo. Deve ser elaborado de forma participativa e integrada com todas as áreasenvolvidas com a AF. Deve ser flexível e adaptável às mudanças requeridas do contexto da realidade local.
ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA
Importância • Possibilitar a comunicação das ações, o gerenciamento dos processos de trabalho, propostas para melhoria das ações. • Reestruturar os processos de trabalho, monitorar e avaliar as ações. • Fortalecer o desenvolvimento da capacidade técnica e operacional da equipe.3.3.2.2 Critérios para elaboração • Consonância com as diretrizes e metas do governo, em relação à saúde e compromissos assumidos no pacto de gestão. • O planejamento deve ser realizado para o período de quatro anos, com revisões anuais. • Deve fazer parte do plano estadual ou municipal de saúde, como forma de fortalecer a AF e inserir suas ações em todos os espaços do SUS, tendo em vista a sua função principal de suporte às ações de saúde. Deve ser aprovado pelo Conselho de Saúde. • Os capítulos Assistência Farmacêutica dos planos municipais de saúde devem ser encaminhados às secretarias estaduais para subsidiarem a elaboração dos Capítulos Assistência Farmacêutica dos Planos Estaduais de Saúde. • Os Capítulos Assistência Farmacêutica dos Planos Estaduais de Saúde devem ser encaminhados ao Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos, de acordo com prazos estabelecidos. Planejamento da AF Existem várias formas de se planejar, com formatos, métodos e informações a serem inseridas. Para construção do Capítulo Assistência Farmacêutica do Plano de Saúde é necessário que o processoseja precedido de diagnóstico, para possibilitar conhecimento da realidade na qual se deseja intervir, por meio daelaboração de objetivos claros, precisos, de acordo com prioridades e metas estabelecidas, além da definição demecanismos de monitoramento e avaliação. Após o diagnóstico da AF, definem-se os objetivos, as metas programadas, as atividades para se atingiras metas estabelecidas, o cronograma de execução e indicadores de acompanhamento e avaliação. O planejamento se inicia com a análise situacional, cuja finalidade é identificar a situação-problema ousituação indesejada, que deve ser alvo de intervenção, de acordo com as prioridades estabelecidas. Este é odiagnóstico. Após a identificação do problema, faz-se uma intervenção para solucioná-lo. Definem-se os resultadosque se pretende alcançar. Essa intervenção ou necessidade de mudança chamamos de objetivo. Estabelecer a meta: o quanto se pretende alcançar ao longo do tempo. Ou seja, é a quantificação doobjetivo. Para o alcance das metas programadas, há necessidade da realização de um conjunto de ações/atividadese recursos (humanos, materiais e financeiros), necessários para intervenção. Ou seja, é necessário um cronogramade execução das atividades.
PLANEJAMENTO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA
A realização das atividades levará ou não aos resultados esperados. Deve-se, portanto, estabelecer ins-trumentos para avaliar o quanto avançamos no alcance dos resultados estabelecidos, após a intervenção (isto é aavaliação). Quando a avaliação apresenta os resultados desejados, significa que o problema que deu origem aoprocesso de planejamento foi resolvido, transformando a situação-problema em situação desejada.
Eficácia do Capítulo Assistência Farmacêutica do Plano de Saúde Para efetividade do Capítulo, alguns requisitos são necessários: • Qualificação técnica da equipe em monitoramento e avaliação de serviços. • Sistema de informação eficiente, para acompanhamento das metas estabelecidas, além de outras ferramentas de gestão. • Articulação entre os três níveis de governo, para implementação das ações, viabilidade de projetos e capacitação e desenvolvimento de recursos humanos, entre outras ações. Monitoramento e avaliação do Capítulo Monitorar e avaliar a execução de um planejamento é comparar o desempenho efetivo do que foi plane-jado, passo a passo, corrigindo eventuais desvios, e visualizar mudanças. Esta é a razão principal porque um planodeve ser formalizado. Objetiva apreender em que medida as metas estão sendo alcançadas, a que custo e reorientaro curso das ações e atividades programadas. Devem ser elaborados instrumentos e indicadores de avaliação de acordo com a relevância do que sepretende avaliar. a) Instrumentos de acompanhamento e avaliação: • Relatório Gerencial. • Instrumentos e indicadores de avaliação. b) Aspectos importantes a serem monitorados/avaliados: • Aplicação dos recursos físico-financeiro. • Cumprimento das metas estabelecidas.
ORGANIZAÇÃO DE SERVIÇOS
A organização é a base fundamental de sustentabilidade de qualquer serviço, atividade ou sistema deprodução de trabalho. Está diretamente relacionada com a funcionalidade dos serviços, tendo por objetivo ogerenciamento eficiente e eficaz. Um serviço organizado gera resolubilidade, otimiza tempo e recursos, além de refletir positivamente nacredibilidade da instituição, setor/serviço, sistema de saúde e usuário, favorecendo a todos os envolvidos no processo. Para organizar os serviços, parte-se inicialmente de planejamento para conhecer a realidade e a funciona-lidade; identificar problemas, processos de trabalho, fluxo de informações, sistema de informação, mecanismo decontrole e avaliação, atividades desenvolvidas, forma de execução, canais de articulação, comunicação e informa-ção, demandas, para adequar os recursos, visando melhor eficiência na gestão e no atendimento às demandasrequeridas.
OBJETIVO
Assegurar o acesso aos medicamentos com qualidade e uso racional.4.2 ASPECTOS A SEREM CONSIDERADOS Para organização de serviço, deve-se dispor de dois aspectos básicos: • Estrutura organizacional que permita um bom desempenho em relação às funções básicas. • Um conjunto de funções que permita a permanente adaptação da organização dos serviços mediante todas as mudanças previsíveis no ambiente externo: políticas econômicas, sociais e culturais. • Capacidade de interagir de forma permanente, em busca de adequar estrutura e processos diante das circunstâncias. • Gestão orientada para resultados, de forma planejada e objetivos construídos.4.3 VANTAGENS DE UM SERVIÇO ORGANIZADO
Um serviço estruturado e organizado proporciona como resultados: • A Regularidade no abastecimento e a disponibilidade dos produtos no momento requerido, em quantidade e qualidade. • Melhoria do acesso. • Credibilidade no serviço de saúde e da instituição. • Diminuição das perdas, desperdícios e a má utilização dos recursos. • Registro dos processos de trabalho. • Base de dados de suporte e apoio à gestão. • Cumprimento de normas e procedimentos. • Acompanhamento, avaliação e intervenção eficiente. • Garantia da qualidade dos serviços e do atendimento ao usuário.
PROCEDIMENTOS • Conhecer estrutura organizacional, níveis de hierarquia, competências, atribuições, normas, procedimentos, formas de controle e avaliação. • Identificar responsabilidades (quem faz o quê, quando, periodicidade, como, forma de execução das tarefas). • Conhecer os processos de trabalho, forma de execução, fluxo de informações e demandas, interfaces, atividades desenvolvidas, em desenvolvimento, necessidades ou não de intervenção, de mudanças de funções, de práticas e/ou de pessoas. • Identificar os recursos humanos, número de pessoal, perfil profissional, compatibilidade com a função, nível de satisfação do pessoal, demandas, relações no trabalho. • Realizar oficina de trabalho com a equipe para discutir, ouvir sugestões, avaliar necessidades de redefinir processos de trabalhos, atribuições de acordo com habilidades e perfis profissionais identificados, de forma mais adequada. • Elaborar plano de trabalho, com definição clara de objetivos, metas, prazo de execução, responsáveis, sensibilizar e motivar equipe. • Elaborar cronograma de atividades, forma de acompanhamento e avaliação dos resultados. • Definir parâmetros e/ou instrumentos de controle e avaliação de resultados. • Estabelecer indicadores de desempenho para o serviço e para equipe. • Desenvolver sistema de informação eficiente e eficaz para o gerenciamento das ações. • Implantar sistema de qualidade, que possibilite a melhoria dos serviços. • Elaborar manual de normas e procedimentos operacionais para harmonizar procedimentos e conduta.
INTERFACES A Assistência Farmacêutica é uma atividade multidisciplinar. A produção de conhecimento é consideradaestratégica para seu desenvolvimento, bem como o desenvolvimento dos recursos humanos e serviços. Exige articulação permanente com áreas técnicas, administrativas, coordenações de programas estratégi-cos de saúde – Hanseníase, Tuberculose, Saúde Mental, Programa Saúde da Família (PSF), Programa de AgentesComunitários de Saúde (PACS), Vigilância Sanitária, Epidemiológica, área administrativa-financeira, planejamen-to, material e patrimônio, licitação, auditoria, Ministério Público, órgãos de controles, Conselho de Saúde, profis-sionais de saúde, entidades de classe, universidades, fornecedores e setores de comunicação da Secretaria, entreoutros segmentos da sociedade, para melhor execução, divulgação e apoio às suas ações.
ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA 15 SECRETARIA DE SÁUDE COORDENAÇÃO DOS PROGRAMAS INSTITUIÇÕES DIVERSAS ESTRATÉGIICOS municípios, Ministério da Saúde, PSF, PACS, Tuberculose, A coordenações e universidades, entre Hanseníase, Imunobiológicos. S outras. S I S T Ê N C I ÁREAS TÉCNICAS vigilância sanitária, A epidemiológica, políticas. FORNECEDORES/LABORATÓRIOS F A R M A C Ê U ÁREAS ADMINISTRATIVAS planejamento, administrativo- T financeira, licitação, assessoria I CONSELHOS DE SAÚDE jurídica, controle e avaliação.
O financiamento da Assistência Farmacêutica é responsabilidade dos três gestores do SUS. Com a publi-cação da Portaria GM nº 698/2006 o financiamento da Assistência Farmacêutica com recursos federais foi organi-zado em um bloco (Bloco de Financiamento da Assistência Farmacêutica) com seus componentes detalhados naseqüência: a) Componente Básico da Assistência Farmacêutica – destinado à aquisição de medicamentos e insumosno âmbito da atenção básica. É composto por: • Parte fixa – valor per capita transferido aos estados, municípios e ao Distrito Federal conforme pactuação nas Comissões Intergestores Bipartite (CIB). Como contrapartida, estados e municípios devem alocar recursos próprios, de acordo com valores pactuados entre as três esferas de gestão. • Parte variável – valor per capita para aquisição de medicamentos para os programas Hipertensão e Diabetes, Asma e Rinite, Saúde Mental, Saúde da Mulher, Alimentação e Nutrição e, ainda, Combate ao Tabagismo. Este recurso pode ser executado de forma centralizada pelo Ministério da Saúde ou de forma descentralizada, conforme pactuação. O medicamento insulina humana é parte do elenco do Grupo de Medicamentos de Hipertensão e Diabetes, que é adquirido pelo Ministério da Saúde e distribuído aos gestores. b) Componente Estratégico da Assistência Farmacêutica – destinado ao custeio de ações relativas aosseguintes programas: o Controle de Endemias – Tuberculose, Hanseníase, Malária, Ieishmaniose, Chagas entreoutras doenças; DST/Aids – Anti-retrovirais; Sangue e Hemoderivados; e Imunobiológicos. c) Componente de Medicamentos de Dispensação Excepcional – destinado ao financiamento, juntamen-te com os estados e o Distrito Federal, da aquisição de medicamentos de dispensação de caráter excepcional,conforme constam na tabela de procedimentos SIA/SUS; d) Componente de Organização da Assistência Farmacêutica – destinado ao custeio de ações e serviçosinerentes à Assistência Farmacêutica. Os blocos serão regulamentados nos seus aspectos operacionais, por meio de portarias específicas. Nocaso do Bloco de Financiamento da Assistência Farmacêutica, a regulamentação dos seus componentes está sendodiscutida no contexto da revisão das portarias vigentes.2.7.1 Formas de repasse dos recursos financeiros Os recursos financeiros do Ministério da Saúde são transferidos do Fundo Nacional de Saúde para osfundos municipais, estaduais e do Distrito Federal, com base nos valores e critérios estabelecidos.2.7.2 Fundos de saúde São contas bancárias especiais, existentes nas três esferas de governo, para recebimento e movimentaçãofinanceira. Nessas contas são depositados todos os recursos destinados à saúde, que só podem ser utilizados emações e serviços de saúde. Os fundos são instrumentos de gestão de recursos que possibilitam ao gestor o planejamento, o acompa-nhamento das fontes de receitas, dos valores disponíveis, das datas de ingresso dos recursos, das despesas realiza-das e dos rendimentos das aplicações financeiras. O controle e a fiscalização são feitos por meio dos Conselhos deSaúde, existentes em todas as instâncias de governo (União, Distrito Federal, estados e municípios).2.7.3 Pactuações São compromissos assumidos pelos gestores em relação à garantia da aplicação dos recursos para rea-lização das ações e execução de serviços de saúde.
Para o alcance de bons resultados em qualquer atividade é preciso estabelecer objetivos claros, identifi-car onde e como estamos, aonde pretendemos chegar. Quem não planeja suas ações e atividades não sabe agirestrategicamente, não está gerenciando, está apenas “fazendo coisas”. Só a partir de uma análise situacional, deuma referência de partida, pode-se intervir na realidade e avançar para processos de melhoria. É preciso romper a rotina gerencial consumida na lógica imediatista, de atendimento de demanda espon-tânea, de se tentar resolver uma quantidade infindável de problemas emergenciais, sem avaliar prioridades. É pre-ciso trabalhar com planejamento, metas definidas, com acompanhamento e avaliação sistemática das ações desen-volvidas, além de assumir responsabilidades com resultados. O planejamento é um processo sistematizado, dinâmico, contínuo, racional, participativo, realista, prag-mático, de se conhecer e intervir na realidade local, para o alcance de uma situação desejada. O produto do planejamento é o plano de ação, que, de forma simplificada, pode-se dizer que é umdocumento elaborado a partir da identificação de problemas, para os quais, elaboram-se objetivos, ações/ativida-des com o fim de resolvê-los, em conformidade com um cronograma de execução, que responda as seguintesquestões: como, quem, quando e quanto.
OS OBJETIVOS
Possibilitar uma visão ampliada e melhor conhecimento dos problemas internos e externos.
Evitar o improviso e o imediatismo da rotina.
Comprometer o gerenciamento para objetivos e resultados.
Proporcionar eficiência, eficácia e efetividade nas ações programadas.
Possibilitar o controle, o aperfeiçoamento contínuo, a avaliação permanente das ações e resultados alcançados.
Estabelecer prioridades.
REQUISITOS BÁSICOS
A atividade de planejamento exige recursos humanos com conhecimentos, habilidades e técnicas emplanejamento, capacidade de articulação, determinação, compromisso e força de vontade para mudar e transfor-mar a realidade dos fatos, além de conhecimento do contexto interno e externo, processos metodológicos edirecionamento estratégico. Os principais fatores que interferem no planejamento são: político, qualificação da equipe, habilidadesgerenciais, motivação e comprometimento com o trabalho
COMO PLANEJAR
Não existe forma padrão, modelo ou métodos certos ou errados. Há várias formas e métodos. Deve-seutilizar aquele mais adequado a sua realidade e o mais prático
O planejamento se inicia por meio da realização de diagnóstico, cuja finalidade é conhecer a situação atualda instituição/setor/atividade, dentro de um contexto macro, além de identificar os fatores que interferem no desem-penho da entidade.
Diagnóstico/ análise situacional O propósito de uma análise situacional é proporcionar um ponto de referência para planejar as ações edefinir as prioridades das ações a serem desenvolvidas. É a fase inicial de todo o processo, cuja finalidade éidentificar o desempenho atual e as perspectivas futuras da área, buscando responder algumas questões. Aspectos que devem ser contemplados na elaboração do diagnóstico: a) Estrutura organizacional – níveis hierárquicos, competências, normas e procedimentos existentes. b) Análise de situação de saúde – são processos que devem ser efetuados continuamente, para medir,caracterizar, explicar, avaliar o processo saúde-doença. Identificar o perfil de morbimortalidade e as doenças maisprevalentes por faixa etária e sexo, além dos hábitos e costumes da população. c) Análise do sistema de saúde – permite conhecer o funcionamento da rede de saúde, necessidadeslocais, capacidade instalada, oferta e demanda de serviços, estrutura física, equipamentos, profissionais disponí-veis, forma de organização da atenção à saúde (básica, média e alta complexidade), produção, resultados emtermos de acesso etc. Procedimento • Definir os objetivos da análise – o que se deseja verificar. • Identificar as fontes de informação (Planejamento, Plano de Saúde, Epidemiologia etc.) e/ou programar a busca e coleta das informações, quando não disponíveis. • Indicadores de saúde para avaliar o que se deseja aferir. Organização da rede local de saúde. Descrever os estabelecimentos (públicos e privados) e distribuição geográfica e acessibilidade, númerode estabelecimentos (públicos e privados), número de unidades de saúde por nível de atenção à saúde, oferta deserviços, capacidade instalada, sistema de referência e contra-referência, número de equipes de PSF, demandas eprodução de serviços (média mensal da cobertura assistencial).
a) Organização da atenção à saúde – compreende ações e serviços de promoção, prevenção, reabilita-ção e tratamento. No SUS, esses cuidados estão ordenados, por níveis de atenção, de acordo com o grau decomplexidade de cuidados: • Atenção Básica/Primária – número de unidades de saúde. Por exemplo, o estado/município conta com mil unidades de saúde e/ou postos, ou centros de saúde; 600 equipes de saúde da família e 100 agentes comunitários de saúde Atenção Básica à Saúde – constitui o primeiro nível de atenção à saúde. Primeiro contato com o Sistema de Saúde. Compreende um conjunto de ações e serviços de clínica médica, pediátrica, ginecologia, obstetrícia, encaminhamentos para os demais níveis. A estratégia da organização da Atenção Básica é o PSF. A responsabilidade da oferta de serviços é da gestão municipal. O financiamento é responsabilidade dos três níveis de governo.
Atenção secundária/média complexidade – unidades de referências especializadas para atendimento à atenção secundária. Por exemplo, o estado/município possui 120 policlínicas; 100 unidades ambulatoriais de referência em: Diabetes, Hipertensão, Neurologia; 20 centros de reabilitação, clínicas especializadas em: clínica cirúrgica, clínica médica; oito pronto-socorros; 10 pequenas cirurgias etc. – Média complexidade – trata-se de ações e serviços especializados que visam atender aos principais problemas de saúde e agravos da população. • Atenção terciária/alta complexidade – número de hospitais. Por exemplo, o estado/município conta com cinco hospitais de referências: Saúde Mental; doenças tropicais; maternidade; hospital geral etc. – Alta complexidade – conjunto de procedimentos, que no contexto do SUS, envolve alta tecnologia e custos. Objetiva propiciar o acesso da população aos serviços qualificados, integrando-os aos demais níveis de atenção à Saúde. Por exemplo: Pacientes renais crônicos, transplantados, cujos procedimentos encontram-se, em sua maioria, no Sistema de Informação Hospitalar (SIH/SUS), e Sistema de Informação Ambulatorial (SIA/SUS), em pequena quantidade, mas com impacto financeiro elevado. • Serviços/programas de saúde – agentes comunitários; PSF; Saúde Mental; Saúde da Mulher; Hipertensão; Diabetes; Oncologia etc. – ações especializadas em saúde – ex: planejamento familiar – ações diversas – ex: educação em saúde, promoção à saúde. Recursos financeiros Identificar os recursos orçamentários e disponíveis para a Saúde e Assistência Farmacêutica (AF) paradefinição de prioridades, considerando todas as fontes: federal, estadual e municipal: • Porcentual do orçamento destinado à saúde. • Distribuição orçamentária por área de atividade na saúde. • Fontes de financiamento para a AF e orçamento específico. • Quantitativos de medicamentos que podem ser adquiridos/ano; gasto previsto total para aquisição de medicamentos, gasto por clínica médica, programa etc. Recursos humanos Quantificação e análise da suficiência por categoria profissional, número de profissionais, total geral dostrabalhadores (profissionais de nível superior, farmacêuticos, pessoal administrativo), integração dos serviços desaúde com AF.3.3.2 Capítulo Assistência Farmacêutica do plano de saúde É resultante de um processo de planejamento, instrumento fundamental de gestão, que expressa as intenções dogestor em determinado período de tempo. Deve ser elaborado de forma participativa e integrada com todas as áreasenvolvidas com a AF. Deve ser flexível e adaptável às mudanças requeridas do contexto da realidade local.
ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA
Importância • Possibilitar a comunicação das ações, o gerenciamento dos processos de trabalho, propostas para melhoria das ações. • Reestruturar os processos de trabalho, monitorar e avaliar as ações. • Fortalecer o desenvolvimento da capacidade técnica e operacional da equipe.3.3.2.2 Critérios para elaboração • Consonância com as diretrizes e metas do governo, em relação à saúde e compromissos assumidos no pacto de gestão. • O planejamento deve ser realizado para o período de quatro anos, com revisões anuais. • Deve fazer parte do plano estadual ou municipal de saúde, como forma de fortalecer a AF e inserir suas ações em todos os espaços do SUS, tendo em vista a sua função principal de suporte às ações de saúde. Deve ser aprovado pelo Conselho de Saúde. • Os capítulos Assistência Farmacêutica dos planos municipais de saúde devem ser encaminhados às secretarias estaduais para subsidiarem a elaboração dos Capítulos Assistência Farmacêutica dos Planos Estaduais de Saúde. • Os Capítulos Assistência Farmacêutica dos Planos Estaduais de Saúde devem ser encaminhados ao Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos, de acordo com prazos estabelecidos. Planejamento da AF Existem várias formas de se planejar, com formatos, métodos e informações a serem inseridas. Para construção do Capítulo Assistência Farmacêutica do Plano de Saúde é necessário que o processoseja precedido de diagnóstico, para possibilitar conhecimento da realidade na qual se deseja intervir, por meio daelaboração de objetivos claros, precisos, de acordo com prioridades e metas estabelecidas, além da definição demecanismos de monitoramento e avaliação. Após o diagnóstico da AF, definem-se os objetivos, as metas programadas, as atividades para se atingiras metas estabelecidas, o cronograma de execução e indicadores de acompanhamento e avaliação. O planejamento se inicia com a análise situacional, cuja finalidade é identificar a situação-problema ousituação indesejada, que deve ser alvo de intervenção, de acordo com as prioridades estabelecidas. Este é odiagnóstico. Após a identificação do problema, faz-se uma intervenção para solucioná-lo. Definem-se os resultadosque se pretende alcançar. Essa intervenção ou necessidade de mudança chamamos de objetivo. Estabelecer a meta: o quanto se pretende alcançar ao longo do tempo. Ou seja, é a quantificação doobjetivo. Para o alcance das metas programadas, há necessidade da realização de um conjunto de ações/atividadese recursos (humanos, materiais e financeiros), necessários para intervenção. Ou seja, é necessário um cronogramade execução das atividades.
PLANEJAMENTO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA
A realização das atividades levará ou não aos resultados esperados. Deve-se, portanto, estabelecer ins-trumentos para avaliar o quanto avançamos no alcance dos resultados estabelecidos, após a intervenção (isto é aavaliação). Quando a avaliação apresenta os resultados desejados, significa que o problema que deu origem aoprocesso de planejamento foi resolvido, transformando a situação-problema em situação desejada.
Eficácia do Capítulo Assistência Farmacêutica do Plano de Saúde Para efetividade do Capítulo, alguns requisitos são necessários: • Qualificação técnica da equipe em monitoramento e avaliação de serviços. • Sistema de informação eficiente, para acompanhamento das metas estabelecidas, além de outras ferramentas de gestão. • Articulação entre os três níveis de governo, para implementação das ações, viabilidade de projetos e capacitação e desenvolvimento de recursos humanos, entre outras ações. Monitoramento e avaliação do Capítulo Monitorar e avaliar a execução de um planejamento é comparar o desempenho efetivo do que foi plane-jado, passo a passo, corrigindo eventuais desvios, e visualizar mudanças. Esta é a razão principal porque um planodeve ser formalizado. Objetiva apreender em que medida as metas estão sendo alcançadas, a que custo e reorientaro curso das ações e atividades programadas. Devem ser elaborados instrumentos e indicadores de avaliação de acordo com a relevância do que sepretende avaliar. a) Instrumentos de acompanhamento e avaliação: • Relatório Gerencial. • Instrumentos e indicadores de avaliação. b) Aspectos importantes a serem monitorados/avaliados: • Aplicação dos recursos físico-financeiro. • Cumprimento das metas estabelecidas.
ORGANIZAÇÃO DE SERVIÇOS
A organização é a base fundamental de sustentabilidade de qualquer serviço, atividade ou sistema deprodução de trabalho. Está diretamente relacionada com a funcionalidade dos serviços, tendo por objetivo ogerenciamento eficiente e eficaz. Um serviço organizado gera resolubilidade, otimiza tempo e recursos, além de refletir positivamente nacredibilidade da instituição, setor/serviço, sistema de saúde e usuário, favorecendo a todos os envolvidos no processo. Para organizar os serviços, parte-se inicialmente de planejamento para conhecer a realidade e a funciona-lidade; identificar problemas, processos de trabalho, fluxo de informações, sistema de informação, mecanismo decontrole e avaliação, atividades desenvolvidas, forma de execução, canais de articulação, comunicação e informa-ção, demandas, para adequar os recursos, visando melhor eficiência na gestão e no atendimento às demandasrequeridas.
OBJETIVO
Assegurar o acesso aos medicamentos com qualidade e uso racional.4.2 ASPECTOS A SEREM CONSIDERADOS Para organização de serviço, deve-se dispor de dois aspectos básicos: • Estrutura organizacional que permita um bom desempenho em relação às funções básicas. • Um conjunto de funções que permita a permanente adaptação da organização dos serviços mediante todas as mudanças previsíveis no ambiente externo: políticas econômicas, sociais e culturais. • Capacidade de interagir de forma permanente, em busca de adequar estrutura e processos diante das circunstâncias. • Gestão orientada para resultados, de forma planejada e objetivos construídos.4.3 VANTAGENS DE UM SERVIÇO ORGANIZADO
Um serviço estruturado e organizado proporciona como resultados: • A Regularidade no abastecimento e a disponibilidade dos produtos no momento requerido, em quantidade e qualidade. • Melhoria do acesso. • Credibilidade no serviço de saúde e da instituição. • Diminuição das perdas, desperdícios e a má utilização dos recursos. • Registro dos processos de trabalho. • Base de dados de suporte e apoio à gestão. • Cumprimento de normas e procedimentos. • Acompanhamento, avaliação e intervenção eficiente. • Garantia da qualidade dos serviços e do atendimento ao usuário.
PROCEDIMENTOS • Conhecer estrutura organizacional, níveis de hierarquia, competências, atribuições, normas, procedimentos, formas de controle e avaliação. • Identificar responsabilidades (quem faz o quê, quando, periodicidade, como, forma de execução das tarefas). • Conhecer os processos de trabalho, forma de execução, fluxo de informações e demandas, interfaces, atividades desenvolvidas, em desenvolvimento, necessidades ou não de intervenção, de mudanças de funções, de práticas e/ou de pessoas. • Identificar os recursos humanos, número de pessoal, perfil profissional, compatibilidade com a função, nível de satisfação do pessoal, demandas, relações no trabalho. • Realizar oficina de trabalho com a equipe para discutir, ouvir sugestões, avaliar necessidades de redefinir processos de trabalhos, atribuições de acordo com habilidades e perfis profissionais identificados, de forma mais adequada. • Elaborar plano de trabalho, com definição clara de objetivos, metas, prazo de execução, responsáveis, sensibilizar e motivar equipe. • Elaborar cronograma de atividades, forma de acompanhamento e avaliação dos resultados. • Definir parâmetros e/ou instrumentos de controle e avaliação de resultados. • Estabelecer indicadores de desempenho para o serviço e para equipe. • Desenvolver sistema de informação eficiente e eficaz para o gerenciamento das ações. • Implantar sistema de qualidade, que possibilite a melhoria dos serviços. • Elaborar manual de normas e procedimentos operacionais para harmonizar procedimentos e conduta.
REQUISITOS NECESSÁRIOS
Estrutura
organizacional. • Estrutura física. • Estrutura
administrativa. • Equipamentos e materiais. • Recursos
humanos. • Recursos de informação. • Recursos
financeiros. • Normalização e regulamentação. • Apoio
político do gestor e equipe.4.5.1 Estrutura organizacional A
Assistência Farmacêutica, enquanto parte integrante da Política de
Saúde, deve fazer parte da estru-tura organizacional formal da
Secretaria de Saúde, com definições claras das competências e níveis
hierárquicos.
Os demais
documentos do setor devem ser padronizados e identificados. Todos os
documentos, formu-lários e instrumentos gerenciais utilizados no serviço
devem conter: cabeçalho com o nível de hieraquizaçãoorganizacional
pertinente, o nome do setor, fone/fax/e-mail.4.5.10 Monitoramento e
avaliação É imprescindível inserir práticas avaliativas para
fortalecer o processo de gestão, acompanhamento dasações e da evolução
do trabalho. É necessário construir instrumentos, mecanismos de controle
e avaliação, indica-dores de gestão, para melhoria contínua dos
processos de trabalho.4.5.11 Qualidade dos serviços A qualidade é
base de qualquer processo de trabalho. Engloba conhecimentos, uso de
ferramentas einstrumentos gerenciais apropriados e procedimentos que
visam adequação de serviços, maximização dos recur-sos, redução das
perdas e dos custos. A avaliação não é uma prática comum em
serviços. Há uma preocupação centrada nos gastos e volumede recursos,
sem a preocupação de que a qualidade dos serviços é fundamental para
racionalizar recursos de todasas ordens e dar credibilidade ao sistema
de saúde. A baixa qualidade dos serviços e cuidados na atenção
aos usuários é um dos fatores críticos no sistema desaúde, o que coloca a
necessidade de redimensionar a gestão. A melhoria da qualidade
da gestão implica ações de caráter estrutural, que inclui investimentos
em estru-tura, política de qualificação de recursos humanos, adoção de
instrumentos modernos de gestão que possibilitemracionalidade,
reordenamento dos processos de trabalho, métodos e técnicas. A
qualidade dos serviços depende da sua organização, da forma como os
serviços e/ou atividades estãoestruturados e são executados. É um
processo resultante da efetividade, eficiência e eficácia da gestão e da
orga-nização do serviço. A qualidade e a eficiência de um
serviço de Assistência Farmacêutica estão condicionadas à estrutura,
aosprocessos de trabalho e aos resultados alcançados. ORGANIZAÇÃO DE SERVIÇOS 29 • Organizacional.ESTRUTURA
• Física. • Instalações. • Aspectos que
envolvem ao desenvolvimento das atividades.
• Existência de plano operativo com o bjetivos
claros e metas definidas. PROCESSO • Normas e procedimentos
operacionais. • Sistema de acompanhamento e controle.
• Recursos de informação. • Capacitação
dos recursos humanos. • Acesso aos serviços. •
Resolubilidade. • Mudanças verificadas nas
condiçõesRESULTADOS sanitárias. • Redução
da morbimortalidade. • Nível de satisfação dos usuários Apoiar as
ações de saúde.
♦ Promover o acesso da
população aos
medicamentos
essenciais. ♦ Acesso
da população aos
medicamentos
essenciais.5.1 S ELEÇÃO DE MEDICAMENTOS A seleção é um processo
de escolha de medicamentos, baseada em critérios epidemiológicos,
técnicos eeconômicos, estabelecidos por uma Comissão de Farmácia e
Terapêutica (CFT), visando assegurar medicamentosseguros, eficazes e
custo-efetivos com a finalidade de racionalizar seu uso, harmonizar
condutas terapêuticas,direcionar o processo de aquisição, produção e
políticas farmacêuticas.
É a atividade mais importante da Assistência
Farmacêutica, pois é a partir da seleção que são desenvol-vidas as
demais atividades. A seleção deve ser acompanhada da elaboração de
formulário terapêutico, documentoque reúne informações
técnico-científicas relevantes e atualizadas sobre os medicamentos
selecionados, servindode subsídio fundamental aos prescritores. É
um processo dinâmico, participativo, que precisa ser bem articulado e
deve envolver a maiorrepresentatividade de especialidades médicas e
profissionais da saúde.5.1.1 Objetivos • Reduzir o número de
especialidades farmacêuticas. • Uniformizar condutas
terapêuticas. • Melhorar o acesso aos medicamentos selecionados.
• Contribuir para promoção do uso racional de medicamentos.
• Assegurar o acesso a medicamentos seguros, eficazes e
custo-efetivos. • Racionalizar custos e possibilitar maior
otimização dos recursos disponíveis. • Facilitar a integração
multidisciplinar, envolvendo os profissionais de saúde, na tomada de
decisões. • Favorecer o processo de educação continuada e
atualização dos profissionais, além do uso apropriado dos
medicamentos. • Melhorar a qualidade da farmacoterapia e
facilitar o seu monitoramento. • Otimizar a gestão
administrativa e financeira, simplificando a rotina operacional de
aquisição, armazenamento, controles e gestão de estoques.5.1.2
Importância da seleção de medicamentos É imprescindível dispor
de seleção de medicamentos para a obtenção de ganhos terapêuticos e
econômi-cos, o que se deve aos seguintes fatores: • Avanços
tecnológicos. • Diversidade e multiplicidade de alternativas
terapêuticas disponíveis no mercado. • Limite dos recursos
financeiros e demandas cada vez mais crescentes. • Necessidade
de garantir medicamentos de qualidade, seguros e eficazes. •
Necessidade de manutenção da regularidade do suprimento.5.1.3
Estratégias que devem ser utilizadas a) Sensibilizar o gestor –
o processo de seleção de medicamentos envolve diversos aspectos:
político,estratégico, econômico, técnico e administrativo. É preciso
saber gerenciar bem todos os aspectos envolvidos,para o alcance dos
objetivos pretendidos. A elaboração de uma seleção requer
decisão política do gestor. Para tanto, faz-se necessário dispor deum
conjunto de informações técnicas e administrativas, para fundamentar a
questão; bem como considerar, análisee perfil das prescrições na rede de
saúde, quantidade média de medicamentos prescritos por receita gastos
efetuados/mês, medicamentos mais prescritos, dados de consumo e demanda,
além de estudos de utilização de medicamen-tos que possibilitem dispor
de dados e informações relevantes sobre medicamentos.
Apoio dos
profissionais de saúde – é preciso envolver o maior número de
profissionais de saúde paraque a Rename seja referendada. A
sensibilização da equipe de saúde pode ser feita por meio de diversas
estraté-gias: palestras, reuniões, boletins informativos, entre outras.
O apoio político do gestor e da equipe multidisciplinar é
imprescindível para legitimação do processo pelainstituição e por seus
profissionais. Somente assim eles sentirão que fazem parte de todo
processo. c) Levantar informações necessárias ao desenvolvimento
do processo • Situação de saúde local (dados de
morbimortalidade por grupo populacional, faixa etária, prevalência
e incidência das doenças). • Medicamentos mais
utilizados, demanda e custos. • Acesso a fontes de informação
técnico-científica: literatura médica, livros de referência em
farmacologia e medicina, para subsidiar o trabalho. •
Utilizar como referência a Rename, a Relação Estadual de Medicamentos
Essenciais (Resme) e outras. • Criar Comissão de
Farmácia e Terapêutica (CFT) para estruturar, organizar e conduzir o
processo.5.1.4 Etapas do processo O processo de seleção não se
limita à elaboração da relação de medicamentos essenciais e do
formulárioterapêutico, mas consiste em um conjunto de atividades que
visam ao uso racional: prescrição, dispensação,farmacovigilância,
informação, educação continuada etc. • 1a etapa – fase política:
apoio e sensibilização do gestor e dos profissionais da saúde. •
2a etapa – fase técnico-normativa: criação de Comissão de Farmácia e
Terapêutica em caráter permanente e deliberativo. Quando
necessário, subcomissões ou consulta a especialistas. • 3a etapa
– seleção propriamente dita, cujo resultado e/ou produto consiste na
elaboração de uma relação de medicamentos essenciais, que deve
nortear as diretrizes e utilização, programação, aquisição,
prescrição, dispensação etc. Fase de estruturação da relação de
medicamentos: definição de critérios e efetivação do processo.
• 4a etapa – fase de divulgação e implantação: elaboração de
estratégias para divulgação da relação, que poderá ser feira
por meio de seminários, palestras, meios de comunicação, instrumento
oficial (Portaria), entre outros, como forma de validar e
legitimar o processo. • 5ª etapa – elaboração de um formulário
terapêutico. Documento que consiste de informações técnicas
relevantes e atualizadas a respeito dos medicamentos que foram
selecionados, para subsidiar os prescritores.5.1.5
Procedimentos O processo de seleção necessita de planejamento,
organização, monitoramento e avaliação: • Criar a
Comissão/Comitê de Farmácia e Terapêutica (CFT). • Estabelecer
normas, procedimentos e responsabilidades dos membros da Comissão (em
Portaria e/ou regimento da Comissão). Podem-se criar
subcomissões para agilizar o processo e apoiar a CFT. • Definir
metodologia de trabalho, critérios a serem adotados no processo de
seleção, cronograma de execução, metas e instrumento para
avaliação do cumprimento das metas.
- 28. 34 ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA N A ATENÇÃO BÁSICA • Levantar informações relevantes para dar suporte ao trabalho, tais como: dados epidemiológicos, perfil da morbimortalidade, características da população a ser atendida, oferta de serviços clínicos por especialidades, estudos de consumo, perfil de prescrição e estudos de utilização, entre outras. • Levantar informações de referências bibliográficas, livros, periódicos, Formulário Terapêutico Nacional, entre outras. • Efetuar análise comparativa das informações científicas sobre cada produto e/ou grupo farmacológico de medicamentos. • Criar fóruns de discussão, oficinas, encontros temáticos, por grupo terapêutico, para maior participação possível de prescritores envolvidos, com fomulários para apresentação de sugestões a serem apreciadas pela Comissão nas reuniões mensais. • Elaborar formulários para inclusão e exclusão, consolidar as justificativas das sugestões e críticas encaminhadas pelos prescritores, levar para apreciação e análise da Comissão, disponibilizando todos os documentos pela Internet e/ou boletins. • Elaborar a relação de medicamentos essenciais. • Apresentar a relação à equipe de profissionais para consenso e aprovação. • Normalizar situações não contempladas: prescrição, dispensação de medicamentos sob controle especial, excepcionais, antimicrobianos, formas de utilização, tornando a seleção um instrumento de gestão. • Definir modelo de impressão, estrutura, formato, tamanho, forma mais adequada do documento para melhor assimilação. • Desenvolver estratégias para divulgação e adesão. • Atualizar preferencialmente, anualmente, para ajustá-la às necessidades e evoluções da terapêutica. • Acompanhar e avaliar o processo de implementação da relação e a sua utilização.5.1.6 Anexar ao documento • Formulário para inclusão e exclusão de medicamentos. • Informações a respeito de estabilidade dos medicamentos selecionados, conservação, legislação pertinente etc. • Critérios utilizados na seleção. • Normas e procedimentos para prescrição/dispensação, medicamentos de controle especial, excepcionais, antimicrobianos, medicamentos não incluídos na relação. • Normas de funcionamento da Comissão de Farmácia e Terapêutica.5.1.7 Critérios técnicos a serem observados na seleção de medicamentos • Selecionar medicamentos baseados em eficácia e segurança comprovada, conveniência, custo- tratamento. • Padronizar medicamentos pelo nome do princípio ativo: Denominação Comum Brasileira (DCB) ou a Denominação Comum Internacional (DCI). • Escolher, preferencialmente, substâncias com um único princípio ativo. Só aceitar associações de fármacos que apresentem significativa vantagem terapêutica sobre o uso dos produtos isolados. • Escolher medicamentos com propriedades farmacocinéticas mais favoráveis, permitindo maior comodidade na administração e que resultem em melhor adesão ao tratamento. • Forma farmacêutica que proporcione maior flexibilidade posológica, menor toxicidade relativa e maior comodidade ao usuário. • Escolher entre os medicamentos de mesma ação farmacológica, categoria química ou característica farmacocinética, o que apresente maior vantagem terapêutica. • Medicamentos com melhor relação custo-efetividade. • Evitar inclusão de número excessivos de medicamentos. • Evitar inclusão de associações. Observar disponibilidade no mercado; menor risco-benefício; melhor custo-efetividade; maior estabilida- de e propriedade farmacocinética mais favorável; apresentação de melhor comodidade de uso para o paciente. Eficácia é um benefício sobre a doença, baseado em ensaios clínicos controlados, delineamento experi- mental e relevância clínica. Segurança é condição indispensável para autorizar o uso clínico de qualquer produto.5.1.8 Estratégias para otimizar a seleção e o uso racional de medicamentos • Farmacoepidemiologia – farmacovigilância e estudos de utilização (prescrição, dispensação, educação em saúde). • Farmacoeconomia – análise econômica no campo da Assistência Farmacêutica.5.1.9 Comissão de Farmácia e Terapêutica (CFT) Instância colegiada, de caráter consultivo e deliberativo, que tem por finalidade selecionar medicamentosessenciais a serem utilizados no sistema de saúde nos três níveis de atenção, além de assessorar a gestão nasquestões referentes a medicamentos. Deve ser constituída com a finalidade de elaborar e/ou atualizar a relação de medicamentos e o formulárioterapêutico, além de realizar ações de promoção do uso racional de medicamentos.5.1.9.1 Funções A CFT, além da atividade de seleção de medicamentos e da elaboração do Formulário Terapêutico, deveatuar de forma permanente em diversas atividades, tais como: a) Assessoramento técnico • Atuar como órgão de apoio técnico e assessoramento à Gerência de Assistência Farmacêutica nos assuntos referentes a medicamentos. • Definir critérios para o uso de medicamentos e produtos afins. • Elaborar normas para prescrição e dispensação, bem como sobre medicamentos novos e de uso restrito, os que não integram a relação de medicamentos, visando disciplinar e harmonizar condutas terapêuticas, para racionalizar o uso de medicamentos. • Elaborar e incentivar a adoção de protocolos e diretrizes terapêuticas.
Avaliar pedidos de inclusão e exclusão de medicamentos
da relação de medicamentos essenciais. b) Investigação •
Fomentar a investigação sobre utilização de medicamentos e utilizar os
resultados como insumo para desenvolvimento de outras funções.
• Contribuir com as ações de farmacovigilância. •
Promover estudos de utilização de medicamentos (consumo, perfil de
utilização, reações adversas, impacto econômico etc).
c) Ações educativas • Fomentar e participar de atividades de
educação continuada da equipe de saúde sobre uso racional de
medicamentos. • Desenvolver e apoiar ações que visem à promoção
do uso racional de medicamentos. • Elaborar e divulgar
informações sobre os medicamentos (problemas no uso de medicamentos ,
perguntas e respostas sobre medicamentos, revisão
bibliográfica de artigos, estudos estatísticos, dados sobre
consumos, estudos clínicos etc.) para profissionais da saúde e usuários,
por meio da Internet, boletins eletrônicos e/ou outros
meios.5.1.9.2 Estrutura da Comissão A composição da Comissão vai
depender da disponibilidade dos recursos humanos existentes.
Reco-menda-se contar com médicos, farmacêuticos, enfermeiros, dentistas,
entre outros profissionais de saúde. É fundamental a
elaboração de regimento, no qual conste: composição, atribuições e
responsabilidades,duração de mandato dos membros, critérios e controle
na participação, avaliação e funcionamento geral, de formaclara e bem
definida.5.1.9.3 Composição • O critério de participação deve
estar vinculado à competência técnica. A composição deve ser
multidisciplinar, com representantes da saúde, com destacado
conhecimento farmacológico, terapêutico, de clínica médica
etc. • O número de participantes deve abranger o maior número de
especialidades médicas, para maior representatividade. Se
necessário, devem ser formadas subcomissões e participação de
especialistas para assessorar a comissão em questões gerais
e/ou específicas.5.1.9.4 Funcionamento/organização • A Comissão
deve funcionar por meio de regimento, com definição de metodologia de
trabalho e prazo para sua execução. • Elaborar
cronograma das reuniões, definindo pauta, data, local, horário, com
comunicação antecipada. • Documentar em atas e arquivar todas as
atividades desenvolvidas. • Ao preparar as reuniões, deve-se
dispor de documentação adequada e referência bibliográfica para
dar suporte ao trabalho. • As questões devem ser
preferencialmente, decididas por consenso.Avaliação da Comissão
Devem-se elaborar indicadores para avaliação do processo e do trabalho
da Comissão. • Número de reuniões realizadas. •
Porcentual de participação dos membros. • Número de boletins e
publicações elaboradas, relatório de desempenho de atividades, entre
outras.5.1.10 Formulário terapêutico Consiste em documento com
informações científicas sobre os medicamentos selecionados, visando
sub-sidiar os profissionais de saúde na prescrição e dispensação dos
medicamentos da relação de medicamentosessenciais. É instrumento
complementar a relação de medicamentos essenciais, contendo todas as
informaçõesfarmacológicas sobre cada medicamento da relação. Sua
estrutura e formato devem favorecer a consulta, de forma prática e
objetiva. Deve conter todos osmedicamentos identificados por grupo
terapêutico, informações farmacêuticas, propriedades farmacológicas e
te-rapêuticas. Deve conter, ainda, normas e procedimentos para
prescrição, dispensação e uso.5.1.10.1 Informações contidas no
Formulário Terapêutico dividem-se em: • Informações terapêuticas
e farmacológicas Manifestações gerais das doenças, descrição do
medicamento, características farmacológicas do medi-camento, indicação,
contra-indicação, precauções, posologia, via de administração, duração
do tratamento,interações, efeitos adversos. • Informações
farmacêuticas Nome genérico, grupo terapêutico, forma
farmacêutica, concentração, apresentação; recomendaçõesgerais quanto à
prescrição, dispensação e cuidados com os medicamentos.5.1.10.2 Conteúdo
mínimo do Formulário Terapêutico a) Apresentação do documento:
• Título. • Nomes dos membros da Comissão e/ou equipe
responsável pela elaboração. • Sumário. • Relação de
todos os medicamentos selecionados por ordem alfabética e por grupo
terapêutico. b) Informações farmacêuticas: • Grupo
farmacológico/terapêutico. • Nome do produto por denominação
genérica. • Forma farmacêutica. • Concentração.
Condições
de conservação. • Validade. • Excipientes. •
Descrição do produto. • Categoria. c) Informações
farmacológicas • Mecanismo de ação. • Efeitos
farmacológicos. d) Informações clínicas • Indicação com
critério de diagnóstico. • Contra-indicação. • Posologia
(dose máxima e mínima para adultos e crianças). • Intervalo de
dose. • Via de administração. • Duração do tratamento.
• Precaução e advertências em relação a gestantes, idosos,
lactentes etc. e) Efeitos adversos/incompatibilidades •
Efeitos adversos. • Precauções. • Interações. •
Incompatibilidades.5.1.11 Protocolos terapêuticos Tendo em vista
as diversidades de conduta clínica e a complexidade de tecnologias, as
indicaçõespara a maioria dos medicamentos não seguem padrão de
uniformidade. Assim, estabelecer protocolos é defundamental importância
para a harmonização das condutas terapêuticas, em conformidade com a
medicinabaseada em evidências. Os protocolos devem ser
elaborados a partir da relação de medicamentos essenciais e do
formulárioterapêutico. Devem ser acompanhados e avaliados
sistematicamente. Sua elaboração precisa envolver a equipe,com a
finalidade de favorecer o processo de educação continuada e a troca de
informações. Devem ser elaborados de forma participativa, com
especialistas de cada clínica médica, além de socieda-des médicas.
Os protocolos devem contemplar procedimentos e condutas
cientificamente recomendadas, incluindo asnão medicamentosas, buscando
definir e harmonizar especialmente indicações, posologias, duração de
tratamento. O ideal é que as informações dos medicamentos
selecionados estejam anexadas à relação de medica-mento, em um único
documento.
Programação
Programar consiste em estimar quantidades a serem
adquiridas para atendimento a determinada demandados serviços, por
determinado período de tempo. A programação inadequada reflete
diretamente sobre o abaste-cimento e o acesso ao medicamento.5.2.1
Objetivos • Identificar quantidades necessárias de medicamentos
para o atendimento às demandas da população. • Evitar aquisições
desnecessárias, perdas e descontinuidade no abastecimento. •
Definir prioridades e quantidades a serem adquiridas, diante da
disponibilidade de recursos.5.2.2 Requisitos necessários • Dispor
de dados de consumo e de demanda (atendida e não atendida) de cada
produto, incluindo sazonalidades e estoques existentes,
considerando períodos de descontinuidade. • Sistema de informação
e de gestão de estoques eficientes. • Perfil epidemiológico
local (morbimortalidade) – para que se possa conhecer as doenças
prevalentes e avaliar as necessidades de medicamentos para
intervenção. • Dados populacionais. • Conhecimento da rede
de saúde local (níveis de atenção à saúde, oferta e demanda dos
serviços, cobertura assistencial, infra-estrutura, capacidade
instalada e recursos humanos). • Recursos financeiros para
definir prioridades e executar a programação. • Mecanismos de
controle e acompanhamento.5.2.3 Procedimentos • Definir critérios
e métodos a serem utilizados para elaboração da programação e o período
de cobertura. • Elaborar formulários apropriados para o registro
das informações. • Efetuar levantamentos de dados de consumo, de
demanda, de estoques existentes de cada produto, considerando
os respectivos prazos de validade. • Analisar a programação dos
anos anteriores e efetuar análise comparativa. • Estimar as
necessidades reais de medicamentos. • Elaborar planilha contendo:
relação dos medicamentos com as especificações técnicas, quantidades
necessárias e custo estimado para cobertura do período
pretendido. • Identificar fontes de recursos para assegurar a
aquisição dos medicamentos. • Acompanhar e avaliar.5.2.4 Métodos
de programação Existem diversos métodos para se programar
medicamentos. Os métodos mais utilizados são: por perfilepidemiológico,
por consumo histórico, por oferta de serviços.
Recomenda-se a
combinação dos diversos métodos, para uma programação mais ajustada:
• Perfil epidemiológico. • Consumo histórico.
• Consumo Médio Mensal (CMM). • Oferta de
serviços.5.2.4.1 Perfil epidemiológico Método que se baseia,
fundamentalmente, nos dados de morbimortalidade, considerando-se:
dadospopulacionais, esquemas terapêuticos, freqüência de apresentação
das enfermidades em uma determinada popula-ção, capacidade de cobertura,
dados consistentes de consumo de medicamentos, oferta e demanda de
serviços naárea de saúde. Inicia-se com um diagnóstico
situacional de saúde da população, com análise das enfermidades
prevalentes,para as quais devem incidir as ações de intervenção
sanitária, para gerar impacto positivo na situação demorbimortalidade.
a) Procedimentos • Listar os principais problemas
de saúde por grupo populacional e faixa etária. •
Relacionar os medicamentos selecionados para o atendimento às
enfermidades identificadas. • Definir esquema terapêutico e
as quantidades de medicamentos necessárias por tratamento. •
Calcular a quantidade necessária para o tratamento da população-alvo ou
porcentagem da população a ser atendida. •
Avaliar a repercussão financeira e compatibilizar com os recursos
existentes. Exemplo: (1) (2)
(3)
(4) Problema de saúde Esquema
Terapêutico % ou Total
Quantidade por grupo Medicamento
o Quantidade da pop. a ser
Dose/dia N dias
Total populacional
tratamento atendida
Parasitose Metronidazol 2 comp.
56.000 Amebíase
Adulto 07 8 x 7
= 56 56 com. X 1.000 250 mg/comp.
4 x dia
comprimidos Metronidazol susp. 5mL 3 x dia =
15mL x 5 dias = Giardíase Criança
05 1 vd x 1.000
1.000 vidros Oral 4% 15ml
75 mL = 1 vd b) Vantagens e desvantagens da
programação por perfil epidemiológico Vantagens
Desvantagens
Confiabilidade duvidosa em
razão da incerteza dos registrosNão requer dados de consumo
epidemiológicosAplicável
quando: a) Não se dispõe de informações de utilização de
medicamentos; e Pode acarretar programação
superestimada. b) Deseja-se implantar novos serviços na rede
de saúde.
Consumo histórico Método que consiste na análise do
comportamento do consumo de medicamentos, em uma série históricano
tempo, possibilitando estimar as necessidades. a) Requisitos
necessários • Registros de movimentação de estoques (entradas,
saídas, estoque). • Dados de demanda (atendida e não atendida).
• Inventários com informações de, pelo menos, 12 meses,
incluídas as variações sazonais (que são alterações na
incidência das doenças, decorrentes das estações climáticas). Com esses
dados, dispõe- se de informações aproximadas das
necessidades, desde que não ocorram faltas prolongadas de
medicamentos e que os registros sejam confiáveis. A
programação baseada apenas em dados de consumo reflete equívocos nem
sempre adequados à realidade e à terapêutica utilizada.
b) Procedimentos • Efetuar levantamento de dados (série
histórica representativa do consumo no tempo – pelo menos 12
meses). • Calcular o consumo de cada medicamento (somam-se as
quantidades consumidas e divide-se pelo número de meses de
utilização). • Analisar a variação dos consumos de cada
medicamento, em função do tempo. • Recomenda-se definir um ponto
de reposição, considerando o Consumo Médio Mensal e o tempo
médio para aquisição/re-suprimento. • Quantificar as
necessidades de medicamentos. A programação de um estoque
de segurança deve ser avaliada considerando a reserva de
recursos financeiros, muitas vezes escassos. Entretanto, exceções devem
ser consideradas em razão dos fatores que interferem no
processo de aquisição, tais como: demora no processo
licitatório, distância geográfica, tempo médio na reposição de estoques e
periodicidade das aquisições. c) Vantagens e
desvantagens Vantagens
DesvantagensNão requer dados de morbidade e de
esquemas Dificuldade na obtenção de dados de consumo fidedignos
e/ ou queterapêuticos retratem a
real necessidade Não é
confiável quando ocorrem períodos prolongados deRequer cálculos
simplificados
desabastecimento5.2.4.3 Consumo Médio Mensal (CMM) Método que
consiste na soma dos consumos de medicamentos utilizados por determinado
período detempo, dividido pelo número de meses em que cada produto foi
utilizado. Deve-se excluir perdas, empréstimos eoutras saídas de
produtos não regulares.
Exemplo 1:
Consumo/mês
Medicamento jul.
ago. set. out. nov. dez. total CMMÁcido
acetilsalicílico 100 mg /comp. 500 600 500
1000 560 600 3.760 626 CMM: 3.760/6= 626
comp Exemplo 2:
Meses/consumo
Medicamento jul.
ago. set. out. nov. dez. total CMMAmpicilina
susp. oral 50 mg/mL 100 50 100 80
100 75 505 84 CMM: Soma dos consumos dos
seis meses (julho a dezembro)505/6= 84 frascos. a) Consumo,
necessidade e demanda • Consumo – é a quantidade de medicamento
utilizada nos serviços de saúde em intervalos de tempo
(dias, semanas, meses, anos). Os dados de consumo podem surgir de
necessidades reais ou de distorções do serviço, falta de
produtos, substituições de medicamentos por outros, quando na falta de
algum; ou, ainda, de prescrições médicas irracionais, não
apropriadas do ponto de vista terapêutico, entre outros.
• Necessidade – é a quantidade de medicamentos prevista para uso,
de acordo com o perfil epidemiológico local. Varia de acordo
com a oferta de serviços, nível de complexidade de serviços de saúde,
registros fidedignos e atualizados, entre outros. •
Demanda – são necessidades identificadas, que são atendidas ou não.
O Demanda total ou real – é a soma da demanda atendida e a não
atendida. O Demanda não atendida – quantidade de
medicamento prescrito e não atendido. b) Cálculo da demanda
o
N de dias em que faltou o medicamento
Demanda não-atendida o
x CMM
N de dias de funcionamento da unidade A
demanda não atendida pode ser calculada de várias formas, como por
exemplo: aplicação da fórmulaou por regra de três simples.
Exemplo 1: Na Unidade de Saúde de Arara, no mês de maio (22 dias de
funcionamento) foram distribu-ídos 1.100 comprimidos de Captopril 25 mg
durante os 11 primeiros dias de funcionamento da Unidade. Sabe-seque o
CMM é de 3.000 comprimidos. Calcule a demanda total (atendida e não
atendida). c) Cálculo pela fórmula
11 dias Demanda não-atendida
x 3.000
1.500
22 dias Demanda total = demanda atendida (1.100) + demanda não
atendida (1.500) = 2.600 d) Cálculo pela regra de três Se em
11 dias foram consumidos 1.100 comprimidos Em 22 dias serão
consumidos X= 22 dias x 1.100/11= 2.200 e) Por
que há diferença nos resultados dos cálculos? • Quando se
utiliza a fórmula, considera-se o CMM. • Quando se aplica a
regra de três, considera-se, apenas, o consumo nos dias do
atendimento.5.2.4.4 Método por oferta de serviços Método
utilizado quando se trabalha por serviços ofertados. Estimam-se as
necessidades de medica-mentos em função da disponibilidade de serviços
ofertados à determinada população-alvo. São estabelecidas peloporcentual
de cobertura, não sendo consideradas as reais necessidades existentes.
Procedimentos: • Levantar informações dos registros de
atendimento na rede de serviços (postos e centros de saúde,
unidades mistas e hospitais). • Sistematizar as informações,
relacionando os diagnósticos mais comuns e a freqüência de ocorrência
de doenças por determinado período de tempo. • Verificar
os esquemas terapêuticos e quantidade por tratamento prescrita.
• Estimar as necessidades. • Multiplicar o número de casos
estimados para o atendimento de cada enfermidade considerada.
Multiplicar pela quantidade de medicamentos necessária ao
esquema terapêutico proposto, (x) população-alvo ou porcentual
de cobertura da população a ser atendida, (x) o período de tempo (meses
ou anos).5.3 AQUISIÇÃO Consiste num conjunto de procedimentos
pelos quais se efetiva o processo de compra dos medicamen-tos, de acordo
com uma programação estabelecida, com o objetivo de suprir necessidades
de medicamentos emquantidade, qualidade e menor custo-efetividade e
manter a regularidade do sistema de abastecimento.5.3.1 Requisitos
necessários para uma boa aquisição Em razão da complexidade e
diversidade de segmentos envolvidos, é imperativo estabelecer uma
políticade aquisição, com diretrizes claras, para dar agilidade ao
processo e evitar irregularidades no abastecimento. O processo
de aquisição, para ser bem executado, deve considerar diversos fatores e
atender a algunsrequisitos, tais como: a) Existência de uma
política de aquisição É imprescindível a existência de
diretrizes claras, prioridades, normas e procedimentos em relação
aoprocesso de aquisição: modalidade, forma de aquisição (se
centralizada, descentralizada) fontes de recursos,periodicidade, fluxo
do processo, responsabilidades dos setores envolvidos, relação de
medicamentos, entreoutras questões pertinentes. b) Programação
das compras A programação de compras está diretamente relacionada
às definições da política de aquisição. A progra-mação de aquisição
deve responder: O que comprar? Para quem? Modo de comprar? Quanto?
Quando? Comocomprar?
O que comprar – definir o que precisa ser
adquirido da relação de medicamentos essenciais. • Para quem
comprar – é preciso ter clareza das prioridades no atendimento às
demandas. Se a aquisição é para atender metas definidas no
plano de saúde e/ou pacto de gestão à saúde? Se para atender a
oferta de serviços de saúde, quais? Se para atender programas ou ações
estratégicas em saúde, necessidades locais, ou de grupos
populacionais e/ou enfermidades? Ou de acordo com solicitações
médicas? • Modo de comprar – a modalidade de aquisição pelo
Pregão e por Sistema de Registro de Preço não depende de
limites de valores estabelecidos de aquisição. Compra-se em qualquer
quantidade e valor. São as modalidades de compras mais
recomendadas para o serviço público. • Quando comprar – é
necessário estabelecer a periodicidade das compras, se mensal,
trimestral, semestral, anual, com entrega programada, para
otimizar tempo e recursos. • Como comprar – de forma
centralizada ou descentralizada. O Compras centralizadas –
possibilitam maior economia de escala, asseguram maior cumprimento de
normas legais e sanitárias; exigem recursos humanos com
conhecimentos mais especializados; evita- se comprar
medicamentos não incluídos na relação de medicamentos essenciais,
compras fracionadas e de pequenos volumes em quantidades e
recursos. Economia de escala significa que quanto
maior a quantidade a ser adquirida, menor será o custo
unitário do produto. O Compras descentralizadas – só
apresentam vantagens se forem adquiridas quantidades significativas
e bem planejadas: compras anuais, com entregas programadas,
ou feitas por Sistema de Registro de Preços e/ou Pregão.
Compras em pequenas quantidades e feitas de forma segmentada não
apresentam vantagens. • Fluxo operacional, atribuições e
competências em relação ao processo de aquisição – faz-se necessário
ampla discussão com todos os segmentos das áreas da saúde e os
diretamente envolvidos no processo de aquisição: Planejamento,
Orçamento, Finanças, Comissão de Licitação, Assistência Farmacêutica
e outros, geralmente áreas de interesses conflitantes, para
harmonização de procedimentos e condutas. c) Existência de
relação de medicamentos essenciais A relação de medicamentos
essenciais é o instrumento norteador do processo de gestão e das
políticasfarmacêuticas. A seleção é uma das principais estratégias de
definição da política local, bem como da aquisição e dapromoção do uso
racional. d) Pessoal qualificado O processo de aquisição
exige conhecimento sobre Lei de Licitação e suas alterações; Registro
Nacionalde Preços; Pregão; Legislação Sanitária Federal, estadual e
municipal, relacionadas aos medicamentos; Autoriza-ção de Funcionamento,
Licença Sanitária para Fabricação, Distribuição, Registro de
Medicamentos, Boas Práticasde Fabricação, recolhimento e problemas
existentes na área de medicamentos, entre outros. e) Normas e
procedimentos operacionais com definição explícita das responsabilidades
e fluxo operacionaldo processo de compras. f) Sistema de
informação e gestão de material eficiente, que permita identificar em
tempo oportuno ohistórico da movimentação dos estoques (entradas e
saídas); os níveis de estoques: mínimo, máximo, ponto dereposição,
rastreabilidade dos lotes, dados de consumo e demanda atendida e não
atendida de cada produtoutilizado, entre outras informações.
g) Articulação
permanente com os setores envolvidos no processo de aquisição para troca
de informa-ções, atualizações e discussões pertinentes: Comissão de
Licitação, Pregoeiros, Orçamento e Finanças, Material ePatrimônio,
Planejamento, Fornecedores, Vigilâncias Sanitárias. h) Cadastro
de fornecedores Deve-se dispor de um cadastro de fornecedores
que permita selecionar os que têm melhores condiçõesde atender às
necessidades de entrega, preço e qualidade. Para selecionar os
fornecedores, alguns critérios devemser exigidos e constar no cadastro e
no edital de compras de medicamentos. i) Catálogo de compras ou
manual de especificação técnica O catálogo de medicamentos ou
manual de especificação técnica é uma ferramenta indispensável e
desuporte às aquisições de medicamentos. Consta de um conjunto de
informações específicas dos medicamentosa serem adquiridos, para
caracterizar bem os produtos, cuja finalidade é agilizar o processo de
compra e racio-nalizar tempo. Principais aspectos que devem
constar no conteúdo de um catálogo de compras ou manual de
especificaçãode compras • Nomes dos medicamentos por ordem
alfabética e Denominação Comum Brasileira (DCB) / nome da
substância química/princípio ativo. • Número do código dos
medicamentos – isto é, se houver um sistema de codificação. Sistema
utilizado para identificar os princípios ativos, dentro de um
contexto farmacológico e terapêutico. Alguns serviços utilizam
codificação, principalmente os departamentos de aquisições, para fins
estatísticos, para relacionar com consumo/mês, quantidade
comprada do produto, dados de preço por produto, provedor,
entre outros. • Forma farmacêutica – é a forma como a substância
ativa/princípio ativo se apresenta (comprimido, cápsula,
líquido, injetável etc.). • Concentração – é a quantidade da
substância/princípio ativo, que contém a unidade de apresentação.
Ex: AAS 100mg. • Apresentação da embalagem – o tipo da
embalagem do medicamento impacta no preço do produto. Quanto
maior a capacidade de envase, menor o preço. Deve especificar sempre a
quantidade na embalagem: se com 1.000 comprimidos; 100; ou 10;
se quantidade por tratamento; ou se por unidade por caixa, ou
unidade individualizada de cada medicamento. • Especificação
técnica – no catálogo, devem constar as especificações de qualidade
requerida para cada produto em termos de farmacopéia, entre
outros aspectos que assegurem a qualidade do produto. • Níveis
de utilização – no catálogo deve constar a indicação da utilização de
cada medicamento por nível de complexidade de atenção à
saúde.5.3.2 Edital – critérios técnicos e administrativos O
Edital é o ato pelo qual a Administração dá início à fase externa do
procedimento licitatório, dandoconhecimento sobre a Licitação, condições
de participação, descrição do objeto, data de abertura e encerramentode
entrega de propostas, entre outros quesitos. O artigo 40 da Lei no
8.666/1993 estabelece os requisitos quedevem constar do Edital.
Para aquisição de medicamentos, o Edital deve ser diferenciado dos
demais tipos de aquisição. É precisoadequar requisitos e critérios
específicos de ordem técnica e administrativa, que garantam a qualidade
do processode compra e dos produtos a serem adquiridos.
Edital – é a lei
interna da Licitação. A vinculação ao Edital é princípio básico de toda
Licitação. Nenhu- ma exigência que não conste no Edital poderá
ser solicitada ao fornecedor. Para tanto, deve ser bem elaborado e
constar de requisitos técnicos e administrativos, como forma de
assegurar a qualidade do processo de aquisição e dos medicamentos
que estão sendo adquiridos. Alguns requisitos administra- tivos
que devem ser inseridos em Edital e/ou Contrato de Compras de
Medicamentos5.3.2.1 Aspectos relacionadas aos procedimentos
administrativos • Documentação fiscal – os medicamentos devem ser
entregues com a documentação fiscal, em duas vias, com
especificação da quantidade por lotes entregue de cada medicamento.
• Quantidades – os medicamentos devem ser entregues nas quantidades
requeridas e apresentação em unidades individualizada. •
Prazos de entrega – os medicamentos devem ser entregues de acordo com os
prazos estabelecidos no Edital. • Preços – os preços
devem estar descritos em documento fiscal, tanto o unitário quanto o
fiscal. • Transporte – os medicamentos só serão recebidos por
transportadora autorizada. Os medicamentos termolábeis devem ser
acondicionados em caixas térmicas (isopor ou equivalente) com controle
de temperatura. • Informações sobre o produto – poderão
ser solicitadas ao fornecedor, pelo pregoeiro ou pela Comissão
de Licitação. Por exemplo: as informações adicionais que se julgarem
necessárias; laudos técnicos de análises dos produtos; amostras
do medicamento e outras, a qualquer tempo e/ou fases do procedimento
licitatório; com a finalidade de dirimir as dúvidas e instruir as
decisões relativas ao julgamento. Se for necessário o
cumprimento de quesito específico, o Edital deve dispor a respeito.
• Os medicamentos a serem adquiridos devem ser ordenados,
preferencialmente, pela classe farmacológica. Com tal medida, as
exigências tendem a ser as mesmas para todos os medicamentos de
uma licitação.5.3.2.2 Requisitos técnicos que devem ser exigidos em
Edital de e/ou Contrato de Aquisiçãode Medicamentos São requisitos
relacionados aos aspectos qualitativos do produto e à verificação da
legislação sanitária: • A proposta deverá conter a marca
(medicamentos de referência e similar), o fabricante e a procedência
do medicamento oferecido. • Especificações técnicas – os
medicamentos devem estar com as especificações em conformidade com
o que foi solicitado: forma farmacêutica, concentração, condições de
conservação etc. • Registro sanitário do produto – deverá ser
entregue junto com a proposta de preços, prova de registro do
medicamento na Agência Nacional de Vigilância Sanitária (registro
emitido pela Anvisa ou cópia da publicação do Diário Oficial da
União). • Se o medicamento constar da relação da Portaria n o
344/1998, a empresa deverá apresentar autorização especial de
funcionamento, emitida pela Anvisa. • Embalagem – o medicamento
deve ser entregue na embalagem original, em perfeito estado, sem sinais
de violação, aderência ao produto e umidade; sem inadequação de
conteúdo e identificadas, as condições de temperatura exigida em
rótulo, e com o número do registro emitido pela Anvisa.
Rotulagens e bulas
Todos
os medicamentos, nacionais ou importados, devem apresentar nos rótulos e
bulas todas as informações em língua portuguesa. Ou seja: número de
lote, data de fabricação e validade, nome do responsável técnico,
número do registro, nome genérico e concentração de acordo com a
Legislação Sanitária e nos termos do artigo 31 do Código de Defesa do
Consumidor, entre outros.• Responsável técnico – nas embalagens devem
constar o nome do farmacêutico responsável pela fabricação do produto,
com o respectivo número do CRF e a unidade federativa na qual está
inscrito. O registro do profissional deve ser, obrigatoriamente, da
unidade federada onde a fábrica está instalada.• Lote – o número dos
lotes deve estar especificado na nota fiscal por quantidade de cada
medicamento entregue.• Validade do medicamento O Os medicamentos
devem ser entregues por lotes e data de validade, com seus respectivos
quantitativos na nota fiscal. O Todos os lotes deverão vir
acompanhados de laudo analítico-laboratorial, expedido pela empresa
produtora/ titular do registro na Agência Nacional de Vigilância
Sanitária e/ou laboratório integrante da Reblas (Rede Brasileira
de Laboratórios Analíticos em Saúde).• O prazo de validade dos
medicamentos não deverá ser inferior a doze meses a contar da data da
entrega do produto. O Edital deve dispor sobre o prazo de validade do
medicamento, quando da entrega. Sugerimos que os medicamentos sejam
entregues com prazo equivalente a, no mínimo, 75% de sua validade,
contados da data de fabricação. Por exemplo: se o medicamento possui
validade de 24 meses contados da data de fabricação, quando da entrega
deverá possuir, no mínimo, 18 meses. O Laudo de Análise de Controle
de Qualidade – os fornecedores (fabricantes, distribuidoras ou empresas
importadoras) deverão apresentar o laudo técnico de análise dos
medicamentos, emitidos pelo fabricante/detentor do registro e/ou
laboratório integrante da Reblas. Se necessário, o Edital deve
dispor sobre esta exigência para apresentação do laudo, juntamente com a
proposta. O O Laudo de Análise deve contemplar: - Identificação
do laboratório. - Especificações (valores aceitáveis) e
respectivos resultados das análises dos produtos. - Identificação
do responsável com o respectivo número de inscrição no seu conselho
profissional correspondente. - Lote e data de fabricação.
- Assinatura do responsável, data e resultado. O Laudo de Análise
deve ser apresentado para cada lote a ser fornecido. As especificações
de cada produto devem estar baseadas em referências farmacopéicas
oficialmente reconhecidas.• Certificado de Cumprimento das Boas Práticas
de Fabricação – poderá ser exigido que o fornecedor apresente, junto
com a proposta, cópia do certificado das boas práticas de fabricação
e/ou cópia da publicação no Diário Oficial da União (DOU).• Certificado
de Boas Práticas de Fabricação e Controle (BPFC) – é um documento
expedido pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), que
atesta que a empresa produtora cumpre com as Boas Práticas de
Fabricação e Controle para determinada linha de produção da empresa. É
concedido por linha de produção/formas farmacêuticas. Deve-se observar
no Certificado qual a linha produtiva que foi certificada
e se esta corresponde aos medicamentos objeto da Licitação.
Uma mesma empresa pode estar certificada para sólidos e não para
líquidos e injetáveis. O certificado não se aplica a
todos os produtos fabricados pela empresa. O O relatório de
inspeção emitido pelas vigilâncias sanitárias locais, não substitui o
Certificado de Boas Práticas, nem vale como documento de
certificação da empresa. O Distribuidoras e/ou importadoras
deverão apresentar Certificado de Boas Práticas de Fabricação
do fabricante do produto por elas comercializado. O
Validade do certificado: um ano a partir da data de publicação no DOU.
Só é válido se publicado neste Diário. De
acordo com a Portaria GM no 2.814, de 29 de maio de 1998 (BRASIL,
1998c), os produtos a serem fornecidos pelas empresas
vencedoras das licitações devem apresentar em suas embalagens
a expressão: Proibida a venda no comércio.5.3.3 Procedimento para a
aquisição de medicamentos Comprar exige planejamento. As
quantidades a serem adquiridas devem estar em conformidade com
asnecessidades programadas e prioridades estabelecidas no Plano de Saúde
e no Pacto de Gestão, previamentediscutidas com o gestor da saúde e os
setores envolvidos no processo de aquisição de medicamentos:
planejamen-to, orçamento, finanças entre outros. • Estabelecer
requisitos técnicos e administrativos em Edital. • Identificar
necessidades na programação de medicamentos – verificar consumo,
demanda, sazonalidades, níveis de estoques e definir as
quantidades necessárias para o determinado período de compra.
• Identificar os recursos disponíveis e compatibilizar com as
prioridades, para elaboração do pedido de aquisição. •
Efetuar pesquisa de preço no mercado, para estimar o valor provável da
compra e posterior comparação com os preços cotados na
Licitação. A pesquisa de preços não deve se limitar à consulta junto aos
fornecedores. Devem ser consultados os sites de Secretarias
de Saúde que disponibilizam os preços pagos, Banco de Preços
em Saúde (BPS) do Ministério da Saúde, do Comprasnet, entre outros, a
fim de se verificar quais os preços pagos em outras compras
públicas. • Elaborar corretamente o pedido de compra, com
especificações detalhadas sobre os medicamentos, por meio de
planilha detalhada com todas as informações necessárias: nome do
medicamento por denominação genérica/ nome da substância (de
acordo com a DCB), forma farmacêutica, apresentação do
produto, quantidade, consumo/mês, preço unitário e preço total, data da
última aquisição e estoque. • Encaminhar o pedido de compra ao
gestor, para autorização de abertura do processo licitatório.
Deve-se enviar cópia do pedido aos setores envolvidos para conhecimento
do que está sendo adquirido. • Acompanhar a execução da
aquisição, publicação de Edital, habilitação e qualificação de
fornecedores, abertura de propostas, julgamento das
propostas/classificação, formalização do contrato. • Participar
do processo – julgar as propostas e selecionar a melhor proposta que
atenda às exigências do Edital. • Acompanhar a entrega
dos medicamentos para assegurar que estão em conformidade com o Edital,
contrato e proposta da empresa em relação a prazos e
condições técnicas estabelecidas. • Receber, armazenar, controlar,
distribuir e avaliar. • Avaliar o processo da compra, o
desempenho de fornecedores e das atividades.5.3.4 Licitação É
um conjunto de procedimentos formais que devem ser registrados em
processo próprio, observando osprincípios da legalidade, igualdade,
publicidade, probidade administrativa, vinculação ao Edital e do
julgamentoobjetivo, entre outros. É uma determinação
constitucional estabelecida no artigo 37, inciso XXI, regulamentada pela
Lei Federalno 8.666, de 21 de junho de 1993, atualizada pelas leis no
8.883, de 8 de junho de 1994 e no 10.520/2002, queimpõem à Administração
Pública o dever de licitar. A Licitação destina-se a garantir a
observância do princípio constitucional da isonomia e a selecionar
aproposta mais vantajosa para a Administração.5.3.4.1 Modalidades de
Licitação Modalidade de Licitação é a forma pela qual se conduz o
procedimento licitatório, a partir de critériosestabelecidos na Lei de
Licitação. A Lei no 8666/1993 (BRASIL, 1993) prevê as seguintes
modalidades de Licitação: Concorrência, To-mada de Preços, Convite,
Concurso e Leilão. O que diferencia as modalidades de Licitação é o
valor estimado dalicitação/aquisição. Para cada modalidade de licitação
há valores limites estabelecidos, exigências específicas
deprocedimentos, formalização do processo e prazos. As
modalidades Concurso, Leilão e Pregão têm procedimentos diversos e não
estão vinculadas a valoresestabelecidos. a) Convite •
Modalidade de licitação entre interessados cadastrados ou não, em número
mínimo de 03 (três). • Prazo de divulgação: no mínimo 5 (cinco)
dias úteis. • Meios de divulgação: convocação escrita afixada
no quadro de avisos da Instituição. Caso não haja três propostas
válidas, repete-se o Convite. Se não aparecer o número mínimo de
licitantesenvolvidos, a situação deverá ser devidamente justificada e
procede-se a continuidade do Convite com os partici-pantes que se
apresentarem. Todos aqueles que manifestarem interesse em
participar do convite, estando cadastrados, poderão parti-cipar, desde
que solicitem o Edital com antecedência de 24 (vinte e quatro) horas da
data fixada para apresentaçãodas propostas. b) Tomada de Preços
• Modalidade de Licitação entre interessados cadastrados ou que
atendem às condições exigidas para cadastramento até o
terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a
necessária qualificação. • Prazo de divulgação: no
mínimo 15 (quinze) dias. • Meios de divulgação: Diário Oficial
da União (DOU) e jornal de grande circulação.
c) Concorrência
• Modalidade de Licitação entre interessados que, na fase inicial de
habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos
mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto.
• Prazo de divulgação: no mínimo 30 (trinta) dias. •
Meios de divulgação:Diário Oficial da União (DOU) e jornal de grande
circulação.5.3.4.2 Pregão Instituído pela Lei no 10.520/2002. O
Pregão pode ser realizado com a presença dos representanteslegais das
empresas (Pregão Presencial) ou utilizando meios eletrônicos (Pregão
Eletrônico). Neste último caso,deve haver regulamentação própria do
estado ou município. O Pregão, ao contrário do Convite, Tomada
de Preços e Concorrência, não é feito pelo valor estimadoda contratação.
Destina-se a aquisições de qualquer valor. • Prazo de
divulgação do Pregão: 8 (oito) dias úteis. • Meios de
divulgação: Diário Oficial da União (DOU), internet, jornal de grande
circulação local. a) Fases do Pregão Todas as fases das
demais modalidades estão presentes no Pregão, acrescidas das fases de
credenciamento,seleção, lances e negociação. As competências do
Pregoeiro e da Equipe de Apoio ao Pregoeiro estão discrimina-das na Lei
no 10.520/2002. Destaque-se que, enquanto no Convite, na Tomada
de Preços e na Concorrência a habilitação precede ojulgamento das
propostas, no Pregão ocorre a inversão das fases: após conhecer o autor
da melhor oferta é que seanalisa a sua documentação. • Na fase
de credenciamento, que ocorre no início da sessão do Pregão, verifica-se
se quem está representando a empresa tem poderes para tal.
• Na fase de seleção das propostas são selecionadas aquelas que
irão para a fase de lances. No Pregão Eletrônico todas as
propostas vão para a fase de lances. No entanto, no Pregão
Presencial, a Lei no 10.520/2002 definiu os seguintes critérios de
seleção: O São selecionadas a proposta de menor preço e
todas as outras com preço 10% mais que o menor preço. Se
esta situação não for possivel, selecionam-se as três propostas com
menor preço. • Na fase de lances, o autor da proposta
selecionada de maior preço é convidado a oferecer um preço
menor do que a proposta de menor preço, e assim por diante. A fase de
lances se encerra quando todos declinarem de oferecer lances.
• Após a fase de lances, o Pregoeiro deve examinar se o preço
final obtido está dentro do limite fixado pela autoridade
competente como preço aceitável. Não estando, o Pregoeiro passará para a
etapa de negociação, na qual irá procurar reduzir o preço
para obter uma oferta dentro do limite de preços considerado
aceitável. • Outra inovação do Pregão refere-se ao recurso. Ele
deve ser manifestado, de forma fundamentada, ao fim da sessão
do Pregão e pode se referir a qualquer etapa da licitação (recurso
único). Não havendo recurso, o Pregoeiro adjudicará o objeto
da Licitação na própria sessão. Havendo recurso, a adjudicação
caberá, obrigatoriamente, à autoridade superior.
b) Recursos Todas as
decisões relativas à fase externa da Licitação podem ser questionadas
pelas licitantes presentesnaquela fase que está sendo impugnada, por
intermédio de recurso, e os demais interessados, também presentesnaquela
fase, podem apresentar contra-razões de recurso. Quando o
julgador não acata os termos do recurso e mantém sua decisão, o recurso
deve ser apreciadopela autoridade superior.5.3.4.3 Registro de Preços
É um tipo especial de Licitação, realizada obrigatoriamente nas
modalidades de Concorrência ou Pregão(para bens e serviços comuns), em
que, ao fim, é firmada uma Ata de Registro de Preços, em que são
averbados osbens, os preços, os fornecedores e as condições das futuras
contratações. O Registro de Preço tem por finalidade agilizar a
aquisição e evitar novos processos de aquisição. Temvalidade de 12
meses, contados a partir da data da publicação no Diário Oficial. Os
quantitativos exigidos sãoestimados para aquisição pelo período de
vigência da Ata de Registro de Preços. A fase de aquisição
propriamente dita é simplificada e rápida, porque elimina etapa de
Licitação, etapaesta já realizada para o Registro de Preços. Basta a
formalização do processo de aquisição, com o pedido deaquisição
devidamente instruído, a reserva orçamentária, a assinatura do contrato e
a conseqüente emissão daordem de fornecimento e nota de empenho.
Periodicamente deve ser realizada pesquisa de mercado para verificar se
o preço registrado ainda estácompatível com aquele praticado no
mercado. Caso o preço do item registrado esteja maior que o praticado
nomercado, o fornecedor deve ser comunicado e o preço deve ser reduzido,
sob pena de ser cancelado. Para sua execução, o Registro de
Preços deve ser regulamentado por decreto estadual e municipal.
a) Objetivos • Permitir maior otimização do orçamento, visto que
o preço é simplesmente registrado e que a vinculação
orçamentária ocorrerá quando houver necessidade de aquisição, e não na
abertura do procedimento licitatório. • Reduzir o
número de licitações e o fracionamento das aquisições – pode-se fazer
apenas uma Licitação por ano com entrega periódica, garantindo
a aquisição daquilo que foi programado, evitando-se novos
processos de compra. • Permitir obtenção de preços menores pela
maior economia de escala. • Agilizar o processo de aquisições e
dar rapidez à contratação. • Possibilitar a aquisição de
quantidades pequenas, com um preço melhor. • Evitar a formação
de grandes estoques. Pode-se comprar nas quantidades necessárias para um
período definido. • Adequar o fluxo de caixa
(aquisição de medicamentos x disponibilidade financeira). b)
Procedimentos • Estabelecer os requisitos técnicos e
administrativos para o Edital. • Relacionar os medicamentos com
as devidas especificações. • Determinar as quantidades
necessárias.
Ou seja, a norma se aplica quando se divide os valores para escapar
das modalidades e fazer compradireta. Ao se fazer várias licitações no
ano, para o mesmo objeto ou finalidade, deverá ser feita a licitação
pertinenteao todo. Ou seja, o valor global.5.3.7 Situações de
impedimentos na participação em licitações • Licitantes que
estejam suspensos com o órgão ou entidade da Administração Pública.
• Declarados inidôneos, enquanto perdurar os motivos da punição.
• Licitantes em concordata. • Consórcios de licitantes,
qualquer que seja sua forma de constituição – salvo se permitido no
Edital.5.4
Conjunto de procedimentos técnicos e
administrativos que tem por finalidade assegurar as condiçõesadequadas
de conservação dos produtos.5.4.1 Atividades envolvidas •
Recepção/recebimento de medicamentos. • Estocagem e guarda de
medicamentos. • Conservação de medicamentos. • Controle
de estoque.5.4.1.1 Recepção/recebimento Ato de conferência, em
que se verifica a compatibilidade dos produtos solicitados e recebidos –
ou seja,se os medicamentos entregues estão em conformidade com as
condições estabelecidas em Edital. Para tanto, normas e
procedimentos técnico-administrativos devem ser elaborados, bem como
instru-mentos de controle para o registro das informações. No
ato do recebimento realizam-se dois tipos de conferências, que envolvem
especificações técni-cas e administrativas: • Especificações
técnicas: são relacionadas aos aspectos qualitativos e legais
(cumprimento da legislação), em relação a: O
Especificações dos produtos – nome da substância (Denominação Comum
Brasileira – DCB), forma farmacêutica, concentração,
apresentação e condições de conservação e inviolabilidade. O
Registro sanitário do produto – nenhum produto pode circular sem
número do registro, que deve constar na embalagem.
O Certificado de Análise ou Laudo de Controle de Qualidade –
documento emitido pelo setor de Controle de Qualidade do
fabricante do produto, que assegura a qualidade do medicamento.
O Responsável técnico – deve ser observado se nas embalagens dos
medicamentos constam: o nome do farmacêutico, o número
de inscrição/registro no Conselho Regional de Farmácia e a unidade da
federação no qual está inscrito. Embalagem/rotulagem – os medicamentos devem ser entregues nas embalagens
originais, devidamente identificadas e sem sinais de
violação, aderência ao produto, umidade ou inadequação em
relação ao conteúdo. O Lote – é a quantidade de medicamento
produzida em determinado ciclo de fabricação, cuja
característica essencial é a homogeneidade. O Número do lote –
consiste numa combinação distinta de números e/ou letras que
identificam o lote produzido e deve constar o número na
Nota Fiscal. O Validade – é a data-limite da vida útil do
medicamento, que deve estar expressa na embalagem e no
produto. Recomenda-se constar em Edital de Licitação o prazo de validade
por tempo suficiente para seu pleno consumo, considerando
as condições de entrega, da distribuição e de transporte –
exceto em casos excepcionais, de medicamentos de validade curta.
O Transporte – verificar se as condições de transporte dos
medicamentos são satisfatórias. As transportadoras devem
estar devidamente autorizadas pela Anvisa e atender à legislação
vigente. • Especificações administrativas: são características
quantitativas referentes à conformidade do pedido em relação ao
produto recebido. O Análise da documentação fiscal. O
Verificação do nome do produto por denominação genérica. O
Prazo de entrega, quantidade, preço unitário e total. O
Contagem física da quantidade em unidade e embalagem (solicitada x
recebida). a) Procedimentos • Verificar se as especificações
técnicas e administrativas estão em conformidade com a Nota Fiscal e
o pedido. • Conferir quantidades. Atestar o recebimento.
Carimbar, assinar e datar a Nota Fiscal. • Registrar a entrada dos
medicamentos com todas as especificações do produto, tanto do
fornecedor quanto da Nota Fiscal no sistema de controle
existente (fichas ou informatizado). • Avaliar a entrega do
fornecedor, por meio de formulário específico, registrar, anexar cópia
da avaliação à Nota Fiscal. • Notificar ocorrências no
recebimento. • Arquivo e controle de documentação. •
Encaminhar documento fiscal ao setor de pagamento e divulgar junto aos
setores a entrada do produto. b) Cuidados no recebimento de
produtos • Não escrever ou rasurar o documento fiscal que
acompanha o produto. Qualquer observação deve ser feita em
documento anexo – de preferência, em formulário padronizado, timbrado e
assinado. • Arquivar cópia do documento referente à movimentação
de produtos em separado (entradas, saídas, inventários, doações,
remanejamentos, incinerações, devoluções, perdas etc). • Não
atestar recebimento (assinar) em notas fiscais ou qualquer documento com
pendência de produtos , quantidades incompletas, ou que tenham
sido recebidas por outras pessoas ou setores sem conferência. Ou
seja, só o documento pode dar o atesto.
Entregas em desacordo com as
especificações solicitadas (forma farmacêutica, apresentação,
concentração, rótulo, envase, embalagem, condições de conservação, lote,
validade) devem ser registradas em livro ata e/ou em boletim
de ocorrências. O fornecedor deve ser informado por ofício e a
Nota Fiscal deve ficar bloqueada. Só liberar para pagamento após
resolução do problema. • Suspeita de qualidade de produtos ou
falsificação deve ser informada à Vigilância Sanitária local para
as devidas providências. • Após o recebimento ou entrega de
produtos, deve-se registrar as ocorrências, datar e assinar. •
Todo procedimento e providências adotadas em relação às ocorrências no
recebimento, distribuição, dispensação, outras, devem ser
registradas, e cópias devem ser arquivadas. • Devoluções de
medicamentos pelas unidades de saúde só devem ser recebidas com
justificativas, em prazos de validade compatíveis ao tempo de
utilização e assinadas pelo responsável pela devolução. Para
tanto, devem ser elaboradas normas e procedimentos para todas as etapas
do processo com divulgação às unidades de saúde.
Planejamento e organização do armazenamento deve incluir: •
Estrutura física – área física e instalações adequadas (físicas,
elétricas, sanitárias), com boa localização e condições
ambientais adequadas. • Estrutura organizacional – layout,
organização interna, segurança, equipamentos e acessórios. •
Estrutura funcional – definição e controle das atividades, elaboração de
normas e procedimentos operacionais e instrumentos de
controle, acompanhamento e avaliação, sistema de informação
eficiente e eficaz. • Recursos humanos qualificados – o pessoal
envolvido no armazenamento de medicamentos deve ter
competência para assegurar que os produtos ou materiais sejam
adequadamente armazenados e manuseados, sendo treinado para as
tarefas que lhe sejam atribuídas. • Manual de Normas e
Procedimentos a) Central de Abastecimento Farmacêutico (CAF)
Área física destinada à estocagem e guarda dos produtos, visando à
manutenção das suas característicasfísico-químicas, conforme suas
especificidades. A denominação Central de Abastecimento
Farmacêutico é utilizada especificamente para medicamen- tos,
sendo assim chamada para diferenciar-se dos termos inadequados:
almoxarifado, depósito, arma- zém e outros espaços físicos
destinados à estocagem de todos os tipos de materiais. b)
Características de uma CAF Para assegurar condições ideais de
conservação dos produtos e estabilidade dos medicamentos, umaCAF deverá
atender a alguns requisitos: • Localização – devem ser
localizadas em lugares de fácil acesso para o recebimento e distribuição
dos produtos; dispor de espaço suficiente para circulação e
movimentação de pessoas, produtos, equipamentos e veículos.
• Dimensão – o dimensionamento varia em função da quantidade e
tipos de produtos a serem estocados, modalidade de aquisição;
periodicidade da compra; tempo da entrega de medicamentos pelos
fornecedores; sistema de distribuição (se centralizado ou
descentralizado); quantidade de equipamentos; recursos humanos;
áreas necessárias à funcionalidade do serviço (área administrativa,
recepção/ expedição) e áreas específicas de estocagem. Não
existe padrão estabelecido para determinar o tamanho adequado
de uma Central de Abastecimento Farmacêutico. • Identificação
externa – deve ser caracterizada por meio de nome e/ou logotipo que a
identifique. • Sinalização interna – a CAF deve sinalizar os
espaços e áreas por meio de letras ou placas indicativas nas
estantes, locais de extintores de incêndio, entre outros. •
Condições ambientais – condições adequadas de temperatura, ventilação,
luminosidade e umidade. • Higienização – manutenção de limpeza e
higiene deve ser prioridade. As áreas de armazenamento devem
estar sempre limpas, isentas de poeira e outras sujidades. A limpeza,
além de demonstrar organização, é uma norma de segurança, que
deve ser rigorosamente seguida. • Equipamentos e acessórios
suficientes – dispositivos necessários à movimentação e estocagem dos
produtos. • Segurança – devem ser estabelecidos
mecanismos e equipamentos de segurança à proteção das pessoas e
dos produtos em estoque. c) Instalações • Instalações
Físicas O Piso – plano, para facilitar a limpeza, e
suficientemente resistente para suportar o peso dos produtos
e a movimentação dos equipamentos. A espessura do piso deve estar de
acordo com o quantitativo de cargas, para que ele não
venha a rachar ou sofrer fissuras. O Paredes – de cor
clara, pintura lavável, isentas de infiltrações e umidade. O
Portas – pintadas a óleo, preferencialmente esmaltadas ou de alumínio,
com dispositivo de segurança automática. O
Teto – o teto deve possuir forro adequado, em boas condições.
Recomenda-se usar telha de fibra de vidro, telhas
térmicas com uso de poliuretano, lã de vidro, colocação de exaustores,
entre outras alternativas que facilitem uma boa
circulação de ar. As telhas de amianto devem ser evitadas porque
absorvem muito calor. O Janelas – devem possuir
telas para proteção contra entrada de animais. • Instalações
elétricas – sabe-se que a maioria dos incêndios é provocada por
curtos-circuitos. A manutenção permanente das instalações
elétricas deve ser prioridade dos responsáveis pelo setor. Os
seguintes cuidados devem ser observados: O Desligar
diariamente todos os equipamentos, exceto os da rede de frio, antes da
saída do trabalho. O Evitar sobrecarga de energia, com o
uso de extensões elétricas. O Usar um equipamento por
tomada, não fazendo uso de adaptadores. O Solicitar
contrato de manutenção elétrica ou realizar vistorias periódicas nas
instalações. • Instalações sanitárias – devem ser apropriadas e
sem comunicação direta com as áreas de estocagem. d) Organização
interna É a disposição racional do espaço físico dos diversos
elementos e recursos utilizados no serviço (materiais,equipamentos,
acessórios e mobiliários), de maneira adequada, possibilitando melhor
fluxo e utilização eficiente doespaço para a melhoria das condições de
trabalho e garantia da qualidade dos produtos estocados.
Para organização
interna devem ser observados diversos fatores que envolvem: layout,
conforto tér-mico; organização; a ordenação dos produtos em áreas
apropriadas, de acordo com as características dosprodutos; dos
equipamentos e acessórios; medidas de segurança; sinalização interna das
áreas; identificaçãodos produtos; limpeza etc. A ordem influi na
operacionalidade das atividades, circulação interna, em função do
espaço disponível econservação dos produtos. Limpeza é
requisito indispensável para manutenção da conservação adequada dos
produtos. O controle deverá ser rigoroso, pelas implicações
legais que a responsabilidade requer. Deve-se mantersistema de
informação eficiente, evitando perdas e desperdícios. •
Layout – consiste na disposição e forma de organização do espaço físico,
dos equipamentos, mobiliários, acessórios, materiais,
possibilitando um fluxo adequado, permitindo a utilização eficiente do
espaço físico, para melhor aproveitamento da área
disponível, maior agilidade na execução das atividades e
melhoria das condições de trabalho. Fluxo – é o caminho
percorrido pelo medicamento desde sua programação até a dispensação.
Exemplo: Estrados
Dispensação s A Entrada/Saída
Área de Área de Área
Produtos de Recepção
Termolábeis
Administração Controle
Especial A organização interna
da Central de Abastecimento Farmacêutico deve constar de áreas que
contemplemas necessidades do serviço, considerando o volume e os tipos
de produtos a serem estocados, a saber
Estocagem
Estocar consiste em ordenar adequadamente os produtos em áreas
apropriadas, de acordo com suascaracterísticas específicas e condições
de conservação exigidas (termolábeis, psicofármacos, inflamáveis,
materialmédico-hospitalar etc).
Para a estocagem adequada de
diferentes tipos de produtos a serem armazenados, deve-se dispor deárea
física, instalações apropriadas, equipamentos, acessórios, normas e
procedimentos, pessoal treinado. a) Objetivos • Reduzir
perdas por quebra, expiração de validade; reduzir tempo gasto na
movimentação dos produtos; diminuir acidentes no trabalho;
aproveitar mais o espaço físico; aumentar a eficiência do processo de
estocagem. • Assegurar a disponibilidade do medicamento,
insumos, produtos para saúde, em tempo oportuno e nas
quantidades necessárias. • Aumentar a eficiência do processo de
estocagem. b) Áreas de estocagem O serviço deverá dispor
de áreas suficientes de armazenamento dos produtos que possibilitem o
estoqueordenado dos diferentes tipos de medicamentos e materiais,
assegurando as condições adequadas para manuten-ção da sua integridade.
Dependendo dos tipos de produtos a serem armazenados e das condições de
conservaçãoexigidas, deve-se dispor de áreas específicas para estocagem
de produtos de controle especial, tais como: áreapara termolábeis,
psicofármacos, imunobiológicos, inflamáveis (os de grande volume devem
ser armazenados emambiente separado), material médico-hospitalar,
produtos químicos e outros existentes. As áreas de estocagem
devem estar bem sinalizadas, de forma que permitam sua fácil
visualização.A circulação, nessa área, deve ser restrita aos
funcionários do setor. É o local onde são desenvolvidas as ativida-des
operativas, devendo ficar preferencialmente próxima à entrada, para
melhor acompanhamento das ações: • Área de recepção – área de
recebimento e conferência de produtos. Obrigatoriamente deverá situar-
se junto à porta principal e constar de normas e procedimentos
escritos para recebimento de medicamentos • Área de
expedição – local destinado à organização, preparação, conferência e
liberação dos produtos. Pode estar ou não no mesmo espaço
físico da recepção, porém, distintamente separadas, dependendo
da dimensão da área física. • Área para grandes volumes – área
destinada ao armazenamento de soluções de grandes volumes:
soros, solução de ringer lactato, solução polieletrolítica etc. •
Área para medicamentos de controle especial – área destinada à guarda e
controle de medicamentos que exigem cuidados especiais. Em
razão da especificidade e custos financeiros envolvidos, esses
medicamentos não devem ficar na área de estocagem geral. Na falta de
espaço disponível, podem ser guardados em armários.
Os psicotrópicos e entorpecentes, por serem produtos sujeitos à
legislação específica e causarem dependência física e/ou
química, exigem controle diferenciado, por meio de formulários próprios e
prestação de contas aos órgãos fiscalizadores. O local deve
ter controle exclusivo do farmacêutico e somente permissão do
acesso de pessoas autorizadas. • Área para termolábeis – área
reservada aos medicamentos sensíveis a temperatura, sendo indispensável
o controle ambiental nos locais de estocagem. • Área
para estocagem geral – local onde ficam os medicamentos que não exigem
condições especiais, porém, os mesmos cuidados para manutenção
da estabilidade.
c) Condições para a estocagem de medicamentos Para se
realizar uma estocagem correta, há que se estabelecer condições
técnicas e procedimentosoperacionais. • Áreas de armazenagem
devem ser livres de poeira, lixo, roedores, insetos. Os interiores devem
apresentar superfícies lisas, sem rachaduras, sem
desprendimento de pó ou infiltrações na parede. • Os medicamentos
devem ser ordenados de forma lógica, que permita fácil identificação
dos produtos, por forma farmacêutica; em ordem alfabética por
princípio ativo, da esquerda para a direita; rotulagem de
frente para facilitar a visualização e rapidez na entrega. •
Deve-se manter distância entre os produtos, e entre produtos e paredes,
piso, teto e empilhamentos, a fim de facilitar a circulação
interna de ar. Manter uma distância mínima de 50 cm da parede, solo,
teto, e entre os produtos e cada um desses itens, para evitar
formação de zonas de calor. Não se deve encostar medicamentos
junto às paredes, ao teto, ou em contato com o chão, por causa da
umidade. • As caixas de medicamentos não devem ficar próximas de
condicionadores de ar, estufas, sobre geladeiras ou freezers.
• Manuseio – o manuseio inadequado dos medicamentos pode afetar a
sua integridade e estabilidade. Por isso, não se deve
arremessar caixas, arrastar ou colocar muito peso sobre elas. Todos os
funcionários, incluindo motoristas, devem ser treinados quanto
ao manuseio e transporte adequados dos medicamentos. •
Embalagens – os medicamentos devem ser conservados nas embalagens
originais. Além da proteção, isso facilita a identificação e a
verificação dos lotes e validades. Ao serem retirados da caixa, as
embalagens devem ser identificadas. O As caixas que
forem abertas devem ser sinalizadas, indicando a violação e a
quantidadae retirada . Deve ser lacrada posteriormente.
O Os medicamentos cuja embalagem esteja danificada ou suspeita
de contaminação devem ser retirados dos estoques,
mantidos em área separada, até que as providências necessárias sejam
tomadas. Devem-se seguir as recomendações do fabricante em
relação às condições de armazenamento, que figuram no
rótulo, para conservação dos produtos: “temperatura ambiente
controlada”, “refrigerador”, “ temperatura ambiente”. Na
ausência de instruções específicas, o produto deve ser
armazenado em temperatura ambiente controlada. • Validade –
armazenar os produtos por ordem de prazo de validade: os que vão vencer
primeiro devem ser armazenados à esquerda e na frente. A
observância dos prazos de validade deve ser monitorada
rigorosamente, para evitar perdas. Os medicamentos devem ser
distribuídos por ordem cronológica de validade, sempre pela
validade mais antiga. • Empilhamento O Observar o
empilhamento máximo permitido para o produto (ver recomendações do
fabricante); as pilhas devem obedecer às recomendações dos
fabricantes, quanto ao limite de peso e resistência. Não
ultrapassar cinco caixas e uma altura máxima de 2,5m, para evitar
desabamentos e deformações por compressões. Devem ser
mantidas a certa distância das paredes. O empilhamento
deve ser feito em sistema de amarração, mantendo espaços de circulação
de ar para evitar desabamentos.
• Contato com o solo –
o contato direto com o solo cria pontos de acúmulo indesejáveis de
umidade que se depositam nas embalagens e posteriormente pode
afetar o produto. • Poeira – a poeira funciona como elemento
catalisador de umidade e corrosão. Graças ao seu elevado poder
higroscópico, absorve umidade para superfície do produto. As prateleiras
e áreas de estocagem devem ser mantidas limpas e isentas de
poeiras. O chão deve ser limpo com pano úmido e por lavagem. •
Inspeção sistemática – a inspeção nos estoques deve ser uma prática de
rotina, para identificar possíveis alterações nos produtos, que
possam comprometê-los ou oferecer risco às pessoas. Produtos rejeitados
pela inspeção, suspeitos e/ou passíveis de análise devem ser
armazenados na área de quarentena. • Volume e peso do material –
os itens mais volumosos e mais pesados devem ficar próximo à área de
saída, para facilitar a movimentação. Devem ser colocados em
estrados ou pallets (tipo especial de estrado que veremos
adiante). • Rotatividade nos estoques – entre os itens de material
mantidos em estoque, existem aqueles que têm maior
movimentação, em virtude de sua utilização. Por isso deve-se realizar
periodicamente rodízio nos estoques, para evitar seu
envelhecimento, minimizar o número de viagens entre as áreas de
estocagem e a expedição; otimizar o tempo despendido na
expedição do material, com menor desgaste físico dos operadores.
• Medicamentos termolábeis – são medicamentos que necessitam de
temperatura entre 18 e 22ºC. Quando armazenados em locais
quentes e sem ventilação estão sujeitos a alterações em suas
propriedades físico-químicas. Fazem-se necessários aparelhos
condicionadores de ar, que permitem o controle da temperatura
ambiente. • Medicamentos de controle especial – deve-se dispor de
armário especial para guarda dos produtos. O tamanho depende do
consumo e do estoque. • Produtos diferentes – Não devem
ser armazenados no mesmo estrado, para evitar troca na entrega.
– Nas áreas de estocagem de medicamentos não podem ser armazenados
outros insumos, principalmente material de limpeza e de
consumo. • Medicamentos deteriorados ou vencidos – as perdas de
medicamentos são inaceitáveis. Isso acarreta sérios problemas,
inclusive de ordem penal, tendo em vista que se trata de dinheiro
público. Para tanto, as validades devem ser monitoradas; o
pessoal deve ser orientado a respeito, e no caso de ocorrência
de perda por validade, os medicamentos devem ser retirados das
prateleiras, as embalagens devem ser identificadas e deve-se
entrar em contato com a Vigilância Sanitária local para orientação sobre
o recolhimento do produto. • Medicamentos interditados –
devem ser identificados nas embalagens e podem ficar em áreas separadas,
se houver espaço, ou na própria prateleira. De acordo com os
procedimentos internos, encaminhar à Vigilância Sanitária local
ou devolver ao Laboratório, comunicando imediatamente as unidades de
saúde, para suspensão do uso e recolhimento. Deve existir
sistema de controle de entradas e saídas, com o número do lote, que
possibilite identificar e rastrear os produtos, além de
procedimentos para essa situação. • Medicamentos devolvidos – para
evitar a sua redistribuição, medicamentos com problemas de qualidade
ou devolvidos por alguma razão devem ficar separados dos demais,
até que sejam tomadas providências quanto ao seu destino. Devem
ser mantidos registros das devoluções.
Todas as situações devem constar no
manual de normas e procedimentos que deve ser divulgado junto àsunidades
de saúde e aos servidores. d) Formas de estocagem de
medicamentos – a estocagem dos produtos depende da dimensão do volumee
de produtos a serem estocados, do espaço disponível e das condições de
conservação exigidas. • Estocagem em estrados / pallets /
porta-pallets – estrados são plataformas horizontais de tamanhos e
materiais variados, de fácil manuseio, utilizadas para estocagem de
produtos de grandes volumes. Os porta-pallets são estruturas
reforçadas, destinadas a suportar cargas a serem estocadas nos vários
níveis, com bom aproveitamento do espaço vertical. •
Estocagem em prateleiras – forma de estocagem mais simples e econômica
para produtos leves e estoques reduzidos, preferencialmente,
devem ser de aço, nunca de madeira ou cimento. • Estocagem por
empilhamento – o empilhamento deve obedecer às recomendações do
fabricante quanto ao limite de peso. Em regra, as pilhas não
devem ultrapassar uma altura de 1,5m, para evitar desabamentos
e alterações nas embalagens, por compressões. Depende do tipo e volume
de produtos. A estocagem por empilhamento deve ser feita em
sistema de amarração das caixas, mantendo-sedistanciamento entre elas e
entre as paredes, para uma boa circulação de ar. Conservação de
medicamentos Conservar medicamentos é manter os produtos em
condições ambientais apropriadas para assegurar suaestabilidade e
integridade durante seu período de vida útil. Para que os
medicamentos sejam bem conservados, alguns procedimentos técnicos e
administrativosdevem ser adotados. a) Temperatura – a
temperatura é uma condição ambiental diretamente responsável por grande
númerode alterações e deteriorações dos medicamentos. Elevadas
temperaturas são contra-indicadas para medicamentosporque podem acelerar
a indução de reações químicas e ocasionar decomposição dos produtos,
alterando a suaeficácia. Para o controle da temperatura, é
necessária a utilização de termômetros nas áreas de estocagem,
comregistros diários em mapa de controle, registro mensal consolidado,
elaboração de relatórios, com gráficos de-monstrativos, para intervenção
e correção de eventuais anormalidades. • Temperatura de
conservação – segundo a Farmacopéia Americana (USP): O
Ambiente – temperatura entre 15º e 30ºC – com controle mediante
termostato. Recomenda-se temperatura próxima a 20ºC.
O Quente – temperatura acima de 30ºC. O Fria ou
refrigerada – entre 2º e 8ºC. O Local fresco – ambiente cuja
temperatura situa-se entre 8º e 15ºC. O Em congelador:
temperatura entre 0º e -20ºC. O Para produtos que requerem
baixa temperatura, há necessidade de equipamentos de temperatura
controlada entre 10º e 20ºC. b) Umidade – dependendo da
forma farmacêutica do medicamento, a umidade elevada pode
afetá-la,favorecer o crescimento de fungos e bactérias e desencadear
algumas reações químicas.
Os medicamentos armazenados em áreas úmidas
podem sofrer alterações na consistência, sabor, odor,cor, tempo de
desintegração. Por isso, não devem ser encostados em paredes, teto, em
contato direto com o chão,próximos a banheiros, áreas úmidas e com
infiltrações. Produtos sensíveis à umidade devem ser
conservados em frascos hermeticamente fechados ou contersubstâncias
dessecantes. Alguns produtos, em razão da elevada sensibilidade à
umidade, trazem invólucros de sílicagel para a devida proteção. Orientar
para que não sejam retirados das embalagens. • Umidade relativa
– deve se manter ente 40 e 70%. A medição é feita com higrômetro ou
psicrômetro. c) Luminosidade – a incidência direta de raios
solares sobre os medicamentos acelera a velocidade dasreações químicas,
alterando sua estabilidade. Essa ação leva à ocorrência de reações
químicas (principalmente,óxido-redução). O local de estocagem deve
possuir iluminação natural adequada; em caso de iluminação
artificial,recomenda-se a utilização de lâmpadas fluorescentes (luz
fria). Os efeitos da luminosidade dependem da fonte de luz,
intensidade e tempo de exposição. Para proteçãodos medicamentos
fotossensíveis, utilizam-se embalagens de cor âmbar e embalagem em
blister de alumínio. d) Ventilação – uma boa circulação interna
de ar deve ser mantida para conservação dos produtos.Elementos vazados
nas janelas facilitam a ventilação natural. e) Equipamentos e
acessórios – são dispositivos de ação mecânica, necessários à execução e
movimen-tação dos produtos. • Estrados /pallets – são
plataformas horizontais de tamanhos variados, fácil manuseio,
movimentação e transporte, cuja finalidade é estocar produtos
de grande volume. Recomenda-se o tamanho de 1m2, para melhor
adequação aos espaços. Quanto menor o estrado, mais fácil de manusear,
limpar e movimentar. Não são recomendáveis estrados de grandes
dimensões ou fixos, porque dificultam os deslocamentos e,
principalmente, a limpeza. Existem em diversos tipos (
madeira, plástico, fibra, alumínio, borracha); dimensões; formas
(retangular e quadrado), o que vai depender da necessidade do
serviço e da área disponível, para evitar desperdícios de
espaços com quantidades desnecessárias. O Estrados de
madeira – a madeira é muito utilizada em razão da sua rigidez,
resistência a choques, impactos e deformações, baixo
custo e facilidade no manuseio. Porém, não é recomendável, porque
acumula muita poeira e absorve muita umidade, retendo água.
O Estrados de plásticos – são os estrados mais utilizados
atualmente, pelo fato de serem menos propensos a danos
físicos, possibilitarem fácil limpeza, manuseio, além da grande
diversidade de cores, o que dá um layout diferente ao
ambiente. Para os produtos imunobiológicos e outros da
rede de frio, recomenda-se utilizar os estrados de borracha. Os estrados
não devem ser rentes ao chão. Devem manter certa altura
do solo, para evitar acúmulo de poeiras e sujidades, facilitando a
limpeza. O Cestas de marfinite – utilizadas para
guardar material médico-hospitalar. Ajustáveis, de diversas
cores e tamanhos. O Armários de aço – para guarda de
material controlado. • Arquivos de aço – destinados ao
armazenamento de medicamentos sujeitos ao controle especial, quando
o volume estocado é pequeno. Quando houver grandes quantidades, é
imprescindível dispor de sala fechada para este fim. •
Extintores de incêndio – devem ser adequados aos tipos de materiais
armazenados, Deve-se consultar o corpo de bombeiros sobre os locais
apropriados para sua instalação, bem comosobre a sinalização e
especificações necessárias, para ministrar palestras e treinamento aos
funcionários. Cada extintor deve conter uma ficha de controle,
com data de inspeção e etiqueta de identificação con-tendo a data da
recarga. • Câmara fria e refrigeradores – utilizados
principalmente para a conservação de produtos que exigem
temperatura de conservação entre 2 e 8ºC. • Exaustores
eólicos/ventiladores – equipamentos utilizados em locais quentes ou que
ultrapassem os 30º C. Ajudam na renovação do ar circulante.
• Empilhadeiras – são veículos destinados à elevação, transporte e
estocagem de materiais. Utilizadas geralmente em
armazenamento vertical (palletizado) em Centrais de Abastecimento de
grande porte e grandes volumes. Para aquisição de
empilhadeiras, devem-se considerar alguns fatores: peso, carga,
dimensão, freqüência, altura das elevações, espaços para
manobra, ambiente do trabalho, espaço dos corredores, portas de
acesso, tipo de rodagem, tipo de piso etc. Convém consultar quem
trabalha com elas, engenheiro ou técnicos especializados.
Existem inúmeras marcas e modelos no mercado. Recomenda-se, antes
de fazer aquisição de uma empilhadeira, elaborar um projeto com o
layout, porque ela altera toda estrutura do espaço físico,
mudanças no piso (industrial), fluxos etc. O Tipos de
empilhadeira - Manuais – Utilizadas para transporte de
pequena capacidade de carga, velocidade e raio de ação. -
Elétricas – Utilizadas em pisos especiais, regulares e lisos, permite
boa manobra e baixo custo de manutenção. •
Armações – são prateleiras com estruturas de aço em unidades segundo as
necessidades da estocagem. Suportam maior volume de peso; são
fáceis de montar e desmontar; têm grande durabilidade e são
imunes à ação de insetos e roedores. • Estantes/prateleiras –
são móveis constituídos de prateleiras reguláveis, desmontáveis,
destinadas a estocar materiais de peso leve e quantidades
limitadas, sendo as mais recomendadas as de aço. São de fácil
remoção e movimentação, apresentam boa resistência e não empenam com
facilidade. São as mais recomendadas para o armazenamento de
pequenos volumes. O Forma de arrumação – as estantes devem
ser arrumadas de costas entre si e mantidas a uma distância
mínima da parede de pelo menos 50cm, para uma boa circulação interna
de ar, evitando-se zonas de calor. O
Procedimento para numeração alfa-numérica: - Numeram-se
as estantes. - Numera-se cada prateleira com letras de
baixo para cima. - Numeram-se os compartimentos, de baixo
para cima e da esquerda para direita. - Marca-se a
estante da esquerda para direita e de baixo para cima. -
Uma letra indicará a coluna da estante e outra indicará a altura
(prateleira). - Estabelece-se o código de localização.
• Estante de madeira – é desaconselhável seu uso para estocagem de
medicamentos, em razão do tipo de madeira utilizada, que nem
sempre é de boa qualidade. Não se recomenda o uso de prateleiras de
madeira, por causa da umidade.
• Acessórios – fichários e
pastas suspensas, placas indicativas, material de escritório. •
Termômetros – instrumentos utilizados para o controle de variação de
temperaturas nos locais de estocagem. • Higrômetros –
são instrumentos utilizados para controle de umidade. f)
Segurança – devem ser elaboradas normas e procedimentos de segurança,
além de medidas preventi-vas para evitar riscos de quedas,
deteriorações, desvios e incêndios, entre outros. A falta de
equipamentos deprevenção contra incêndios e a não manutenção das
instalações elétricas são fatores que contribuem para o aumentode riscos
no setor. • Cada extintor deve possuir uma ficha de controle,
etiqueta de identificação (protegida para não ser danificada),
com a data de recarga. • Deve-se sensibilizar os funcionários e
elaborar avisos e cartazes que estimulem o cumprimento de
normas de segurança, entre outros, tais como: “Proibido fumar, beber,
guardar alimentos nas dependências da Central de Abastecimento
Farmacêutico”. Algumas medidas de controle e segurança:
• Controle de entrada/saída – dispor de uma área para recepção e
expedição dos produtos. • Acesso de pessoas – o acesso deve ser
restrito e limitado somente às pessoas que trabalham no setor. •
Empilhamento – o cuidado no empilhamento dos produtos é fundamental
para evitar acidentes de trabalho e desabamentos dos produtos.
A informação sobre o limite máximo de empilhamento deve ser
observada. Essa informação é fornecida pelo próprio fabricante. •
Utilização de inseticidas – pela possibilidade de contaminação dos
medicamentos, o uso deve ser evitado. • Higiene – a
limpeza do ambiente deve ser diária, para evitar acúmulo de poeira,
papéis ou caixas vazias de papelão, que possam criar condições
para propagação de insetos e roedores. O lixo deve ser
depositado em recipientes tampados, sendo descartado todos os dias
GESTÃO DE MATERIAIS
Conjunto de atividades que visam ao
suprimento adequado dos serviços de acordo com as
necessidadesrequeridas, em qualidade e quantidades adequadas, em tempo
correto e menor custo. O objetivo fundamental da administração
de materiais é determinar quando e quanto adquirir para reporo estoque, o
que deixa claro que a estratégia de abastecimento é determinada pelo
usuário.5.5.1 Logística de materiais É o planejamento, controle
eficiente e eficaz de estoques de produtos, da origem aos consumidores.
Parauma gestão adequada de materiais, diversos aspectos e atividades
estão envolvidos: normalização, padronização,especificação,
classificação e codificação dos produtos.5.5.2 Normalização
Refere-se aos instrumentos necessários à especificação dos materiais.
Apesar da importância, em geral,os serviços não dispõem de um catálogo
de materiais, com padronização dos produtos utilizados,
devidamenteclassificados e codificados.
Padronização É uma forma de
normalização que objetiva selecionar e tornar mais eficiente o processo
de aquisição,com menor número de itens, maior qualidade e racionalizando
os custos, a quantidade de itens estocados e diver-sidade dos produtos,
de acordo com critérios estabelecidos.5.5.4 Especificação técnica
Descrição técnica detalhada de cada medicamento: nome, apresentação,
forma farmacêutica, dosagem,características físico-químicas, critérios
de qualidade e outros requisitos. A especificação detalhada
serve de instrumento norteador para subsidiar o processo de aquisição,
gestãode estoques, controles, e ainda otimiza tempo, evita compras
erradas e inadequadas, qualifica melhor o processo efacilita a emissão
de relatórios, entre outros.5.5.5 Classificação Consiste no
agrupamento de materiais segundo a forma, dimensão, tipo, uso e outros
requisitos, segundocritérios pré-definidos, para determinados fins de
suprimento. Há três tipos de codificação usados na classificação
de material: o alfabético, o alfanumérico e o numéri-co, também chamado
de decimal, além do código de barras. • Alfabético: este código
tem por constituição somente letras e sua característica principal é a
fixação por meio de processo mnemônico mediante a associação e
combinação de letras com as características do material.
• Alfa-numérico: o sistema alfa-numérico é uma combinação de letras e
números e normalmente é divido em grupos e classes. •
Numérico ou Decimal: é o mais utilizado, pela sua simplicidade e com
possibilidades de itens em estoque e informações
CODIFICAÇÃO
A codificação é uma variação da classificação de
materiais. O número de dígitos, dos grupos e subgrupos,depende do
tamanho do sistema. Define um grupo de números para identificar o
grupo de materiais; outro para o subgrupo ou classede materiais; e um
terceiro conjunto numérico para o item ou número identificador, além de
um dígito verificadorou de controle. Esse tipo de estrutura de
códigos contém até 100 grupos (de 00 a 99); em cada grupo, será
possívelincluir até 100 subgrupos e o sistema comporta até 1.000 itens
em cada subgrupo. O código deve ser capazde identificar o produto de
modo que a um determinado código corresponda a um e apenas a um produto,
evice-versa.5.5.7 Controle de estoque Atividade
técnico-administrativa que visa subsidiar a programação e aquisição de
medicamentos, na ma-nutenção dos níveis de estoques necessários ao
atendimento da demanda, evitando-se a superposição de estoquesou
desabastecimento do sistema, mantendo-se o equilíbrio. O gerenciamento de
estoques reflete quantitativamente e qualitativamente nos resultados
obtidos ao longodo exercício financeiro.5.5.7.1 Objetivos •
Equilibrar demanda e suprimento e corrigir distorções, e/ou
situações-problema identificadas. Por isso a gestão dos
estoques ocupa destaque na gestão de material. • Assegurar o
suprimento, garantindo a regularidade do abastecimento. •
Estabelecer quantidades necessárias às demandas e evitar perdas.
• Identificar o tempo de reposição dos estoques, quantidades e
periodicidade. • Fornecer dados e informações ao setor de
compras para execução da aquisição e reposição dos estoques.
• Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e
condições dos estoques. • Identificar problemas, avaliar
rotatividade dos estoques, itens obsoletos e danificados entre outros.
• Manter os estoques em níveis economicamente satisfatórios, no
atendimento às necessidades requeridas.5.5.7.2 Importância do controle
de estoque • Proporcionar subsídios para se determinar as
necessidades de aquisição. • Garantir a regularidade do
abastecimento. • Eliminar perdas e desperdícios.5.5.7.3
Requisitos necessários para um controle de estoque eficiente
Registro das informações, precisão da informação, objetividade e
rapidez. As informações devem serclaras e precisas estando disponíveis
quando necessário.5.5.7.4 Responsabilidade pelo controle de estoque
Um controle de estoque eficiente é resultante da soma de esforços
conjuntos de todos os envolvidos noserviço. Para tanto, os funcionários
devem estar conscientes das suas responsabilidades e ser
permanentementetreinados para o bom desempenho das suas
atividades.5.5.7.5 Tamanho do estoque O grande desafio da
administração de materiais é o dimensionamento correto dos estoques,
para atendi-mento às reais necessidades com regularidade no
abastecimento. É necessário um controle eficiente e a utilizaçãode
instrumentos para registro das informações que facilitem o
acompanhamento. Os estoques devem ser bem dimensionados para
não causar prejuízo institucional, excesso de material emrelação à
demanda real ou desabastecimento. Para dimensionar o tempo de reposição
(período decorrido entre asolicitação até a entrega do produto) devem-se
considerar os prazos necessários para execução das aquisições.
Elementos de
previsão de estoque Os elementos de gestão de estoques, segundo
Dias (1996), são os principais parâmetros necessários àadequação, aos
interesses e às necessidades da quantidade nos estoques. Constituem a
própria gestão dos esto-ques e, por meio deles, são definidas as
quantidades a serem adquiridas, em intervalos de tempo compatíveis.
a) Consumo Médio Mensal (CMM) = total – média estatística dos
consumos em um determinado período detempo (mês/ano). Ou seja, a soma do
consumo de produtos utilizados em determinado período de tempo,
dividido pelonúmero de meses de utilização (total). Quanto
maior o período de coleta dos dados, maior a segurança nos resultados.
CMM = ΣCM NM CMM: Consumo médio mensal.
Σ Somatória. CM: Consumo de cada mês.
NM: Número de meses utilizados para a determinação do consumo. b)
Estoque Máximo (EMX) – quantidade máxima de produtos que deve ser
mantida em estoque, quecorresponde ao estoque de reserva, mais a
quantidade de reposição. c) Estoque Mínimo (EMI) segurança ou de
reserva – menor quantidade em estoque para atender oCMM, em determinado
período de tempo, enquanto se processa o pedido de compra,
considerando-se o tempode reposição de cada produto (tempo de
re-suprimento). O Estoque Mínimo varia de acordo com o CMM e o
tempo de reposição de cada produto. d) Tempo de Reposição (TR) –
é o espaço de tempo decorrido entre a data da solicitação da
aquisição,até a data do recebimento do material. e) Ponto de
Reposição (PR) – quantidade existente no estoque, que determina a
emissão de um novopedido. f) Tempo/quantidade de
reposição/re-suprimento (TR)/(QR) – tempo decorrido entre a solicitação
dacompra e a entrega do produto, considerando o tempo gasto na emissão
do pedido, a tramitação do processo decompra, o tempo de espera, a
entrega do fornecedor, a entrada nos estoques, até a disponibilidade
para a utilizaçãodo medicamento. Ou seja, a quantidade necessária para
atender a demanda requerida em função do ConsumoMédio Mensal definido. A
reposição de medicamentos depende da periodicidade da aquisição.
A unidade de cálculo do TR (tempo de reposição) é o mês. •
Se determinado medicamento demora 15 dias entre o pedido da compra e a
entrega pelo fornecedor, o TR será igual a ½ (mês). •
Se demorar uma semana, o TR será ¼. • Se um mês, o TR será
igual a 1. • Se levar dois meses, o TR será igual a 2 – e assim
sucessivamente. g) Ponto de re-suprimento ou de reposição (PR) –
quantidade existente no estoque, que determina aemissão de um novo
pedido de aquisição. Momento que sinaliza a reposição de determinado
item do estoque. h) Quantidade de reposição ou a ser adquirida
(QR) – quantidade de reposição de medicamentos, quedepende da
periodicidade da aquisição. QR: Quantidade de Reposição.
CMM: Consumo Médio Mensal. TR: Tempo de Reposição. EMI:
Estoque Mínimo. EA: Estoque Atual. QR = (CMM x TR +
EMI) – EA i) Intervalo de re-suprimento (IR) – espaço de tempo
entre dois re-suprimentos consecutivos, ou seja, operíodo de tempo para
qual está determinada a quantidade de re-suprimento considerando o lote
econômico decompra.5.5.8 Sistema de controle Qualquer que seja a
forma de controle adotada, informatizado ou manual (fichas de controle
de esto-ques), formulários para registro das informações, inventário,
relatórios de acompanhamento etc. pode ser utilizadamais de uma forma de
controle. a) Controle por sistema informatizado – para
implementação de um sistema informatizado, são necessá-rios a
organização do serviço, o registro eficiente das informações, o
conhecimento das necessidades de informa-ções a serem trabalhadas, a
identificação dos tipos de relatórios utilizados, entre outros. O
sistema informatizado só agiliza o processo. Se não existir um controle
eficiente, esse sistema não irásolucionar os problemas – pelo
contrário, poderá aumentá-los. b) Controle manual – Ficha de
Controle de Estoque – se o controle é feito manualmente, devem
serutilizadas fichas de controle de estoque Ficha de controle de
estoque Instrumento de controle simples, eficiente, quando não
se tem um sistema informatizado. a) Dados que devem constar em
uma Ficha de Controle de Estoque: • Identificação do produto:
especificação (nome, forma farmacêutica, concentração e apresentação) e o
código do medicamento. • Dados da movimentação do
produto: quantidade (recebida e distribuída), dados do fornecedor e
requisitante (procedência/destinatário e número do documento),
lote, validade, preço unitário e total. • Dados do produto:
consumo mensal, estoque máximo e mínimo, e ponto de reposição.
b) Organização das Fichas de Controle • As fichas de controle
devem ser organizadas em ordem alfabética (pelo nome genérico),
numeradas e datadas. • Ao término de cada mês,
somam-se as entradas e saídas, confrontando os estoques físicos com as
fichas, corrigindo as distorções e atualizando-as.
• O registro das
entradas e saídas deve ser dado de forma diferenciada: as entradas em
cor vermelha e as saídas nas cores azul ou preta, para fácil
identificação das informações.5.5.9 Inventário Inventário é a
contagem física dos estoques para verificar se a quantidade de
medicamentos estocada estáem conformidade com a quantidade registrada
nas fichas de controle ou no sistema informatizado.5.5.9.1 Objetivos
• Permitir identificar divergências entre os registros e o estoque
físico. • Possibilitar avaliar o valor total (contábil) dos
estoques para efeito de balanço ou balancete, no encerramento
do exercício fiscal.5.5.9.2 Periodicidade • Diariamente, de
forma aleatória, como forma de monitoramento dos produtos, especialmente
em determinados grupos de medicamentos: de controle especial,
dispensação excepcional, alto custo e os de maior
rotatividade. • Semanal, pela contagem por amostragem seletiva
de 10 a 20% dos estoques. • Trimestral ou semestral. •
Anual, obrigatoriamente, ao fim do ano-exercício, para atualização dos
estoques e prestação de contas. • Por ocasião do início de uma
nova atividade, função, término de gestão, encerramento do ano em
exercício, após período de afastamento, férias etc.5.5.9.3 Tipos de
inventário • Geral – realizado anualmente, com fins contábeis e
legais, para incorporação dos seus valores ao balanço ativo da
instituição e para a programação orçamentária do próximo exercício.
• Periódico – realizado em intervalos de tempo (mensal, bimensal,
trimestral, semestral, etc.). • Permanente ou contínuo –
realiza-se sem intervalo de tempo, sempre após a entrada e saída de
produtos, o que permite eliminar prontamente as falhas e
causas.5.5.9.4 Procedimentos • Elaborar instrumento padrão
(formulário), com as especificações de todos os produtos, lote,
validade, quantidades previstas, quantidades em estoque,
diferenças (para mais e para menos) e porcentual de erros.
• Designar responsáveis para contagem. • Proceder à
arrumação física dos produtos, para agilizar a contagem. •
Retirar da prateleira os produtos vencidos ou prestes a vencer, bem como
os deteriorados e dar baixa nos estoques. •
Comunicar, por escrito, à administração e unidades de saúde a data de
início e finalização do inventário. • Atender a todos os pedidos
pendentes antes do início do inventário • Revisar as fichas de controle
(somando entradas e saídas). • Realizar a contagem. Cada item
do estoque deve ser contado duas vezes. A segunda contagem deve
ser feita por uma equipe revisora. No caso de divergência de contagem,
efetuar uma terceira contagem. • Confrontar os estoques das
fichas com o estoque físico. • Atualizar os registros dos
estoques, fazendo os ajustes necessários. • Elaborar o relatório
e encaminhar cópias às áreas competentes. • Cuidados: O
Suspender o atendimento durante o período de inventário, exceto casos
excepcionais. O As entradas e saídas de medicamentos devem
ser lançadas somente após a finalização do inventário, para
evitar risco de dupla contagem do mesmo produto. O No caso
de divergências nos estoques: registrar a ocorrência, rastrear as notas
fiscais de entrada, documentos de saída, registros de
ocorrências de devolução, remanejamentos, perdas e validade
vencida, para identificar as possíveis falhas. O Revisar as
somas das entradas e saídas das fichas de controle, para avaliar se
houve erro na soma ou registros etc. O Em caso
de desvio de medicamentos, comunicar por escrito à área competente para
as providências cabíveis.5.5.9.5 Documentação e arquivo
O controle da documentação e arquivo é imprescindível ao serviço,
para acompanhamento do registrodas informações e avaliação do processo.
a) Arquivo – arquivar consiste em classificar, guardar e
conservar, ordenadamente e de forma segura,toda a documentação
utilizada. Quanto maior a diversidade do serviço e atividades
desenvolvidas, maior a neces-sidade de registros das informações.
b) Como arquivar – existem diversas formas e métodos: ordem numérica
crescente da documentação(mês a mês), ordem alfabética, ordem
cronológica ou por requisitante, entre outros. c) Procedimentos:
• Designar responsável para organizar e controlar o arquivo.
• Não permitir que as pessoas utilizem ou retirem documentos do
arquivo sem autorização (apenas o responsável pelo arquivo
pode retirar documentos). • Em caso de necessidade, o
solicitante deverá assinar um documento de requisição, datar, assinar e
entregar ao responsável. • Arquivar a cópia da
solicitação junto ao documento consultado e/ou retirado. •
Entregar sempre as cópias, nunca os originais. • Fazer,
periodicamente, revisão do arquivo da documentação do setor,
principalmente documentos fiscais, verificando a ordenação,
numeração dos documentos, rasuras, assinaturas etc. Essa rotina
poderá contribuir para que não ocorram problemas, quando da realização
de auditorias.
d) Eliminação de documentos – para eliminar documentos é
preciso constituir uma equipe para avaliar suaimportância como
instrumento administrativo, valor e finalidade, definindo o que se deve
preservar ou destruir.Após a eliminação, elaborar relatório,
fundamentando as decisões, listar os documentos eliminados, datar e
assinar.Toda essa rotina deve estar fundamentada na legislação que
regulamenta as atividades de arquivo.
Consiste no suprimento de medicamentos às unidades de saúde, em
quantidade, qualidade e tempooportuno. A distribuição de medicamentos
deve garantir rapidez e segurança na entrega, eficiência no controle
einformação.5.6.1 Requisitos necessários • Rapidez – o processo
de distribuição deve se realizar em tempo, mediante um cronograma
estabelecido, para evitar atraso ou desabastecimento. •
Segurança é a garantia de que os produtos chegarão ao destinatário nas
quantidades corretas. • Sistema de informação – o processo de
distribuição deve ser monitorado e avaliado. Para tanto, é
indispensável um sistema de informações que propicie dados atualizados
sobre a posição físico-financeira dos estoques, quantidades
recebidas e distribuídas, dados de consumo e demanda de cada produto,
estoques máximo e mínimo, ponto de reposição, e qualquer outra
informação que se fizer necessária para um gerenciamento
adequado. • Transporte-condições adequadas de segurança, tempo
da entrega e os custos financeiros: O Veículo com
isolamento térmico é exigido para transportar medicamentos,
principalmente em distâncias longas, em especial no caso
de vacinas, soros e insulinas, em razão das grandes variações de
temperatura, umidade e pressão atmosférica que ocorrem de uma
região para outra. O Os motoristas e os responsáveis pela
distribuição devem ser qualificados, treinados e informados
sobre o tipo de material que transportam, seu manuseio correto, as
condições e os fatores externos que podem alterar a
qualidade de sua carga e o seu custo. O Observar as
operações de carga e descarga, o manuseio, o empilhamento correto das
caixas/ contêineres, a fim de evitar danificação dos
produtos. O Medicamentos termolábeis – o veículo deve ter
características especiais (conforto térmico). Os
medicamentos devem ser imediatamente colocados nos locais adequados de
armazenagem assim que chegarem ao destino. O
Avaliar o processo, por meio de relatório de desempenho, para a
garantir a qualidade do sistema de distribuição.5.6.2
Procedimentos Um sistema de distribuição tem início a partir de
uma solicitação de medicamentos (por parte do requisitante)para o nível
de distribuição envolvido, visando suprir as necessidades desses
medicamentos por um determinadoperíodo de tempo. • Planejar o
processo de distribuição, elaborar cronograma de entrega, normas e
procedimentos, elaborar instrumentos (formulários) para
acompanhamento e controle. • Análise da solicitação – a partir
da solicitação da unidade, faz-se uma avaliação criteriosa para proceder
ao atendimento requerido, verificando as quantidades
distribuídas, o consumo, a demanda (atendida e não atendida), o
estoque existente, a data do último atendimento e a solicitação
anterior.
• Processamento do pedido – após a análise das informações e
identificação das necessidades, atende- se à solicitação
mediante documento elaborado em duas vias, sendo uma cópia para a
unidade requisitante e a outra para o controle da
distribuição. • Preparação e liberação do pedido – separar os
medicamentos por ordem cronológica de prazo de validade. A
preparação do pedido deve ser feita por um funcionário e revisada por
outro, para evitar as falhas. • Conferência – realizar
inspeção física do medicamento para identificar alterações no produto
ou nas embalagens antes da distribuição. Após a preparação do
pedido, o responsável pela unidade solicitante deve conferir
todos os itens e assinar as duas vias do documento (nome por extenso,
número da identidade ou da matrícula, local, setor de trabalho
e data do recebimento). Para otimizar o tempo, recomenda-se
confeccionar um carimbo com os referidos dados. • Registro de
saída: O Após a entrega do pedido, registram-se as
informações que podem ser em: livro-ata, ficha de controle,
ou sistema informatizado, dependendo do sistema de controle existente.
O Registrar em formulário próprio os itens não atendidos,
os itens atendidos de forma parcial (por exemplo: nome da
unidade, especificação do produto, quantidade total a receber,
quantidade entregue, total do crédito e a data). •
Monitoramento e avaliação – elaborar relatórios mensais, informando as
quantidades e os recursos gastos no mês, total, porcentual de
cobertura. • Arquivo da documentação – deve-se manter o arquivo
com cópias de todos os documentos de distribuição5.6.3
Periodicidade da distribuição A periodicidade com que os
medicamentos são distribuídos às unidades de saúde varia em função
daprogramação, da capacidade de armazenamento, da demanda local, do
tempo de aquisição, da disponibilidade detransporte e de recursos
humanos, entre outros. O intervalo de tempo entre as
distribuições deve ser cuidadosamente observado, evitando-se
odesabastecimento na rede. Quanto menor a periodicidade, maiores os
custos com a distribuição. A distribuição mensal, apesar de mais
onerosa ao sistema, é a que garante o melhor acompanhamento
egerenciamento das informações.5.6.4 Fluxo de distribuição O
fluxo da distribuição vai depender dos diversos níveis de saúde
envolvidos no processo. É necessárioestabelecer uma comunicação
permanente entre eles, definir critérios, cronograma de distribuição,
periodicidade naprestação de contas, elaboração de instrumentos a serem
utilizados para dar suporte ao processo e controle nadistribuição.5.7
DISPENSAÇÃO Dispensação é o ato profissional farmacêutico, que
consiste em proporcionar um ou mais medicamentos,em resposta à
apresentação de uma receita elaborada por um profissional autorizado.
Neste ato o farmacêuticoinforma e orienta o paciente sobre o uso
adequado do medicamento.
O ato de dispensar compreende: •
análise técnica da prescrição; e • orientação ao paciente.5.7.1
Objetivos • Garantir o cumprimento da prescrição e o uso correto
do medicamento. • Contribuir para adesão ao tratamento e o
cumprimento da prescrição médica. • Minimizar erros de
prescrição. • Proporcionar atenção farmacêutica de qualidade.
• Garantir o cumprimento da prescrição médica, no fornecimento do
medicamento correto e em quantidade adequada. •
Informar sobre o uso correto do medicamento
Requisitos necessários a
uma dispensação adequada • Prescrição racional. •
Informação correta/simples, objetiva e de forma compreensível. •
Instrumentos que facilitem a orientação. • Orientação ao
paciente. • Normas e procedimentos. • Adesão ao
tratamento.5.7.3 Procedimentos • Abordagem ao paciente – busca
de confiança. • Recepção da prescrição – quando se verifica
diversos parâmetros e aspectos legais, na busca de evitar
riscos ao paciente. • Nome do paciente, prescritor, medicamento,
forma farmacêutica, posologia, via de administração, duração
do tratamento. • Interpretação e análise da prescrição – com
base nos aspectos terapêuticos e farmacológicos (adequação,
indicação, interação etc.). • Orientação ao paciente –
possibilitar o cumprimento da prescrição. • Registros da
prescrição.5.7.4 Prescrição A prescrição é o instrumento no
qual se apóia a dispensação. Deve cumprir os aspectos legais contidos
naLei no 5.991/1973.
O art. 35 da Lei no 5.991/1973 estabelece que a
prescrição deve ser aviada se: • escrita à tinta, em vernáculo,
por extenso e de modo legível, observados a nomenclatura e sistema de
pesos e medidas; • constar nome e endereço residencial do
paciente; • modo de usar o medicamento; e • data e
assinatura do profissional, endereço do consultório ou da residência, e
número de inscrição do respectivo Conselho profissional (BRASIL,
1973, art. 35).5.7.5 Procedimentos da dispensação • Elaborar
cadastro de cada paciente, preferencialmente em programa informatizado,
que contenha dados sobre o paciente, informação sobre os
tratamentos prescritos, medicamentos dispensados, bem como o
registro de ocorrência no uso dos medicamentos. Opcionalmente pode ser
fornecido ao paciente cópia do seu cadastro, para controle e
acompanhamento do seu tratamento (modelo anexo). • Analisar a
prescrição, verificando o nome correto do fármaco, dosagem, posologia,
interação com medicamentos e alimentos. Em caso de dúvidas ou
incompatibilidades, registrar a ocorrência e conversar com o
médico. • Separar o medicamento, confrontando-o com a receita, no
ato da entrega. • Marcar na receita os itens atendidos e não
atendidos e datar a entrega nas duas vias da prescrição, assinar
e carimbar. • Orientar o paciente, avaliando o grau de
entendimento das informações prestadas. É importante que se peça
para repetir pontos fundamentais da orientação, assegurando-se de que
ele entendeu o uso correto de cada medicamento. •
Esclarecer os pontos mais importantes e dúvidas existentes. •
Registrar no cadastro do paciente as informações pertinentes à
dispensação. • Acompanhar e avaliar o uso.5.7.6 Recomendações
gerais • Normalizar os procedimentos para a prescrição e
dispensação no âmbito municipal, preferencialmente por
instrumento legal (Portaria), com a finalidade de racionalizar o uso de
medicamentos e possibilitar melhor qualidade deste processo.
• Promover ampla divulgação das normas aos profissionais de saúde,
equipes de trabalho e população. • Elaborar manual de normas e
procedimentos e assegurar seu fácil acesso à equipe de trabalho. •
Elaborar fichas com informações técnicas para serem utilizadas no ato
da dispensação (roteiro de orientação para cada medicamento).
• Desenvolver mecanismos de controle e avaliação do processo. •
Elaborar material educativo sobre o uso racional dos medicamentos para
profissionais de saúde e usuários. • Promover ações
educativas para os prescritores, dispensadores e usuários de
medicamentos.
Orientação farmacêutica ao paciente Processo informativo
referente ao tratamento, acompanhamento e avaliação farmacoterapêutica
daprescrição. A existência de um serviço farmacêutico é o
paciente. Para a execução do serviço é preciso conhecimen-tos,
habilidades, técnicas de comunicação, metodologia para elaboração de
programas. São importantes o com-portamento e postura profissional, para
passar imagem de credibilidade nos seus prestados. A falta de
informação ao paciente sobre o uso correto dos medicamentos (indicação,
contra-indicações,interações, tempo do tratamento, posologia, dosagem,
cuidados no uso etc.) é uma das principais causas da nãoadesão ao
tratamento. A orientação baseia-se num processo de informação e
educação fundamental para o êxito da terapêuticaindicada. Informar é
dotar o indivíduo de conhecimentos a respeito do medicamento a ser
utilizado. Educar émotivar e induzir mudanças para a prática de estilos
de vida saudável, conscientizando o usuário da responsabilida-de pela
sua saúde. A informação deve ser prestada de forma clara,
simples, compreensiva, em função das necessidades decada indivíduo, do
nível socioeconômico e cultural e do tipo de medicamento
prescrito.5.7.7.1 Objetivos • Comprometer o paciente na adesão
ao tratamento. • Prevenir potenciais problemas relacionados ao
uso de medicamentos. • Informar os benefícios e riscos dos
medicamentos prescritos. • Identificar grupos que necessitam de
informação educativa especial, de acordo com os fatores de risco
da utilização inadequada. • Otimizar os resultados.5.7.7.2
São elementos importantes da orientação ao paciente • Ênfase no
cumprimento da dosagem. • Influência dos alimentos. •
Interação com outros medicamentos. • Reconhecimento de reações
adversas potenciais e as condições de conservação dos produtos. •
Condições de conservação dos produtos.5.7.7.3 Aspectos a serem
considerados na informação ao paciente • O PORQUÊ DA UTILIZAÇÃO –
assegurar o direito do cidadão de conhecer a razão do uso do
medicamento, para que ele possa comprometer-se com o
tratamento. • MODO DE USAR – orientar a forma adequada de como
fazer uso de cada medicamento; se com água, leite, suco, ou
alimentos, antes, durante ou após as refeições. • VIA DE
ADMINISTRAÇÃO – conscientizá-lo do uso da via de administração correta.
• HORÁRIOS DA ADMINISTRAÇÃO – informar ao paciente a importância
do cumprimento dos horários estabelecidos.
• QUANTIDADE DE
MEDICAMENTOS /DURAÇÃO DO TRATAMENTO – este é um dos aspectos mais
importantes, sobre o qual deve ser dada ênfase na orientação.
Deve-se informar as possíveis conseqüências do não cumprimento
do tratamento ou suspensão do mesmo. • REAÇÕES ADVERSAS –
informar a possibilidade de eventuais ocorrências de efeitos
indesejáveis e qual a conduta a ser adotada. •
INTOXICAÇÕES – alertar sobre reações provocadas pela ingestão de grandes
quantidades de medicamentos ou sobredosagens, pelo acúmulo
delas no organismo. • INTOLERÂNCIAS – orientar sobre ocorrências
de reações alérgicas que podem ser desenvolvidas ao tomar
determinado tipo de medicamento, informando a conduta adequada. •
INTERAÇÕES – explicar as possíveis interações com alimentos, outros
medicamentos, álcool.5.7.7.4 Informações complementares • Como
conservar adequadamente os medicamentos. • Como identificar
corretamente os medicamentos. Informar o que deve ser observado nas
embalagens: número do lote, validade, número do registro do
Ministério da Saúde; alertar para não trocar os medicamentos
das embalagens, ou seja, mantê-los nas embalagens originais. •
Não indicar nem dar sobras de medicamentos a outras pessoas. •
Lavar as mãos sempre ao tomar medicamento. • Precauções quanto ao
uso indevido. • Conservação e guarda. Para que haja
adesão ao tratamento, é necessário que o paciente compreenda as
conseqüências da suaenfermidade, seja sensibilizado para o uso correto
do medicamento e para o comprometimento com o seu proces-so
curativo.5.7.7.5 Papel dos profissionais de saúde A orientação ao
paciente quanto ao uso adequado de medicamentos é papel de todos os
profissionais. a) Prescritores O prescritor é o agente
indutor responsável pela mudança de hábito dos consumidores de
medicamentose grande influenciador na demanda de consumo de
medicamentos. b) Papel dos dispensadores (farmacêuticos) •
Educar fundamentalmente o suprimento de informações aos prescritores da
instituição. • Favorecer melhores resultados na adesão ao
tratamento pelo paciente. • Garantir medicamentos seguros,
propiciando condições para o desenvolvimento da farmacovigilância e
estudos de utilização de medicamentos. • Manter-se informado
em termos técnicos, éticos e legais para uma prática eficiente. •
Manter registros/cadastros de pacientes para promover ações preventivas
de identificação de possíveis interações, reações adversas,
por meio de análises do perfil dos medicamentos utilizados.
Responsabilidades
do farmacêutico • Analisar a prescrição médica. •
Identificar as necessidades do paciente em relação ao uso dos
medicamentos e prover as informações necessárias. •
Manter-se atualizado para uma adequada prestação de serviços de
qualidade. • Conhecer, interpretar e estabelecer condições para o
cumprimento da legislação pertinente. • Manter atualizados os
registros referentes à dispensação. • Coletar e registrar
ocorrências de reações adversas e efeitos colaterais relativos ao uso de
medicamento, informando à autoridade sanitária local. •
Orientar o usuário sobre os cuidados e guarda dos medicamentos,
especialmente os termolábeis e aqueles sob controle especial
(psicotrópicos e entorpecentes). • Acompanhar e avaliar as
tarefas do pessoal de apoio.5.7.7.7 Principais causas de não adesão ao
tratamento • Efeitos não esperados. • Medo da
farmacodependência. • Não confiança no médico. • Não
confiança no medicamento. • Não consciência da gravidade da
enfermidade. • Uso demasiado de medicamentos. • Conselhos
para abandono do tratamento. • Informações inadequadas.5.7.7.8 O
que é aconselhamento? Aconselhamento é um processo de escuta
ativa, individualizado e centrado no cliente. Pressupõe acapacidade de
estabelecer uma relação de confiança entre os interlocutores, visando ao
resgate dos recursosinternos do cliente para que ele mesmo tenha
possibilidade de reconhecer-se como sujeito de sua própriasaúde e
transformação. O aconselhamento pauta-se em uma relação de
confiança entre profissional e cliente, por meio de umaatitude de escuta
e de uma comunicação clara e objetiva. a) Objetivos: •
Apoiar emocionalmente o paciente. • Auxiliar a lidar com o
problema de saúde. • Prover informações sobre as doenças. •
Desenvolver a capacidade individual para reconhecer e tomar decisões
sobre sua saúde, perceber os riscos e adotar práticas mais
seguras.
M ONITORAMENTO E AVALIAÇÃO
Monitoramento é um processo sistemático de registro e armazenamento das
informações, que consiste noacompanhamento, para verificação da evolução
físico-financeira de determinado programa ou projeto, além de
suacoerência com as políticas públicas. Um sistema de
monitoramento deve ser capaz de identificar informações relevantes,
precisas, sintéticas,que alimentam o processo de avaliação, por meio de
condições favoráveis, instrumentos técnicos e informacionais,para se
estabelecer a obrigatoriedade de se registrar o processamento de
informações relevantes. O monitoramento é um mecanismo gerencial
de acompanhamento e controle de ações planejadas, combase em
indicadores. Permite a socialização de informações sobre resultados
alcançados. Além de medir quantita-tiva e qualitativamente os ganhos e o
alcance social das ações, acompanha as decisões, os procedimentos,
aparticipação dos beneficiários e a adesão da população aos programas.
Avaliação é um processo sistemático de análise de resultados de
uma política, programa ou projeto, apartir da utilização de critérios
definidos, que visam determinar relevância, qualidade, utilidade ou
efetividade,gerando recomendações para sua correção ou melhoria. Não há
avaliação sem monitoramento. Envolve todas asatividades relacionadas às
fases de um programa: concepção, monitoramento da sua implementação,
verificação desua efetividade1 e eficiência;2 mede o grau de eficiência,
eficácia e efetividade das ações. A avaliação identifica
processos e resultados, quantifica e qualifica dados de desempenho,
compara,analisa, informa e propõe. Compara níveis atuais de desempenho
com parâmetros ou indicadores de qualidadeestabelecidos e apresenta
recomendações e ações corretivas a serem executadas em determinado
período detempo, para melhoria de desempenho. a) Tipologias
da avaliação: • Estrutura – refere-se à adequação das
instalações físicas, equipamentos, recursos humanos e insumos.
• Processo – avaliação das atividades e serviços, técnicas utilizadas,
tempo, nível de informações, serviços prestados etc.
• Resultados (eficácia) – visa avaliar até que ponto estão sendo
alcançados os resultados previstos. • Impacto – avaliação
quando se leva em conta o conjunto da população (usuários do sistema).
Mudanças ocorridas na melhoria de serviços de saúde, em
relação aos beneficiários. • Eficiência – avaliação econômica
(custos). b) Objetivos: • Adequar os objetivos, a
fim de estabelecer medidas interventivas. • Saber se o que
foi realizado e/ou como estão sendo obtidos os resultados, seus
impactos. • Verificar se os objetivos e as metas estão sendo
cumpridos de acordo com as expectativas esperadas. • Saber
para onde estamos indo e o que precisamos para mudar de direção.
• Efetuar análises comparativas de desempenho em diferentes períodos
no tempo.1 Efetividade – procura avaliar se o programa tem obtido
resultados na direção esperada.2 Eficiência – procura medir os
benefícios gerados pelo programa em relação a seus custos.
Melhorar
métodos de controle. • Estabelecer o grau de efetividade/eficácia
e eficiência/rendimento de um programa, projeto ou serviço. •
Identificar pontos fortes e fracos. • Facilitar o processo de
tomada de decisões para melhorar e/ou modificar o programa ou projeto.
• Permitir visibilidade do desempenho da equipe num contexto
amplo, compreendendo as conseqüências da sua atuação. c)
Indicadores: • Os indicadores são o parâmetro que mede a
diferença entre a situação desejada e a situação atual.
Permite quantificar um processo/atividade. • Os indicadores
fornecem referência para coleta de dados e evidências para os propósitos
da avalia- ção. São utilizados para acompanhar e avaliar o
cumprimento de metas. • O indicador está associado ao objetivo e
deve possibilitar mensuração dos resultados alcançados, é
geralmente representado como uma relação ou taxa entre variáveis
associadas sobre as quais se pre- tende atuar. • No
gerenciamento dos indicadores é importante a formação de uma base de
dados (série histórica), que permita efetuar análises através
do tempo, bem como se as ações empreendidas estão surtindo o
resultado esperado. d) Índices – representam o padrão de medida
ou unidade de medida dos indicadores, permitindo unifor-midade e o
estabelecimento de metas e acompanhamento. e) Procedimentos:
• Elaborar critérios, indicadores de qualidade e instrumentos para
avaliar a eficiência dos serviços. • Implementar ações corretivas
e de melhoria da qualidade nos serviços cujos resultados e/ou
recomendações da avaliação apontem para esta necessidade. •
Divulgar as intervenções implementadas para a melhoria da qualidade nos
serviços, via boletins, site, informações, instrumentos de
avaliação. f) Avaliação do desempenho deve considerar os
seguintes aspectos: • Sistemas de coleta e informação de
resultados eficientes; • Conjunto de índices adequados; •
Análise estatística dos resultados; e • Ações corretivas.
O desafio realmente importante é transformar dados em informações que
possibilitem a tomada de deci-sões por meio de escolha adequada de
indicadores e da análise sistemática dos resultados. Assim, como
afirmam Sink e Tuttle (1993), para transformar os dados em informações,
devem ser segui-dos alguns pré-requisitos básicos: • Escolher um
conjunto de dados representativos, interpretáveis, oportunos e
confiáveis da realidade que se pretende representar.
M ONITORAMENTO E AVALIAÇÃO 83• Ter definidos e seguir
procedimentos padronizados para o levantamento dos dados.• Dispor de um
sistema robusto de apropriação e tratamento dos dados.• Possuir uma base
de dados segura e de fácil acesso.• Dispor de ferramentas que facilitem
a análise dos dados.• Dispor de pessoal capacitado e com experiência no
processo sob análiseg) Requisitos básicos (MSH/WHO,1997):• Clareza –
facilidade para entender e calcular.• Utilidade – refletir a importante
dimensão de desempenho.• Mensurabilidade – definido em termos
quantitativos ou qualitativos.• Confiabilidade – permitir avaliação
através do tempo e entre diferentes observadores.• Validade – realizar
uma medida verdadeira do que se quer medir.h) Sugestão de alguns
indicadores:• Seleção O Porcentual de redução no número de
especialidades farmacêuticas, após implantação da R elação de
Medicamentos Essenciais. O Porcentual de redução dos custos por
tratamento. O Porcentual dos profissionais que prescrevem pela
Relação de Medicamentos Essenciais. O Porcentual de prescrição pela
Relação de Medicamentos Essenciais.• Programação O Porcentual de
itens de medicamentos programados x medicamentos adquiridos (em
quantidade e recursos financeiros). O Porcentual de itens
programados x atendidos O Porcentual de demanda atendida e não
atendida. O Porcentual de medicamentos programados e não utilizados
por superestimação.• Aquisição O Desempenho de fornecedores
(acompanhamento de dados: pontualidade da entrega, qualidade do
produto, preço, segurança, embalagem, entre outros). O Recursos
gastos com aquisição de medicamentos e por modalidade de compra. O
Demonstrativo físico-financeiro de aquisição por determinado período de
tempo. O Tempo médio gasto no processo de compra por modalidade de
licitação, desde a emissão do pedido até o recebimento do
medicamento. O Quantidades solicitadas x quantidades adquiridas. O
Número de itens solicitados x adquiridos. O Recursos públicos gastos
per capita e por grupos de medicamentos. Valores gastos por modalidade de
compra. • Análise comparativa entre os preços de mercado
estimados para a compra x preços ofertados na compra etc. •
Análises comparativas de preços das aquisições por produto e/ou grupos
farmacêuticos ou especialidades/ clínicas médicas. •
Análises comparativas de preços de medicamentos por laboratório, para
mensurar os aumentos ao longo do tempo praticado pelos
laboratórios. i) Avaliação de fornecedores: • Número de
ocorrências/não conformidades apresentadas pelo fornecedor em relação as
entregues (registrar em instrumento específico todas as
ocorrências, bem como no respectivo cadastro do fornecedor).
• Número de reclamações recebidas do produto. • Quantidades
contratadas x quantidades entregues. • Cumprimento dos prazos de
entrega contratados. • Distribuição O Porcentual e/ou
número de unidades atendidas mês/ano. O Tempo médio gasto na
reposição dos medicamentos. O Porcentual de unidades de saúde
atendidas de acordo com o cronograma de distribuição. O
Porcentual de demanda atendida e não atendida. O Porcentual
de itens solicitados x itens atendidos. O Porcentual do gasto
mensal com medicamentos para atender à atenção básica de saúde e por
unidade de serviço. • Armazenamento O
Porcentual de medicamentos vencidos. O Porcentual de perdas
de medicamentos decorrentes de armazenamento inadequado. O
Número de inventários realizados/ano. O Porcentual de erros
na entrega de medicamentos. O Porcentual de medicamentos sem
rotatividade/ano. O Porcentual de medicamentos. j)
Avaliação dos estoques: • Custo total dos estoques – avaliar
periodicamente quanto a instituição está investindo em relação ao
que foi programado, adquirido. • Rotatividade dos estoques –
relação entre consumo e estoque médio, em determinado período de
tempo. • Produtos vencidos e obsoletos – relação do estoque
vencido, dividido pelo valor total do estoque, em determinado
período de tempo.
M ONITORAMENTO E AVALIAÇÃO 85•
Cumprimento de prazos de entregas pelos fornecedores.• Porcentual de
dias com falta de medicamentos – número de dias de medicamentos em falta
x 100, dividido pelo número de unidades ou medicamentos demandados.•
Porcentual de consumo – valor de cada medicamento x 100, dividido pelo
valor total do consumo de todos os medicamentos, em determinado período
de tempo.• Distribuição O Porcentual e/ou número de unidades
atendidas mês/ano. O Tempo médio gasto na reposição dos
medicamentos. O Porcentual de unidades de saúde atendidas de acordo
com o cronograma de distribuição. O Porcentual de itens que atendem a
demanda real. O Porcentual de itens atendidos x solicitados. O
Gasto mensal com medicamentos para atender atenção básica de saúde. O
Porcentual da população atendida (avaliação de cobertura).•
Dispensação O Número de prescrições dia/mês. O Porcentual de
prescrições atendidas e não atendidas. O Número de prescrições por:
especialidade médica, sexo, faixa etária. O Medicamentos mais
prescritos. O Porcentual de prescrições em desacordo com as normas
estabelecidas. O Número de itens de medicamentos atendidos por
prescrição. O Número de pacientes atendidos ou porcentuais de
cobertura. O Número de notificações de reações adversas. O
Normas e procedimentos para o processo de dispensação. O Número de
receitas dispensadas/dia. O Porcentual de medicamentos não
dispensados por falta de medicamentos. O Medicamentos prescritos
fora da padronização. O Número de atividades de educação ao paciente
ambularorial/mês. O Número de receitas atendidas. O Avaliação
de ações/programas educativos por resultados (aumento do cumprimento de
tratamento, melhoria dos resultados clínicos).• Prescrições O
Número de prescrições atendidas e não atendidas. O Índice de
prescrição em relação ao número de consultas.
O Índice de
prescrições injustificáveis. O Variação do custo médio por
tratamento. O Variação do custo médio por prescrição.
O Variação do custo médio dos grupos farmacológicos de maior
impacto/peso nos custos hospitalares com medicamentos.
O Índice de cobertura de medicamentos. k) Qualidade do
serviço • Número de unidades abastecidas sem atraso x 100,
dividido pelo total de unidades. • Índice da qualidade da entrega –
itens entregues, divididos itens recebidos x 100. • Reclamações –
reclamações resolvidas, divididas pelo total de reclamações no período x
100. • Nível de satisfação – número de reclamações, dividido pelo
total da clientela no período. • Tempo de espera para receber o
medicamento – soma do tempo da espera após o pedido, dividido
pelo total da clientela. • Índice de consumo por cliente =
quantidade consumida, dividida pelo total clientes no período.
M ONITORAMENTO E AVALIAÇÃO
INSTRUMENTOS
GERENCIAIS Objetivando contribuir para melhor controle das
atividades, sugere-se alguns modelos de formuláriosabaixo a seguir:
a) Solicitação de compras no ____ Período:
o Forma N
Medicamento Apresentação
Quantidade CMM Preço Unitário Total
Farmacêutica Total b)
Demonstrativo físico-financeiro de medicamentos adquiridos
Período: o o
Forma Preço
Nota N N Solicitação Data Medicamento
Quantidade Total
Fornecedor
Farmacêutica Unitário
Fiscal c) Comparativo de preços por aquisição
Período: o N Medicamento Apresentação
Variação de Preços
Data Preço Data
Preço Data Preço Data Preço Data Preço Data
Preço d) Demonstrativo financeiro de aquisição por
fornecedores Período: o
Recursos Financeiros (R$)
N Fornecedor
Janeiro Fevereiro Março Abril Maio
Junho Total e) Demonstrativo de
aquisição por modalidade de compraFornecedor
Modalidade de compra
oPeríodo do
contrato Início Final
Valor N Aquisição processo de compraMedicamentos
entregues Forma
Medicamento Apresentação Quantidade
Data Valor Destinatário
Farmacêutica f) Previsão orçamentária de
gastos com medicamentosProgramas Valores
orçamentários de recursos Gasto anual previsto
a serem aplicados
Federais Estaduais Municipais
Federais Estaduais MunicipaisAtenção básicaAtenção
básicaExcepcionalSaúde mental Medicamentos Forma
Quantidade a ser adquirida Modalidades Fornecedor Preço
Forma dea serem adquiridos Farmacêutica mensal x
consumo da compra estimado
acompanhamento mensal x 12 meses
das aquisições
CMM1 CMA1
Unit. Total g) Principais documentos
para o armazenamento: • livro-ata para registro de notas
fiscais; • ficha de controle de estoque; • documento
de Requisição (ou solicitação) de Medicamentos – RM; • guia ou
Nota de Medicamento Fornecido – GMF ou NMF; • demonstrativo da
Movimentação Mensal de Medicamentos – MMM; • boletim para
informação dos medicamentos; • formulários para entrada e
distribuição de medicamentos, avaliação de fornecedores, notificação de
ocorrências no recebimento dos produtos, devolução,
remanejamento, vencidos, incinerados, medicamentos sem
movimentação, inventário etc. h) Registro de entradas de
medicamentos no____Fornecedor:
Dados da Nota FiscalNo Data de emissão:
Data da entrega: Valor
Total: Medicamentos
entregues
PreçoItem Código
Medicamento Apres. Programa Quant. Lote Val.
Fornecedor Total
Unitário1 CMM – Consumo Médio Mensal/CMA – Consumo Médio Anual.
k) Ficha de controle de
estoque no ____Medicamento:
Código:Forma farmacêutica:
Dosagem:Apresentação: Documento Procedência/Destino
Movimentação
Preço o
Lote Val. N Data
Entrada Saída Estoque
Unit. Total
MOVIMENTAÇÃO MENSAL DO MEDICAMENTOPeríodo Jan.
Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago.
Set. Out. Nov. Dez. TotalEntradasSaídasCMM:
E min.: E max.: TR:
PR: QR: CMM -
Consumo Médio Mensal - Emín - Estoque Mínimo - Emáx - Estoque Máximo.
TR - Tempo de Reposição - PR - Ponto de Reposição - QR -
Quantidade de Reposição l) Modelo de formulário de
inventário
a a a Item
Código Medicamento Apresentação Lote Validade
1 Contagem 2 Contagem 3 Contagem Total
m) Modelo de relatório para apresentação do inventário
Estoque Diferença % de Diferença Valor
do Item Código Medicamento Apresentação Lote
Val.
Previsto existente (+) (-) (+) (-)
Estoque n) Demonstrativo de medicamentos vencidos/
interditados no____Unidade de Saúde/Município/Distrito:
oData:
N do doc.: Item
Medicamento Apresentação Quantidade
Lote Validade JustificativaResponsável:
Visto da chefia imediata:Data: _____/_____/_____INSTRUMENTOS GERENCIAIS 91 o) Demonstrativo
mensal de medicamentos sem movimentaçãoUnidade de
Saúde/Município/Distrito:
oData:
N do doc.:
Forma Item Código Medicamento
Entrada Data CMM Saída
Estoque Farmacêutica
p) Demonstrativo mensal de medicamentos devolvidos
Quantidade Item Código
Medicamento Apresentação CMM Lote
Val. Estoque Justificativa
Recebida q)
Demonstrativo mensal de distribuição de
medicamentosUnidade/município/distrito:
Data:Endereço:Fone:
Fax:
Quantidade Estoque
DemandaItem Código Medicamento Apresentação
CMM
Não
Solicitada. Atendida Lote Val. Anterior Atual
Atendida
AtendidaTotal:Autorizado por:
Preparado por:Data: Em
_____/______/______Recebido por:
Local de trabalho: Setor:
Função:Em _____/_____/_____ r) Demonstrativo financeiro de
distribuição por unidadeUnidade/Município: Item
Unidade de Recursos distribuídos
por período saúde/distrito
Jan. Fev. Mar. Abr.
Mai. Jun. Jul. Ago. Set.
Out.TotalResponsável:
Visto da chefia imediata:Data: _____/_____/_____
s) Nota
de medicamento fornecido no____ Período_____________Data
________Destinatário:Endereço:
Bairro: CEP: Cidade: Item
Medicamento Apresentação
Quantidade Lote Val. P. unit. Total t)
Cadastro/ Ficha do pacienteDados pessoaisNomeIdent
CPF Data de nascimentoEndereçoBairro
Cidade CEP
Tel. contato2. Dados do Tratamento
Início Final
Quantidade de tratamento/Mês3. MEDICAMENTOS ENTREGUES o
Forma
Preço Preço N Medicamento
Quantidade
Data
Farmacêutica Unitário Total u) Ficha
roteiro de dispensaçãoMedicamento: Ácido acetilsalicílico comp. 100
mgIndicaçãoContra-indicaçãoVia de administraçãoPosologia (criança e
adulto)HorárioFreqüência de tomadaPeríodo(antes, durante e depois das
refeições)Como tomarCom que tomar (água, leite, suco,
alimentos)Possíveis reaçõesVia de administraçãoInteraçõesAlimento –
medicamentoMedicamento-medicamentosaInformações
INSTRUMENTOS GERENCIAIS 93 v) Comunicado ao prescritor
no____Data:
Horário:De:
Unidade de Farmácia:Para:
OCORRÊNCIA(S) COM A PRESCRIÇÃOSenhor prescritor! Esta receita
está incompleta. Pedimos a gentileza de fazer a(s) seguinte(s) correção
(ões):Dados sobre a prescrição
Dados sobre os medicamentosData
Nome do medicamentoAssinatura
ApresentaçãoRasurada
Forma
farmacêuticaIlegível
Concentração oN CRM
QuantidadeCarimbo
Dados sobre o tratamentoMedicamento
controlado Quantidade
tratamentoDados sobre o paciente
Modo de usarFalta do nome
Duração do tratamento
Dosagem ou concentraçãoAdaptado do
INCOR-HC/SP
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICASAMARAL, Roberta
Montello. A avaliação de resultados no setor público: teoria e aplicação
prática no Estadodo Rio de Janeiro. Rio de Janeiro: Tribunal de Contas
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Municipal. Manual de orientações básicas sobre medicamentos. Belo
Horizonte,1996.BRASIL. Lei no 5.991, de 17 de dezembro de 1973. Dispõe
sobre o controle de drogas, medicamentos, insumosfarmacêuticos e
correlatos. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder
Executivo, Brasília, DF,19 dez. 1973.______. Lei no 6.360, 23 de
setembro de 1976. Dispõe sobre a vigilância sanitária a que ficam
sujeitos osmedicamentos, as drogas, os insumos farmacêuticos e
correlatos, cosméticos, saneantes e outros produtos. DiárioOficial [da]
República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 24 set.
1976.______. Lei no 8.080, de 19 de setembro de 1990. Dispõe sobre as
condições de promoção, proteção e recuperaçãoda saúde, a organização e
funcionamento dos serviços de saúde e dá outras providências. Diário
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genérico, dispõe sobre a utilização de nomes genéricos emprodutos
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de 1998. Estabelece procedimentos a seremobservados pelas empresas
produtoras, importadoras, distribuidoras e do comércio farmacêutico,
objetivando acomprovação, em caráter de urgência, da identidade e
qualidade de medicamento, objeto de denúncia sobrepossível falsificação,
adulteração e fraude. Diário Oficial da União, Poder Executivo,
Brasília, DF, 11 nov. 1998c.______. Ministério da Saúde. Portaria GM no
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